Кейс: Внедрение программы "1C:Автоматизированное составление расписания. Колледж" в Нефтеюганском политехническом колледже

АУ ПО "Нефтеюганский политехнический колледж"

АУ ПО "Нефтеюганский политехнический колледж"

Автономное учреждение профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Нефтеюганский политехнический колледж» было создано в 2015 году на основании распоряжения Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры №450-рп от 07.08.2015. «Нефтеюганский политехнический колледж» является многопрофильным учебным заведением. В колледже обучается более 700 студентов.
25 Декабря 2015

ПРОБЛЕМЫ ЗАКАЗЧИКА

Составление расписания вручную – очень трудоёмкий процесс.

Рисунок 1. Основные сведения о Заказчике


Регулярно приходится тратить много сил на предотвращение следующих ошибок в расписании:



ЗАДАЧИ ЗАКАЗЧИКА

Повысить эффективность и качество составления расписания за счет внедрения программы «1С:Автоматизированное составление расписания. Колледж» (далее –«1С:АСР. Колледж»).

А именно:
Снять все проблемы, которые возникают при составлении расписания вручную:

  1. составлять расписание быстро (на неделю за 3 часа);
  2. составлять расписание качественно (без окон, в соответствии с нормами СанПиН и требованиями ФГОС 3);
  3. расписание должно соответствовать графикам учебно-производственного процесса.
  • Необходимо учитывать у преподавателей 36 часовую рабочую неделю, так как превышение чревато двойной оплатой;
  • Вести учёт замен занятий и преподавателей с автоматическим отражением в тарификации сотрудников;
  • Реализовать выгрузку в «1С:Колледж ПРОФ» фактической нагрузки преподавателей (с учётом замен);
  • Реализовать расписание для дуальной системы обучения, чтобы сначала были расставлены практики, а затем теории.

Рисунок 2. Пример графика учебно-производственного процесса


ПОЧЕМУ ВЫБРАЛИ НАС

Компания ООО «Актив-ПМ» (разработчик «1С:АСР. Колледж»), рекомендовала нас руководству Заказчика, как компанию - 1С:Франчайзи, имеющую необходимые компетенции для автоматизации расписания в колледжах и вузах.

ХОД ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ

Основная специфика данного проекта - это территориальная разобщенность участников рабочей группы. Заказчик находится в г. Нефтеюганск, разработчик ООО «Актив-ПМ» в г. Москва, исполнитель в г. Санкт-Петербурге. Разница во времени +2 часа МСК.

Поэтому первым делом было организовано общее информационное пространство:

  • переписка в чате в Skype;
  • групповые звонки в Skype с записью экрана и звука;
  • рассылка всем участникам записей групповых звонков;
  • при переписке по электронной почте всех участников рабочей группы ставить в копию.


ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ

В ходе работ у Заказчика нами были последовательно выполнены следующие этапы внедрения программы «1С:АСР. Колледж»:

  1. Перенос данных из «1С:Колледж ПРОФ» в «1С:АСР. Колледж».
  2. Моделирование дуального расписания в типовой программе «1С:АСР. Колледж».
  3. Разработка требований к дуальному расписанию.
  4. Разработка технических заданий на доработки «1С:АСР. Колледж».
  5. Доработка «1С:АСР. Колледж» по техническим заданиям.
  6. Помощь в составление рабочего расписания.
  7. Выгрузка рабочего расписания в «1С:Колледж ПРОФ».


Рисунок 3. Этапы проекта в виде диаграммы Ганта

ЭТАП №1. ПЕРЕНОС ДАННЫХ ИЗ «1С:КОЛЛЕДЖ ПРОФ» В «1С:АСР. КОЛЛЕДЖ»
При первоначальном заполнении базы «1С:АСР. Колледж» были автоматически перенесены следующие данные из «1С:Колледж ПРОФ»:
  • Справочники «Учебный состав», «Группы», «Помещения», «Дисциплины». Данные справочники были загружены штатной обработкой «Загрузка данных из таблицы»;
  • Документ «Учебный план на семестр» был загружен штатной обработкой «Загрузка из 1С:Колледж».

