Как вести приемную кампанию в системе 1С:Колледж

Содержание

1. Введение
2. Этапы приемной кампании в системе 1С:Колледж
3. Заключение

Введение

Приемная компания в организациях СПО, в период которой происходит набор и зачисление абитуриентов, условно делится на четыре этапа:

1. Прием заявлений на поступление и копий документов.
2. Проведение дополнительных вступительных испытаний внутри колледжа.
3. Ранжирование и публикация конкурсных списков абитуриентов.
4. Зачисление абитуриентов, которые прошли конкурс.

От результатов приема зависит финансирование организации, репутация, формирование групп, уровень качества контингента и другие важные направления деятельности колледжа.

Вероятность успешного проведения приема значительно повышают две составляющие: надежная команда в форме приемной комиссии и эффективный инструмент автоматизации приема абитуриентов.

Подбор состава приемной комиссии требует от руководства колледжа опыта в сочетании с административными навыками и заслуживает отдельной статьи. Мы же рассмотрим работу в информационной системе 1С:Колледж, помогающей приемной комиссии на каждом этапе: от ввода контрольных цифр приема до публикации приказов о зачислении. В том числе, через 1С:Колледж ПРОФ есть возможность автоматизировать прием документов из ЕПГУ (Госуслуги) с последующей передачей данных в ФИС ГИА и Приема.

Сделаем приемную кампанию обычным периодом жизни Вашего колледжа вместо поры авралов и стресса. Услуга "Настройка и сопровождение приемной кампании в 1С:Колледж ПРОФ". Подробнее>> 

Этапы проведения приемной кампании с помощью системы 1С:Колледж

Рассмотрим детально алгоритм работы сотрудников приемной комиссии в программе.

Этап 1. Настройка и ввод данных

Проведение приемной кампании в 1С:Колледж ПРОФ (так же как и в 1С:Колледж) начинается с ввода настроек приема в подсистему "Приемная комиссия". Заполняются периоды проведения приемной кампании, формы обучения, перечень проводимых вступительных испытаний (рис. 1).

Рис. 1. Заполнение документа "Приемная кампания"

В некоторых случаях понадобится актуализировать список документов для поступления. Для их учета в программе есть одноименный раздел (рис. 2).

Рис. 2. Добавление или актуализация списка документов для поступления

На этом же этапе происходит актуализация списка льготных категорий и документов, подтверждающих наличие льгот (рис. 3). Проверяется и при необходимости вносится в систему список индивидуальных достижений. В 1С:Колледж ПРОФ списки льгот и индивидуальных достижений изначально добавлены разработчиком, обновляются с учетом изменений законодательства. Однако пользователи могут добавлять данные самостоятельно.

Рис. 3. Проверка и актуализация списка льготных категорий и документов, раздел "Льготы" подсистема "Приемная комиссия"

Итак, на первом этапе приемной кампании в программе:

1. Заполняются сведения о приемной кампании (периоды проведения приема, формы обучения, перечень вступительных испытаний).
2. Введение в систему списка документов для поступления.
3. Настройка перечня льгот и индивидуальных достижений.

Этап 2. Ввод контрольных цифр приема и конкурсных групп

Заполнение данных о контрольных цифрах приема и конкурсных группах позволяет комиссии принимать анкеты абитуриентов как вручную, так и через ЕПГУ; настроить выгрузку сведений в ФИС ГИА и Приема.

Контрольные цифры приема (КЦП) – количество бюджетных мест для поступающих в организацию СПО в текущем году. Это лимит, который ежегодно устанавливает государство для каждой специальности.

Рис. 4. Заполнение контрольных цифр приема, документ "План приема" 

В документе "План приема" указываются контрольные цифры приема по программам обучения для бюджетного и коммерческого финансирования. Обязательно отмечается вид бюджета (региональный, федеральный, муниципальный).

Этап 3. Ведение приема абитуриентов

После ввода настроек и заполнения КЦП наступает этап самого приема. В 1С:Колледж ПРОФ для каждого поступающего заполняется документ "Анкета абитуриента". Документ содержит полные сведения о каждом кандидате в студенты. После создания приказа о зачислении эти данные автоматически переносятся в карточку студента (рис. 5).

