Кейс: Внедрение программы "1C:Автоматизированное составление расписания. Колледж" в Нефтеюганском политехническом колледже


Скачать кейс в формате pdf.

ПРОФИЛЬ ЗАКАЗЧИКА

Нефтеюганский политехнический колледж - многопрофильное учебное заведение профессионального образования. В колледже обучается более 700 студентов. Свою историю колледж ведёт с 1982 года.
В колледже используется дуальная система образования.
Сайт колледжа: 
www.neftpk.ru


 Рисунок 1. Основные сведения о Заказчике


ПРОБЛЕМЫ ЗАКАЗЧИКА

Составление расписания вручную – очень трудоёмкий процесс.

Регулярно приходится тратить много сил на предотвращение следующих ошибок в расписании:



ЗАДАЧИ ЗАКАЗЧИКА

Повысить эффективность и качество составления расписания за счет внедрения программы «1С:Автоматизированное составление расписания. Колледж» (далее –«1С:АСР. Колледж»).

А именно:

  • Снять все проблемы, которые возникают при составлении расписания вручную:

  1. составлять расписание быстро (на неделю за 3 часа);
  2. • составлять расписание качественно (без окон, в соответствии с нормами СанПиН и требованиями ФГОС 3);
  3. • расписание должно соответствовать графикам учебно-производственного процесса.

    • Необходимо учитывать у преподавателей 36 часовую рабочую неделю, так как превышение чревато двойной оплатой;
  • Вести учёт замен занятий и преподавателей с автоматическим отражением в тарификации сотрудников;
  • Реализовать выгрузку в «1С:Колледж ПРОФ» фактической нагрузки преподавателей (с учётом замен);
  • Реализовать расписание для дуальной системы обучения, чтобы сначала были расставлены практики, а затем теории.


Рисунок 2. Пример графика учебно-производственного процесса


ПОЧЕМУ ВЫБРАЛИ НАС

Компания ООО «Актив-ПМ» (разработчик «1С:АСР. Колледж»), рекомендовала нас руководству Заказчика, как компанию - 1С:Франчайзи, имеющую необходимые компетенции для автоматизации расписания в колледжах и вузах.


ХОД ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ

Основная специфика данного проекта - это территориальная разобщенность участников рабочей группы. Заказчик находится в г. Нефтеюганск, разработчик ООО «Актив-ПМ» в г. Москва, исполнитель в г. Санкт-Петербурге. Разница во времени +2 часа МСК.

Поэтому первым делом было организовано общее информационное пространство:

  • переписка в чате в Skype;
  • групповые звонки в Skype с записью экрана и звука;
  • рассылка всем участникам записей групповых звонков;
  • при переписке по электронной почте всех участников рабочей группы ставить в копию.



ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ

В ходе работ у Заказчика нами были последовательно выполнены следующие этапы внедрения программы «1С:АСР. Колледж»:

1.    Перенос данных из «1С:Колледж ПРОФ» в «1С:АСР. Колледж».

2.    Моделирование дуального расписания в типовой программе «1С:АСР. Колледж».

3.    Разработка требований к дуальному расписанию.

4.    Разработка технических заданий на доработки «1С:АСР. Колледж».

5.    Доработка «1С:АСР. Колледж» по техническим заданиям.

6.    Помощь в составление рабочего расписания.

7.    Выгрузка рабочего расписания в «1С:Колледж ПРОФ».


Рисунок 3. Этапы проекта в виде диаграммы Ганта


ЭТАП №1. ПЕРЕНОС ДАННЫХ ИЗ «1С:КОЛЛЕДЖ ПРОФ» В «1С:АСР. КОЛЛЕДЖ»

При первоначальном заполнении базы «1С:АСР. Колледж» были автоматически перенесены следующие данные из «1С:Колледж ПРОФ»:

  • Справочники «Учебный состав», «Группы», «Помещения», «Дисциплины». Данные справочники были загружены штатной обработкой «Загрузка данных из таблицы»;
  • Документ «Учебный план на семестр» был загружен штатной обработкой «Загрузка из 1С:Колледж».

