Автоматизация документооборота в общежитии вуза

Крупные вузы могут иметь в своем управлении несколько общежитий и даже студенческих городков. В которых руководители проводят регулярную работу по улучшению условий жизни для студентов, обновляется материально-техническая база и строятся новые корпусы. Нельзя забывать, что на руководство учебного заведения высшего образования возложена обязанность по распределению мест и заселению обучающихся. Поэтому многие вузы нуждаются в единой системе учета проживающих, которая поможет подготовить отчетность во внешние управляющие органы и позволит оперативно получать информацию о загруженности общежитий.

Содержание

• Заселение в общежитие в 2021-2022 учебном году
• Нормативная база
• Автоматизация учета проживающих в общежитиях на основе программного продукта «‎1С:Университет ПРОФ»

Заселение в общежитие в 2021-2022 учебном году

По рекомендациям Министерства науки и высшего образования, поступившим в августе 2021, вузам желательно при заселении студентов в общежитие требовать справку о прививке от COVID-19, перенесенной болезни или медотводе.

В документе говорится: «Организациям целесообразно внести в локальные нормативные правовые акты по вопросам предоставления жилых помещений в общежитиях, положения, касающиеся предоставления обучающимися (кроме лиц, не достигших 18 лет) при их заселении в общежития документов, подтверждающих вакцинацию от коронавирусной инфекции, перенесенное в течение шести последних месяцев заболевание или противопоказания к вакцинации наряду с иными необходимыми документами».

Ограниченный доступ посторонних в общежитие будет продолжать действовать. Любые меры по профилактике коронавирусной инфекции должны учитывать эпидемиологическую ситуацию в каждом конкретном регионе.

Нормативная база

Права и обязанности администрации учебного заведения и проживающих, нормы заселения и выселения, прочие вопросы, касающиеся общежитий и студенческих городков регулируют нормативные акты. Напомним некоторые наиболее значимые пункты.

Письмо Министерства образования и науки РФ от 27 июля 2007 г. № 1276/12-16 «‎О направлении для использования в работе Примерного положения о студенческом общежитии»

При разработке и утверждении положения о студенческом общежитии среднего профессионального образования или учреждения высшего образования следует руководствоваться ‎‎‎« Примерным положением о студенческом общежитии федерального государственного образовательного учреждения высшего и среднего профессионального образования Российской Федерации, подведомственного Федеральному агентству по образованию»‎.‎

Согласно пункту 16 главы 3 ‎‎‎«‎Примерного положения», администрация учебного заведения обязана:

• обеспечить обучающихся местами в студенческом общежитии в соответствии с установленными законодательством Российской Федерации, настоящим Положением, нормами проживания в общежитии;
• информировать студентов о локальных нормативных правовых актах, регулирующих вопросы проживания в студенческом общежитии;
• содержать помещения студенческого общежития в чистоте и порядке;
• заключать с проживающими и выполнять договоры найма жилого помещения;
• укомплектовывать студенческое общежитие мебелью, оборудованием, постельными принадлежностями ( приложение 2 к настоящему Положению);
• укомплектовывать штаты студенческих общежитий (студгородков) обслуживающим персоналом;
• своевременно ремонтировать здание и помещения общежития;
• обеспечивать проживающих необходимым оборудованием, инвентарем, инструментом и материалами при проведении работ по благоустройству, обслуживанию и уборке помещений студенческого общежития и закрепленной территории;
• обеспечивать на территории студенческого общежития охрану и соблюдение установленного пропускного режима;
• и многое другое.

Глава 5, пункт 20 «‎Примерного положения» гласит, что в соответствии с санитарными нормами и правилами комната в общежитие предоставляется из расчета не менее 6 м2 жилой площади на одного проживающего (п. 1 ст. 105 Жилищного кодекса Российской Федерации).

Проживающие в студенческом общежитии и администрация образовательного учреждения обязаны заключить договор найма комнаты, разработанный на основе Типового договора найма жилого помещения в общежитии, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.01.2006 № 42.

Заселение студентов из числа обучающихся в студенческое общежитие должно производиться с учетом их материального положения (в соответствии с решением коллегии Агентства и президиума ЦК профсоюза работников народного образования и науки Российской Федерации от 03.07.2007 № 12/11 «‎О работе подведомственных высших учебных заведений по улучшению условий проживания студентов в общежитиях»)

Выселение обучающихся из студенческого общежития производится в соответствии с пунктом 2 статьи 105 Жилищного кодекса Российской Федерации при условии прекращения ими учебы (отчисления из образовательного учреждения).

Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «‎Об образовании в Российской Федерации»
Статья 39. Предоставление жилых помещений в общежитиях
В ред. Федерального закона от 28.06.2014 № 182-ФЗ

1. Если у образовательной организации позволяет жилищный фонд, то общежитие предоставляется не только обучающимся по очной форме, но и для прохождения промежуточной и итоговой аттестации по заочной форме обучения.
2. Жилые помещения в общежитиях предоставляются обучающимся в порядке, установленном локальными нормативными актами организаций, осуществляющих образовательную деятельность. Обучающимся, указанным в части 5 статьи 36 настоящего Федерального закона, жилые помещения в общежитиях предоставляются в первоочередном порядке. С каждым обучающимся, проживающим в жилом помещении в общежитии, заключается договор в порядке, установленном жилищным законодательством. При наличии обучающихся, нуждающихся в жилых помещениях в общежитиях, не допускается использование таких жилых помещений для целей, не связанных с проживанием в них обучающихся.
3. Наниматели жилых помещений в общежитиях, входящих в жилищный фонд организаций, осуществляющих образовательную деятельность, по договорам найма жилого помещения в общежитии вносят плату за пользование жилым помещением (плату за наем) и плату за коммунальные услуги.
4. Размер платы за пользование жилым помещением (платы за наем) в общежитии для обучающихся устанавливается организациями, осуществляющими образовательную деятельность, в зависимости от качества, благоустройства, месторасположения и планировки общежития. Плата за пользование жилым помещением в общежитии для обучающихся не может превышать максимальный размер, установленный учредителями этих организаций.
5. Порядок определения размера платы за коммунальные услуги, вносимой нанимателями жилых помещений в общежитиях, входящих в жилищный фонд организаций, осуществляющих образовательную деятельность, по договорам найма жилого помещения в общежитии, устанавливается Правительством Российской Федерации.
6. Лица, указанные в части 5 статьи 36 настоящего Федерального закона, освобождаются от внесения платы за пользование жилым помещением (платы за наем) в общежитии.

Как мы могли убедиться, немало требований нормативных актов предполагают ведение документации и предоставления отчетов, что в современном мире должно быть централизовано и автоматизировано.

Автоматизация учета проживающих в общежитиях на основе программного продукта «‎1С:Университет ПРОФ»

С помощью программного продукта «‎1С:Университет ПРОФ» можно эффективно автоматизировать работу по управлению жилищным фондом вуза:

• Вести учет фонда помещений;
• Планировать структуру общежития и других крупных объектов кампуса;
• Вести учет и хранение характеристик объекта кампуса (здание, территория, помещение и т.д.);
• Вести учет проживающих в общежитии с созданием приказов (заселение, переселение, выселение абитуриентов, студентов и сотрудников);
• Формировать перечней тарифов и услуг, составление договоров на оказание услуг;
• Вводить событийную информацию об объекте (пожар, поломка инвентаря, приостановка оказания услуги и прочее).

Подробнее о возможностях «‎1С:Университет ПРОФ» можно узнать на нашем сайте.

Внутренние механизмы системы позволяют:

• Распределить проживающих по комнатам;
• Определить доступность комнат;
• Документально оформить поселение;
• Произвести запись на прием;
• Документально оформить выселение;
• Распределить роли и интерфейсы пользователей;
• Оформить печатные формы;
• Сформировать отчеты.

Благодаря настройкам системы пользователям не нужно больше проверять проживал ли студент в общежитии ранее, программа автоматически это сделает. После заполнения паспортных данных будет создана карточка нового проживающего, и всю информацию можно будет увидеть в одной форме. В карточке проживающего отражаются также сведения о месте рождения, регистрации, наличии и сроках пропуска, паспортные данные, члены семьи, нарушения. В программе Вы найдете все печатные формы, необходимые для заключения договора с проживающим, регистрации его в УФМС, которые заполняются автоматически. С помощью системы Вы быстро подготовите отчеты, позволяющие быстро получить полную информацию о проживающих, жилом фонде и оплатах.

Управление жилищным фондом вуза качественно изменится после внедрения системы:

• Существенно сократятся трудозатраты пользователей;
• Уменьшится размер задолженностей за проживание, благодаря эффективной системе учета платежей;
• Исчезнут очереди на оплату и заселение;
• Повысится эффективность использования жилого фонда, благодаря прозрачной и оперативной информации об его занятости;
• Руководство будет оперативно получать всю необходимую информацию.

Переходите на страницу «1С:Университет ПРОФ», чтобы узнать подробнее о возможностях программы для управления деятельностью в высших учебных заведениях.