 

Рисунок 4. Штатная обработка «Загрузка данных из таблицы»

 

Рисунок 5. Штатная обработка «Загрузка из 1С:Колледж»

ЭТАП №2. МОДЕЛИРОВАНИЕ РАСПИСАНИЯ В ТИПОВОЙ ПРОГРАММЕ «1С:АСР. КОЛЛЕДЖ»

После загрузки и ввода первоначальных данных мы приступили к моделированию дуального расписания в типовой «1С:АСР. Колледж».

В процессе моделирования были выявлены следующие ограничения типового функционала программы:

  • Нет привязки вида нагрузки (практические или теоретические занятия) к конкретным дням недели;
  • Нет учёта остатка занятий до конца семестра;
  • Нет учёта нагрузки по группам;
  • Некорректное заполнение табличной части «Допустимые помещения» элементов справочника «Занятия»;
  • Нет приоритета по помещениям для занятий;
  • Нет учета замен преподавателей, кабинетов, занятий.

В таком виде автоматический расчёт расписания работал некорректно, большая часть занятий не расставлялась, приходилось вручную добавлять их на шахматку.

Рисунок 6. Пример некорректного расписания

Тем не менее значительная часть штатного функционала программы 
«1С:АСР.Колледж» удовлетворяла требованиям Заказчика. 
Было принято решение о формировании требований к программе 
(перечня доработок), реализация которых позволит составлять 
дуальное расписание быстро и качественно.
                            



ЭТАП №3. РАЗРАБОТКА ТРЕБОВАНИЙ К РАСПИСАНИЮ (ПЕРЕЧЕНЬ ДОРАБОТОК)
При разработке требований возникли трудности во взаимопонимании между участниками рабочей группы. Под одними и теми же словами каждый понимал своё. Поэтому сначала мы составили термины, которые использовали далее в рамках всего проекта.


Рисунок 7. Термины проекта «1С:АСР. Колледж»


После согласования терминов мы приступили к сбору требований. Далее мы ранжировали все собранные требования по очередности выполнения (что дорабатываем в первую очередь, что во вторую, что в третью).

1-я ОЧЕРЕДЬ 2-я ОЧЕРЕДЬ 3-я ОЧЕРЕДЬ

1.1 Используются четыре вида нагрузки: теория; учебная, производственная и преддипломная практика.

2.1 Автоматический расчёт рекомендованного количества занятий на конкретную неделю.

3.1 Преддипломная практика занимает весь учебный день (под неё не выделяются помещения)

1.2 В учебной день у одной группы могут проводится занятия только по одному виду нагрузки.

2.2 Вывод количества оставшихся занятий.

3.2 Реализовать выгрузку расписания из "1С:ACP. Колледж" в "1C: Колледж ПРОФ".

1.3 Производственная и учебная практики занимают весь учебный день.

2.3 Лекции по некоторым предметам ведутся в потоке на одном курсе и одним преподавателем. Практики по этим предметам ведутся разными преподавателями.

3.3 В случае замены преподавателя требуется указать приоритет по преподавателю для группы.

1.4 Практики, могут идти друг за другом последовательно.

2.4 Контроль 36 часовой рабочей недели у преподавателей, чтобы минимализировать двойную оплату.

3.4 Теория ведётся в первую смену, практики в обе смены.

1.5 Сначала расставляются правктические занятия, затем теоретические.

2.5 Реализовать окно с показателями: сколько часов занятий запланировано, сколько возможно провести в неделю и сколько осталось провести до конца семестра.

3.5 В печатной форме расписания должны указываться названия подгрупп.

1.6 Занятия по теории должны быть сдвоенными (пары).

2.6 Реализовать возможность делать замены преподавателей, кабинетов и занятий.

3.6 Реализовать отчёт по выполнению учебной программы.

1.7 Для одной группы может проводится не более 36 часов обучения в неделю.

2.7 Для дисциплин указывать приоритет кабинетов.

3.7 В зависимости от учебной недели количество пар и уроков в день варьируется.


