О чем необходимо помнить при расчете стипендий в СПО

Работа со стипендиальными выплатами — один из наиболее трудоемких сегментов для бухгалтеров в учебном заведении. Такие расчеты характеризуются большими массивами учетной информации, типичностью и ежемесячной повторяемостью операций по начислению стипендий, удержаниями и выплатами. Сложно не запутаться и не допустить ошибок в расчетах. Как справиться с трудностями, давайте разбираться.

Содержание

• Нормативная база, регламентирующая назначение стипендии
• О чём нельзя забывать при расчете стипендии
• Чем может быть полезен 1С:Колледж ПРОФ в учете и назначении стипендии
• Работа в разделах 1С:Колледж ПРОФ
• Какой продукт использовать для назначения и выплаты стипендии

Нормативная база, регламентирующая назначение стипендии

Стипендии и другие денежные выплаты студентам определяются Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 (ред. 02.07.2021) «‎Об образовании в Российской Федерации»‎. В июле 2021 года в документ был добавлен пункт 18, в котором указаны специальные училища, находящиеся в ведении федеральных государственных органов, где размер, порядок и условия выплат определяются Правительством Российской Федерации.

В соответствии с Приказом Министерства образования и науки РФ от 25 февраля 2014 г. № 139 «‎Об установлении требований к студентам, обучающимся по очной форме обучения за счет бюджетных ассигнований бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов, которым назначается государственная академическая стипендия» выплаты назначаются студентам, у которых нет академической задолженности и оценки «удовлетворительно» по итогам промежуточной аттестации.

Приказ Минпросвещения России от 23 апреля 2021 г. № 202 «О назначении стипендий Правительства Российской Федерации для лиц, обучающихся в профессиональных образовательных организациях «...» на 2021/2022 учебный год» разъясняет круг лиц, имеющих право на стипендию, и порядок передачи бюджетных ассигнований на выплату стипендий.

О чём нельзя забывать при расчете стипендий

Многие понимают, что стипендия одна из основных мотиваций хорошей учебы студента. Существует несколько видов выплат:

• государственная академическая стипендия;
• государственная социальная стипендия;
• государственная стипендия для аспирантов и докторантов;
• президентская стипендия;
• правительственная стипендия;
• именная стипендия;
• стипендия от юридических или физических лиц;
• стипендия слушателям подготовительных отделений.

Нельзя забывать, что студентам могут выплачиваться различные длительные надбавки и разовые начисления. Материальная помощь или премия, например.

Сложно учесть вид и размер стипендии, доплаты или государственную поддержку для каждого студента, размер которых меняется от года поступления.

Основные вопросы, требующие особого внимания и концентрации от людей, работающих с начислением стипендии:

• Как храненить информацию о студентах: ФИО, дата рождения студента, курс, факультет, группа, дата зачисления, адрес, телефон.
• Как организовать регистрацию массового приема, перемещения с курса на курс, из группы в группу, отчисления и выпуска студентов.
• Как учитывать уход студентов в академический отпуск, отпуск по беременности и родам, уходу за ребенком, возвращение.
• Каким образом организовать регистрацию произвольного перечня стипендий, назначаемого студентам, а также надбавок, доплат и удержаний, которые будут начисляться вместе со стипендией в течение срока их действия.
• Как зарегистрировать сведения о размере и бухгалтерском учете стипендии.
• Как скорректировать стипендии за прошлый период.
• Как исправить плановое начисление студентов и зафиксировать два приказа на одну дату.
• Существует ли регулирование возврата ошибочно начисленной стипендии студентом.
• Как рассчитать НДФЛ с учётом стандартных вычетов и своевременно выгрузить данные в налоговую инспекцию.
• Каким образом формировать платежные ведомости в банк и кассу, фиксировать депонирование или выплату депонента, отслеживать депонентскую задолженность.
• Как провести аналитическую отчётность для проверки по результатам расчета стипендий (расчетные листки, расчетно-платежная ведомость, свод начислений и удержаний, свод по выплатам, свод по проводкам и др.) с детализацией по источникам финансирования, курсам, группам и произвольным категориям студентов.

Круг вопросов, входящих в зону ответственности бухгалтера или иных лиц, занимающихся начислением студенческих стипендий, впечатляет. Неудивительно, что при учете данных в Excel или подобных программах, возможны ошибки из-за «человеческого фактора», не говоря о времени, которое тратится на обработку.

Многие учреждения профессионального образования отказываются от прежних способов учета стипендии и переходят на программные продукты, значительно облегчающие рабочий процесс, сокращающие временные затраты сотрудников и помогающие свести количество ошибок к нулю.