 

Рисунок 4. Штатная обработка «Загрузка данных из таблицы»


Рисунок 5. Штатная обработка «Загрузка из 1С:Колледж»


ЭТАП №2. МОДЕЛИРОВАНИЕ РАСПИСАНИЯ В ТИПОВОЙ ПРОГРАММЕ «1С:АСР. КОЛЛЕДЖ»

После загрузки и ввода первоначальных данных мы приступили к моделированию дуального расписания в типовой «1С:АСР. Колледж».

В процессе моделирования были выявлены следующие ограничения типового функционала программы:

  • Нет привязки вида нагрузки (практические или теоретические занятия) к конкретным дням недели;
  • Нет учёта остатка занятий до конца семестра;
  • Нет учёта нагрузки по группам;
  • Некорректное заполнение табличной части «Допустимые помещения» элементов справочника «Занятия»;
  • Нет приоритета по помещениям для занятий;
  • Нет учета замен преподавателей, кабинетов, занятий.

В таком виде автоматический расчёт расписания работал некорректно, большая часть занятий не расставлялась, приходилось вручную добавлять их на шахматку.


Рисунок 6. Пример некорректного расписания

Тем не менее значительная часть штатного функционала программы
«1С:АСР.Колледж» удовлетворяла требованиям Заказчика.
Было принято решение о формировании требований к программе
(перечня доработок), реализация которых позволит составлять
дуальное расписание быстро и качественно.


ЭТАП №3. РАЗРАБОТКА ТРЕБОВАНИЙ К РАСПИСАНИЮ (ПЕРЕЧЕНЬ ДОРАБОТОК)

При разработке требований возникли трудности во взаимопонимании между участниками рабочей группы. Под одними и теми же словами каждый понимал своё. Поэтому сначала мы составили термины, которые использовали далее в рамках всего проекта.


Рисунок 7. Термины проекта «1С:АСР. Колледж»

После согласования терминов мы приступили к сбору требований. Далее мы ранжировали все собранные требования по очередности выполнения (что дорабатываем в первую очередь, что во вторую, что в третью).


Рисунок 8. Таблица требований Заказчика к программе «1С:АСР. Колледж»


ЭТАП №4. РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКИХ ЗАДАНИЙ НА ДОРАБОТКУ «1С:АСР. КОЛЛЕДЖ»

После формирования и ранжирования требований мы приступили к разработке технических заданий (далее – ТЗ). Так как уже активно шёл процесс работы с программой – заполнялось расписание учебных и производственных практик – было принято решение разрабатывать ТЗ только на сложные доработки. Например, мы разработали ТЗ на реализацию замен, на отчёт по выполнению учебной программы, на выгрузку расписания в программу «1С:Колледж ПРОФ» и другое.


Рисунок 9. Техническое задание на доработку «1С:АСР. Колледж»


ЭТАП №5. ДОРАБОТКА ПРОГРАММЫ

Доработка программы «1С:АСР. Колледж» шла довольно оперативно. Небольшие и однозначные задачи мы делали без ТЗ, так как это не влияло на качество доработок. И при этом существенно снижало их стоимость.

Сложные и трудоёмкие задачи делались только после утверждения соответствующего ТЗ.


Рисунок 10. Визуальное выделение наших доработок

При внесении изменений в программу «1С:АСР. Колледж» мы выделяли зелёным цветом все наши доработки. Делается это для того, чтобы максимально облегчить поддержку программы в будущем.

При доработке программы мы довольно тесно сотрудничали с ООО «Актив-ПМ» (разработчиком «1С:АСР. Колледж»). Основной целью сотрудничества была экспертиза наших доработок, и если они оказывались ценными для других колледжей РФ, то принималось решение о включении их в типовой функционал «1С:АСР. Колледж». Таким образом, сразу убивались три зайца:

  • Заказчик получал только качественные доработки, в том числе за счёт экспертизы ООО «Актив-ПМ»;
  • Заказчик получал программу для составления дуального расписания;
  • ООО «Актив-ПМ» получало развитие функционала программы «1С:АСР. Колледж» в части дуального расписания.