ЭТАП №4. РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКИХ ЗАДАНИЙ НА ДОРАБОТКУ «1С:АСР. КОЛЛЕДЖ»

После формирования и ранжирования требований мы приступили к разработке технических заданий (далее – ТЗ). Так как уже активно шёл процесс работы с программой – заполнялось расписание учебных и производственных практик – было принято решение разрабатывать ТЗ только на сложные доработки. Например, мы разработали ТЗ на реализацию замен, на отчёт по выполнению учебной программы, на выгрузку расписания в программу «1С:Колледж ПРОФ» и другое.


Рисунок 9. Техническое задание на доработку «1С:АСР. Колледж»


ЭТАП №5. ДОРАБОТКА ПРОГРАММЫ

Доработка программы «1С:АСР. Колледж» шла довольно оперативно. Небольшие и однозначные задачи мы делали без ТЗ, так как это не влияло на качество доработок. И при этом существенно снижало их стоимость.

Сложные и трудоёмкие задачи делались только после утверждения соответствующего ТЗ.


Рисунок 10. Визуальное выделение наших доработок


При внесении изменений в программу «1С:АСР. Колледж» мы выделяли зелёным цветом все наши доработки. Делается это для того, чтобы максимально облегчить поддержку программы в будущем.
При доработке программы мы довольно тесно сотрудничали с ООО «Актив-ПМ» (разработчиком «1С:АСР. Колледж»). Основной целью сотрудничества была экспертиза наших доработок, и если они оказывались ценными для других колледжей РФ, то принималось решение о включении их в типовой функционал «1С:АСР. Колледж». Таким образом, сразу убивались три зайца:

  • Заказчик получал только качественные доработки, в том числе за счёт экспертизы ООО «Актив-ПМ»;
  • Заказчик получал программу для составления дуального расписания;
  • ООО «Актив-ПМ» получало развитие функционала программы «1С:АСР. Колледж» в части дуального расписания.
ЭТАП №6. СОСТАВЛЕНИЕ РАБОЧЕГО РАСПИСАНИЯ

После того, когда основные доработки программы были сделаны и приняты, Заказчик приступил к составлению рабочего расписания. Порядок подготовки и составления рабочего расписания в «1С:АСР. Колледж» был следующим:

  • Заполнили график УПП (учебно-производственного процесса);
  • Заполнили потоковые и параллельные занятия;
  • Указали доступности преподавателей, групп, видов нагрузки;
  • Заполнили регистр «Последовательность занятий»;
  • Преподавателям и кабинетам указали приоритет замен;
  • Проверили базу «1С:АСР. Колледж» на возможные ошибки. Для этого нами был составлен специальный документ - чек-лист, с помощью которого Заказчик проверил всю базу «1С:АСР. Колледж». Базу необходимо было проверить, чтобы исключить все ошибки перед автоматизированным составлением расписания. Пример части чек-листа приведён на рисунке №13;
  • Написали инструкции по работе с программой для пользователей Заказчика. Пример части инструкции приведён на рисунке №14;
  • Приступили к составлению рабочего расписания. Расписание решили составлять с начала учебного 2015 года, иначе в будущем возникли бы сложности по учёту остатков занятий.

 

Рисунок 11. Чек-лист для проверки базы «1С:АСР. Колледж»


 

Рисунок 12. Инструкция по работе с программой «1С:АСР. Колледж»


С нашей стороны была организована круглосуточная поддержка 
пользователей Заказчика. Все работали днём и ночью, по 
выходным и по праздникам. Мы старались всегда быть на связи, 
отвечали Заказчику в любой день и в любое время суток.
  


ЭТАП №7. ВЫГРУЗКА РАСПИСАНИЯ В ПРОГРАММУ «1С:КОЛЛЕДЖ ПРОФ»

После того как всё расписание было составлено мы приступили к его выгрузке в программу «1С:Колледж ПРОФ». Для этого нами была доработана штатная обработка «Выгрузка в 1С:Колледж». Также мы написали подробную инструкцию по выгрузке расписания.

