Опыт перехода на электронное составление расписания занятий в Кыргызской государственной медицинской академии им. И.К. Ахунбаева

В статье рассматривается процесс перехода на электронное составление расписания занятий в Кыргызской государственной медицинской академии имени И. К. Ахунбаева (КГМА), включающий в себя проектные работы (выездное обследование, подготовку приказа и дорожной карты проекта, техническое задание, альбом печатных форм и отчетов), выбор и адаптацию информационной системы, ввод системы в эксплуатацию и организацию поддержки, сопровождения системы.

В результате всех вышеперечисленных действий удалось обеспечить 100% отсутствие накладок в составленном расписании, равномерное распределение занятий для групп и потоков по всей неделе, учет занятости кафедр и помещений, удалось на большинстве факультетах убрать четвёртые пары. Расписание занятий на осенний семестр 2019/2020 было готово к концу июля. Также организована автоматическая выгрузка расписания занятий на сайт и на интерактивные табло, расположенные в академии.

Кыргызская государственная медицинская академия имени И. К. Ахунбаева является лидером медицинского образования в Кыргызской Республике и наиболее динамически развивающимся вузом Центральной Азии. 

В КГМА работают 526 преподавателя, из них 86 профессоров и докторов медицинских наук, 315 кандидатов медицинских наук и доцентов. В университете обучается более 4000 студентов - граждан Кыргызстана, стран СНГ и 17 зарубежных стран.

Проблемы, возникавшие в процессе составления расписания занятий

КГМА – крупное образовательное учреждение с большим количеством студентов, групп, преподавателей и распределенной клинической базой, поэтому сам процесс составления расписания занятий является сложной задачей.

Количество специалистов, составляющих расписание занятий

В штате университета расписание занятий одновременно составляют 3 сотрудника, за каждым закреплены 2-3 факультета. Ранее расписание составлялось в Microsoft Excel, поэтому в процессе работы специалистам приходилось постоянно поддерживать связь друг с другом, чтобы избежать накладок в расписании занятий.

Учет практических занятий по кафедрам, не по помещениям

Расписание практических занятий составлялось без учета помещений, закрепленных за кафедрами. Готовое расписание передавалось на кафедры, которые сами распределяли студентов по аудиториям.

Расстановка элективных занятий

Элективные занятия студенты выбирают в сентябре, поэтому возникали сложности с расстановкой их в уже сформированное расписание занятий.

Модульные дисциплины

Особенностью медицинского ВУЗа является то, что дисциплины объединены в модули, которые читаются друг за другом. У потока за семестр может вычитываться до 5 различных модулей, поэтому надо учитывать, чтобы дисциплины модулей не пересекались в расписании.

Учет двух- и трехчасовых занятий

В университете занятия могут длиться как два, так и три часа, поэтому при составлении расписания занятий надо учитывать, чтобы временные окна (начало и окончание пар) соседних занятий не накладывались друг на друга.

Задачи автоматизации составления расписания занятий

В декабре 2018 года руководство академии обратилось в Центр компетенции по образованию «Русские Решения» с целью автоматизировать процесс составления расписания занятий.

Были поставлены следующие задачи:

1. Автоматизировать процесс составления расписания занятий на программном продукте «Автоматизированное составление расписания для образовательных учреждений медицинского профиля», разработанный в центре.

2. Изменить процесс работы с помещениями в академии. Теперь специалисты составления расписания занятий должны учитывать занятость кафедр и в расписании учитывать помещения.

3. Исключить все накладки, возникающие в результате одновременной работы нескольких специалистов, расстановке модульных дисциплин, учета пар разной продолжительности, помещений и расстановки элективов (занятий по выбору).

4. Обеспечить равномерное распределение занятий на неделе для групп и потоков.

5. Составить осеннее расписания 2019/2020 к концу июля.

 

Ход проекта

За 4 месяца, с апреля по июль 2019 года, академия должна была перейти на работу с программой по составлению расписания занятий. Подготовка к переходу проводилась оперативно. Была создана рабочая группа, принят приказ по академии, регулярно проводились онлайн-совещания со специалистами Центра компетенции по образованию «Русские Решения», было организовано постоянное консультирование специалистов академии. Все работы по проекту можно разделить на 4 этапа:

1. Проектные работы (выездное обследование процесса составления расписания занятий, анализ работы УМО, подготовка приказа и дорожной карты проекта, написание технического задания, подготовка альбома печатных форм и отчетов);

2. Информационную систему (программный продукт «Автоматизированное составление расписания для образовательных учреждений медицинского профиля»);

3. Ввод системы в эксплуатацию (моделирование работы в типовой программе, выявление доработок с учетом особенностей академии);

4. Поддержка (консультирование на всех этапах работы, проведение совещаний рабочей группы, подготовка инструкций по работе в программе).

Работа в программе «Автоматизированное составление расписания для образовательных учреждений медицинского профиля»

1. Загрузка учебных планов из файлов MS Excel
Загрузчик учебных планов позволяет настраивать загружаемые поля из учебных планов, введенных в Excel. 

Рис. 1. Настраиваемая загрузка учебных планов из Excel

2. Заполнение документов «Календарный план»

В календарном плане планируется количество занятий по конкретным неделям семестра. Цветами выделяются связки занятий, которые будут проводиться друг за другом в выбранные день недели и пару.

Рис. 2. Календарный план

3. Составление расписания лекций

На шахматке расписания лекционных занятий одновременно могут работать несколько специалистов университета, при расстановке занятия они могут выбирать к каким группам потока относится занятие. Занятие автоматически расставляется на последующие недели с учетом заполненного календарного плана.

Рис. 3. Шахматка расстановки лекций

4. Составление расписания практических занятий для 1-5 курсов

Расписание практических занятий расставляется для каждой группы. Занятие автоматически расставляется на последующие недели с учетом заполненного календарного плана. 

Рис. 4. Шахматка расстановки практических для 1-5 курсов

5. Составление расписания практических занятий для 6 курса

Расписание практических занятий для 6 курсов заполняется на семестр. Дисциплины преподаются по 6 часов в день в соответствии с учебным планом.

Рис. 5. Шахматка расстановки практических для 6 курса

6. Учет занятости кафедр и помещений

При расстановке занятий лекций и практических учитывается аудиторный фонд. На форме выбора предлагаются допустимые помещения (свободные), при этом сохранена возможность выбора занятого помещения (например, для расстановки потоковых занятий) и помещений, закрепленных за другими кафедрами.

Рис. 6. Выбор помещения при расстановке занятия

При нажатии на занятие на вкладке «Занятость кафедр» отображается актуальная информация по помещениям кафедры на текущую неделю и на весь семестр.

Рис. 7. Занятость кафедр

Результаты, которых удалось достичь по итогам автоматизации расписания занятий

1. 100% отсутствие накладок в составленном расписании;

2. На большинстве факультетах убрали четвёртые пары;

3. Равномерное распределение занятий по всей неделе;

4. Учет занятости кафедр и помещений;

5. Расписание на осенний семестр было готово к концу июля;

6. Автоматическая выгрузка расписания занятий на сайт и на интерактивные табло, расположенные в академии.

Переходите на страницу «Электронное расписание для медицинских вузов», чтобы узнать подробнее о возможностях программы.