Рис. 1. Схема работы со стипендиями

Чем может быть полезен 1С:Колледж ПРОФ в учете и назначении стипендии

Задачи по назначению стипендии решаются в 1С:Колледж ПРОФ. На основании данных, хранящихся в базе: списков студентов, имеющих право на стипендию (по социальному статусу, по итогам промежуточной аттестации, за успехи в учебе, спортивные или культурно-массовые достижения, первокурсники и т.д.), в разделе «Стипендии и материальная помощь» можно подготовить и оформить:

• Протокол стипендиальной комиссии;
• Решение стипендиальной комиссии в виде документов «Представление стипендиальной комиссии» и подготовка приказов;
• Представление стипендиальной комиссии на получение материальной помощи и стипендию любого вида;
• Учет профсоюзных взносов;
• Поддержку стипендий любого вида: социальная, академическая, именная и др;
• Хранение базовых размеров стипендий, расчет повышенных академических стипендий;
• Назначение и расчет разовой и периодической материальной помощи;
• Поддержку районного коэффициента и процентной надбавки («северной» надбавки);
• Расчеты по социальным выплатам: ведомости, оплаты, отчеты по задолженностям, анализ расчетов.

В 1С:Колледж ПРОФ для работы со стипендиями потребуются разделы «Социальный учет» и «Стипендии и материальная помощь».

Работа в разделах 1С:Колледж ПРОФ

Раздел «Социальный учет» поможет сформировать базу по студентам, поставленным на социальный учет с помощью документа «Постановка на социальный учет».

Эти данные учитываются при назначении социальной стипендии, в зависимости от социального статуса студента, даты представления подтверждающего документа и срока его действия.

«Стипендии и материальная помощь» — является основным разделом, в котором:

• Хранятся данные по видам стипендий, их размерах, задаются виды академических стипендий;
• Создаются представления стипендиальной комиссии;
• Ведутся протоколы стипендиальной комиссии;
• Оформляются приказы по решению стипендиальной комиссии.

Переходите на страницу 1С:Колледж ПРОФ, чтобы узнать подробнее о возможностях программы. 

Начисление стипендий (сведение списков студентов, утвержденных приказом по решению стипендиальной комиссии, расчет сумм к выплате, удержание НДФЛ при необходимости) и выплату стипендий (подготовка реестров для передачи в банк) чаще всего производят в других программах.

Какой продукт использовать для назначения и выплаты стипендии

Для работы с начислениями мы рекомендуем воспользоваться продуктом «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (1С:ЗКГУ).

Между базами 1С:Колледж ПРОФ и 1С:ЗКГУ настраивается обмен данными для своевременной передачи в бухгалтерию всех данных по стипендиям. Автоматически процессы запускаются поздним вечером или ночью. Это удобно, так как рабочий день сотрудников заканчивается, а все операции к этому времени тоже завершены. Но, если требуется оперативно передать данные, обмен можно выполнить в ручном режиме в течение дня.

Для каждого студента в 1С:ЗКГУ создается карточка сотрудника, в которой хранятся все личные данные, там же можно просмотреть изменения его состояния: текущий статус, курс, учебная группа, даты зачисления и отчисления и др.

На каждый приказ по изменению статуса студента можно создать соответствующий кадровый документ с указанием регистрационного номера, присвоенного в 1С:Колледж ПРОФ:

• «Прием на работу»
• «Отпуск без сохранения оплаты»
• «Кадровый перевод»
• «Увольнение»
• «Восстановление в должности»

По приказам от стипендиальной комиссии возможно создать документы «Назначение планового начисления» (для стипендий) или «Разовое начисление» (для материальной помощи).

Документ «Прекращение планового начисления», с указанием конкретной даты, создается по приказу о лишении стипендии.

Таким образом, в 1С:ЗКГУ всегда актуальные, ежедневно обновляемые сведения:

• по личным данным студентов — ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, лицевой счет;
• по движению контингента — зачисление, отчисление, восстановление, выпуск, перевод из другого учебного заведения, перевод в другую группу, изменение вида финансирования, уход в академический отпуск и восстановление из него;
• по стипендиям — назначение, приостановка, продление, отмена, период назначения, дата прекращения, размер стипендий, списки студентов.

Когда вся информация по студентам получена, можно сформировать итоговое начисление стипендий по всему учебному заведению и подготовить данные для передачи в банк. Для этого используется документ «Ведомость в банк», который заполняется автоматически списком студентов и суммами к выплате, рассчитанными в документе «Начисление зарплаты и взносов». Сформированную ведомость можно сохранить в формате xml для передачи в банк.

Рассчитать стипендию за месяц легко — достаточно создать документ «Начисление зарплаты и взносов». Он автоматически заполнится списком студентов, кому в текущем месяце полагается стипендия, на основании данных из документов «Назначение планового начисления» и «Прекращение планового начисления».

Начисление и расчет стипендий — процесс трудный и требует колоссальной концентрации внимания. Но программные продукты 1С:Колледж ПРОФ и 1С:ЗКГУ помогут сократить время обработки данных и расчетов, а также сведут вероятность ошибок к нулю.