Рис. 5. Заполнение анкеты абитуриента 

Прием анкет абитуриентов в информационной системе происходит несколькими способами:

• ручной ввод секретарем приемной комиссии;
• ввод самим абитуриентом с помощью интерфейса "Мастер ввода абитуриентов". В данном случае абитуриенту предоставляется ограниченный доступ к 1С:Колледж ПРОФ на компьютерах организации для самостоятельного заполнения анкеты. Это безопасно, и позволяет значительно увеличить пропускную способность приемной комиссии;
• загрузка анкет с сайта организации. Многие колледжи реализовывают возможность заполнение анкет и подачу документов через раздел на своих официальных сайтах. В этом случае выполняется интеграция с сайтом образовательной организации, чтобы анкеты автоматически передавались в программу.
• загрузка из ЕПГУ. Для организации СПО любого региона страны, работающей в 1С:Колледж ПРОФ, разрабатывается "цифровой двойник", который автоматический загружает анкеты абитуриентов из ЕПГУ в информационную систему.

Анкета абитуриента в программе содержит встроенные печатные формы, например, расписку о приеме документов, согласие на обработку персональных данных. Это позволяет секретарю приемной комиссии получить готовые документы по установленной в организации форме одним нажатием кнопки.

Анкеты, введенные любым из описанных способов в системе, имеют полный набор данных для выгрузки в ФИС ГИА и Приема. Данная выгрузка полностью автоматизирована в 1С:Колледж ПРОФ. С помощью нее колледж (техникум, училище) массово передает в ФИС ГИА и Приема полный список анкет абитуриентов. Система контролирует правильность заполнения анкет и полноту передаваемых сведений на всех этапах выгрузки.

Этап 4. Проведение вступительных испытаний

Вернемся к приемной кампании в системе. Помимо самой обработки анкет абитуриентов, в программе есть возможность автоматизировать проведение вступительных испытаний (экзаменов) и построение рейтингов абитуриентов.

Для вступительных испытаний в системе указывается расписание вступительных испытаний, в котором отражаются:

• вступительные группы,
• даты и время экзаменов,
• адреса и номера аудиторий, где будут проходить испытания (рис. 6).

Рис. 6. Заполнение сведений о вступительных испытаниях

Для фиксации результатов вступительных испытаний предназначен документ "Экзаменационная ведомость". Он позволяет учитывать результаты по любой шкале оценивания. Данные из "Экзаменационной ведомости" будут использоваться на этапе построения рейтингов абитуриентов (рис. 7).

Рис. 7. Заполненная "Экзаменационная ведомость" 

Этап 5. Построение рейтинга абитуриентов

Для построения рейтинга применяется интерфейс "Мастер формирования рейтинга абитуриентов". В нем создаются конкурсные списки с учетом приоритетов, среднего балла, преимущественного права, льгот и результатов вступительных испытаний. Также учитываются поданные оригиналы и копии документов.

Рис. 8. Мастер формирования рейтинга абитуриентов

Этап 6. Формирование и публикация приказов о зачислении

Завершающим этапом приемной кампании в колледже является публикация приказов о движении контингента. В программе они формируются автоматически на основании итогового рейтинга абитуриентов. Далее сформированные приказы выгружаются в ФИС ГИА и Приема и ЕПГУ.

Рис. 9. Формирование приказа о движении контингента (зачисление)

Заключение

Правильно настроенный инструмент 1С:Колледж ПРОФ и умение его использовать позволяет значительно повысить эффективность сотрудников приемной комиссии. Эффективность повышается за счет автоматизации и массовой передачи данных в федеральные и региональные информационные системы и благодаря созданным шаблонным документам в системе. На практике настроенный обмен информационной системы с ЕПГУ и ФИС ГИА и Приема сокращает время на обработку одного абитуриента с 30 минут до нескольких секунд. Подобным образом автоматизируется создание и публикация рейтингов абитуриентов, печать документов приемной комиссии.