 

Рисунок 13. Обработка выгрузки расписания в «1С:Колледж ПРОФ»


Данной обработкой в программе «1С:Колледж ПРОФ» создаются документы «Расписание на дату». На каждый рабочий день, указанный в документе «Расписание» из «1С:АСР. Колледж», создаётся отдельный документ «Расписание на дату» с указанными в этот день занятиями.

Если документ «Расписание» выгружается повторно, и в программе «1С:Колледж ПРОФ» уже существуют документы на выбранные даты, то наша обработка предлагает перезаписать найденные документы.

 

Рисунок 14. Загруженное расписание в программе «1С:Колледж ПРОФ»


Далее уже из программы «1С:Колледж ПРОФ» актуальное расписание выгружается на сайт колледжа (http://neftpk.ru/info/schedule).


Рисунок 15. Расписание на сайте Заказчика


Результаты проекта


ДЛЯ РУКОВОДСТВА

  • Соответствие расписания требованиям ФГОС 3 и номам СанПиН
  • Выполнение графиков учебно производственных процессов
  • Оптивальное использование аудиторного фонда (равномерная загрузка)
  • Контроль за переработками преподавателей
  • Повышение конкурентноспособности колледжа
  • Расписание успешно прошло жестокую проверку Обрнадзора Югры

ДЛЯ СОТРУДНИКОВ УЧЕБНОЙ ЧАСТИ

  • Автоматизация трудоёмкого процесса составления расписания
  • Рост качества составленного расписания
  • Снижение количества конфликтов с преподавателями и студентами
  • Выгрузка расписания в "1С:Колледж ПРОФ" для учёта фактической нагрузки преподавателей
  • Повышение лояльности руководства колледжа
  • Расписание может составлять диспетчер (разгрузка заместителя по учебной работе)

ДЛЯ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ И СТУДЕНТОВ

  • Чётко учитываются предпочтения (дни недели, кабинеты, замены)
  • Минимализация окон между занятиями
  • На сайте всегда есть актуальное расписание на текущую неделю
  • Учебных занятий не больше 36 часов в неделю

ДЛЯ "РУССКИХ РЕШЕНИЙ"

  • Проект позволил нам накопить опыт, улучшить методику внедрения, что позволит реализовывать аналогичные проекты с меньшими трудозатратами как с нашей стороны, так и со стороны заказчика.


Рисунок 7. Главные результаты проекта

Задать вопросы по статье Вы можете, отправив нам

Отзыв директора Нефтеюганского политехнического колледжа
Гребенец М.В.
Директор  АУ ПО "Нефтеюганский политехнический колледж"

Можно отметить высокую квалификацию специалистов компании «Русские Решения», осуществивших доработку и внедрение информационной системы. Внедренный программный продукт оправдал наши ожидания, и мы рекомендуем коллегам использовать данное решение для автоматизации составления расписания в образовательных учреждениях.

Последние статьи

20 декабря 2017

Автоматизация фронтально-циклового расписания в Тверском ГМУ Минздрава России

Проблема автоматизации составления фронтально-циклового расписания волнует все медицинские вузы России. В 2017 году при поддержке Фонда содействия инновациям (www.fasie.ru) успешно реализован проект автоматизации фронтально-циклового расписания в ФГБОУ ВО Тверской ГМУ Минздрава России (ТвГМУ).

Читать полностью
5 февраля 2018

Автоматизация планирования и контроля учебного процесса в СПО с помощью программ фирмы "1С"

Одной из основных функций управленческой деятельности учреждения среднего профессионального образования является обеспечение планирования учебного процесса в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере образования.

Читать полностью
15 марта 2018

Состав подсистемы «Финансы» в части расчетов по образовательным услугам в конфигурации «1С:Университет ПРОФ», редакция 2.1

В статье описывается состав подсистемы «Финансы» в конфигурации «1С:Университет ПРОФ, ред. 2.1» в части расчетов по образовательным услугам

Читать полностью

© 2006-2018

  • Санкт-Петербург, ул. Дибуновская, 50
  • welcome@ruresh.ru
arrow_upward