ЭТАП №6. СОСТАВЛЕНИЕ РАБОЧЕГО РАСПИСАНИЯ

После того, когда основные доработки программы были сделаны и приняты, Заказчик приступил к составлению рабочего расписания. Порядок подготовки и составления рабочего расписания в «1С:АСР. Колледж» был следующим:

  • Заполнили график УПП (учебно-производственного процесса);
  • Заполнили потоковые и параллельные занятия;
  • Указали доступности преподавателей, групп, видов нагрузки;
  • Заполнили регистр «Последовательность занятий»;
  • Преподавателям и кабинетам указали приоритет замен;
  • Проверили базу «1С:АСР. Колледж» на возможные ошибки. Для этого нами был составлен специальный документ - чек-лист, с помощью которого Заказчик проверил всю базу «1С:АСР. Колледж». Базу необходимо было проверить, чтобы исключить все ошибки перед автоматизированным составлением расписания. Пример части чек-листа приведён на рисунке №13;
  • Написали инструкции по работе с программой для пользователей Заказчика. Пример части инструкции приведён на рисунке №14;
  • Приступили к составлению рабочего расписания. Расписание решили составлять с начала учебного 2015 года, иначе в будущем возникли бы сложности по учёту остатков занятий.


Рисунок 11. Чек-лист для проверки базы «1С:АСР. Колледж»


Рисунок 12. Инструкция по работе с программой «1С:АСР. Колледж»

С нашей стороны была организована круглосуточная поддержка
пользователей Заказчика. Все работали днём и ночью, по
выходным и по праздникам. Мы старались всегда быть на связи,
отвечали Заказчику в любой день и в любое время суток.
 


ЭТАП №7. ВЫГРУЗКА РАСПИСАНИЯ В ПРОГРАММУ «1С:КОЛЛЕДЖ ПРОФ»

После того как всё расписание было составлено мы приступили к его выгрузке в программу «1С:Колледж ПРОФ». Для этого нами была доработана штатная обработка «Выгрузка в 1С:Колледж». Также мы написали подробную инструкцию по выгрузке расписания.


Рисунок 13. Обработка выгрузки расписания в «1С:Колледж ПРОФ»

Данной обработкой в программе «1С:Колледж ПРОФ» создаются документы «Расписание на дату». На каждый рабочий день, указанный в документе «Расписание» из «1С:АСР. Колледж», создаётся отдельный документ «Расписание на дату» с указанными в этот день занятиями.

Если документ «Расписание» выгружается повторно, и в программе «1С:Колледж ПРОФ» уже существуют документы на выбранные даты, то наша обработка предлагает перезаписать найденные документы.


Рисунок 14. Загруженное расписание в программе «1С:Колледж ПРОФ»

Далее уже из программы «1С:Колледж ПРОФ» актуальное расписание выгружается на сайт колледжа (http://neftpk.ru/info/schedule).


Рисунок 15. Расписание на сайте Заказчика


РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ








Рисунок 7. Главные результаты проекта


ОТЗЫВ ЗАКАЗЧИКА



Отзыв

В конце июля 2015 года нами был приобретен программный продукт «1С:Автоматизированное составление расписания. Колледж», и с августа 2015 г. мы начали апробировать данный программный продукт. До начала учебного года нами была создана и заполнена необходимая для составления расписания база. В связи со спецификой организации образовательного процесса колледжа нам потребовалась дополнительная доработка программы «1С:Автоматизированное составление расписания. Колледж», и за решением возникших сложностей мы обратились к специалистам компании «Русские Решения», обладающих необходимыми знаниями и опытом по работе с программой.

Специалистами компании «Русские Решения» была успешно доработана, настроена и введена в действие информационная система составления расписания «1С:Автоматизированное составление расписания. Колледж» с переносом необходимых данных по учебному процессу из информационной системы «1С:Колледж ПРОФ».

Внедренная информационная система «1С:Автоматизированное составление расписания. Колледж» позволила повысить эффективность, скорость и качество составления расписания в соответствии с графиками учебно-производственного процесса, контролировать количество часов преподавателей, вести учет замен занятий и преподавателей с автоматическим отражением в тарификации сотрудников, а также реализовать расписание для дуальной системы обучения.

В настоящий момент мы составляем расписание только в программе «1С:Автоматизированное составление расписания. Колледж» и успешно выгружаем его на сайт нашего образовательного учреждения.

Можно отметить высокую квалификацию специалистов компании «Русские Решения», осуществивших доработку и внедрение информационной системы. Внедренный программный продукт оправдал наши ожидания, и мы рекомендуем коллегам использовать данное решение для автоматизации составления расписания в образовательных учреждениях.

Директор Гребенец М.В.




Возврат к списку