Опыт перехода на электронное составление расписания занятий в Кыргызской государственной медицинской академии им. И.К. Ахунбаева

20 Октября 2019

В статье рассматривается процесс перехода на электронное составление расписания занятий в Кыргызской государственной медицинской академии имени И. К. Ахунбаева (КГМА), включающий в себя проектные работы (выездное обследование, подготовку приказа и дорожной карты проекта, техническое задание, альбом печатных форм и отчетов), выбор и адаптацию информационной системы, ввод системы в эксплуатацию и организацию поддержки, сопровождения системы.

В результате всех вышеперечисленных действий удалось обеспечить 100% отсутствие накладок в составленном расписании, равномерное распределение занятий для групп и потоков по всей неделе, учет занятости кафедр и помещений, удалось на большинстве факультетах убрать четвёртые пары. Расписание занятий на осенний семестр 2019/2020 было готово к концу июля. Также организована автоматическая выгрузка расписания занятий на сайт и на интерактивные табло, расположенные в академии.


Кыргызская государственная медицинская академия имени И. К. Ахунбаева является лидером медицинского образования в Кыргызской Республике и наиболее динамически развивающимся вузом Центральной Азии. 

В КГМА работают 526 преподавателя, из них 86 профессоров и докторов медицинских наук, 315 кандидатов медицинских наук и доцентов. В университете обучается более 4000 студентов - граждан Кыргызстана, стран СНГ и 17 зарубежных стран.


Проблемы, возникавшие в процессе составления расписания занятий

Сложность процесса составления расписания

КГМА – крупное образовательное учреждение с большим количеством студентов, групп, преподавателей и распределенной клинической базой, поэтому сам процесс составления расписания занятий является сложной задачей.

Количество специалистов, составляющих расписание занятий

В штате университета расписание занятий одновременно составляют 3 сотрудника, за каждым закреплены 2-3 факультета. Ранее расписание составлялось в Microsoft Excel, поэтому в процессе работы специалистам приходилось постоянно поддерживать связь друг с другом, чтобы избежать накладок в расписании занятий.

Учет практических занятий по кафедрам, не по помещениям

Расписание практических занятий составлялось без учета помещений, закрепленных за кафедрами. Готовое расписание передавалось на кафедры, которые сами распределяли студентов по аудиториям.

Расстановка элективных занятий

Элективные занятия студенты выбирают в сентябре, поэтому возникали сложности с расстановкой их в уже сформированное расписание занятий.

Модульные дисциплины

Особенностью медицинского ВУЗа является то, что дисциплины объединены в модули, которые читаются друг за другом. У потока за семестр может вычитываться до 5 различных модулей, поэтому надо учитывать, чтобы дисциплины модулей не пересекались в расписании.

Учет двух- и трехчасовых занятий

В университете занятия могут длиться как два, так и три часа, поэтому при составлении расписания занятий надо учитывать, чтобы временные окна (начало и окончание пар) соседних занятий не накладывались друг на друга.


Задачи автоматизации составления расписания занятий

В декабре 2018 года руководство академии обратилось в Центр компетенции по образованию «Русские Решения» с целью автоматизировать процесс составления расписания занятий.

Были поставлены следующие задачи:

  1. Автоматизировать процесс составления расписания занятий на программном продукте «Автоматизированное составление расписания для образовательных учреждений медицинского профиля», разработанный в центре.

  2. Изменить процесс работы с помещениями в академии. Теперь специалисты составления расписания занятий должны учитывать занятость кафедр и в расписании учитывать помещения.

  3. Исключить все накладки, возникающие в результате одновременной работы нескольких специалистов, расстановке модульных дисциплин, учета пар разной продолжительности, помещений и расстановки элективов (занятий по выбору).

  4. Обеспечить равномерное распределение занятий на неделе для групп и потоков.

  5. Составить осеннее расписания 2019/2020 к концу июля.

 

Ход проекта

За 4 месяца, с апреля по июль 2019 года, академия должна была перейти на работу с программой по составлению расписания занятий. Подготовка к переходу проводилась оперативно. Была создана рабочая группа, принят приказ по академии, регулярно проводились онлайн-совещания со специалистами Центра компетенции по образованию «Русские Решения», было организовано постоянное консультирование специалистов академии. Все работы по проекту можно разделить на 4 этапа:

  1. Проектные работы (выездное обследование процесса составления расписания занятий, анализ работы УМО, подготовка приказа и дорожной карты проекта, написание технического задания, подготовка альбома печатных форм и отчетов);

  2. Информационную систему (программный продукт «Автоматизированное составление расписания для образовательных учреждений медицинского профиля»);

  3. Ввод системы в эксплуатацию (моделирование работы в типовой программе, выявление доработок с учетом особенностей академии);

  4. Поддержка (консультирование на всех этапах работы, проведение совещаний рабочей группы, подготовка инструкций по работе в программе).


Работа в программе «Автоматизированное составление расписания для образовательных учреждений медицинского профиля»

1. Загрузка учебных планов из файлов MS Excel

Загрузчик учебных планов позволяет настраивать загружаемые поля из учебных планов, введенных в Excel. 
   

Настраиваемая загрузка учебных планов из Excel.jpg

Рис. 1 – Настраиваемая загрузка учебных планов из Excel

2. Заполнение документов «Календарный план»

В календарном плане планируется количество занятий по конкретным неделям семестра. Цветами выделяются связки занятий, которые будут проводиться друг за другом в выбранные день недели и пару.

Календарный план.png

Рис. 2 – Календарный план

3. Составление расписания лекций

На шахматке расписания лекционных занятий одновременно могут работать несколько специалистов университета, при расстановке занятия они могут выбирать к каким группам потока относится занятие. Занятие автоматически расставляется на последующие недели с учетом заполненного календарного плана.

Шахматка расстановки лекций.png

Рис. 3 – Шахматка расстановки лекций

4. Составление расписания практических занятий для 1-5 курсов

Расписание практических занятий расставляется для каждой группы. Занятие автоматически расставляется на последующие недели с учетом заполненного календарного плана. 

Шахматка расстановки практических для 1-5 курсов.png

Рис. 4 – Шахматка расстановки практических для 1-5 курсов

5. Составление расписания практических занятий для 6 курса

Расписание практических занятий для 6 курсов заполняется на семестр. Дисциплины преподаются по 6 часов в день в соответствии с учебным планом.

Шахматка расстановки практических для 6 курса.png

Рис. 5 – Шахматка расстановки практических для 6 курса

6. Учет занятости кафедр и помещений

При расстановке занятий лекций и практических учитывается аудиторный фонд. На форме выбора предлагаются допустимые помещения (свободные), при этом сохранена возможность выбора занятого помещения (например, для расстановки потоковых занятий) и помещений, закрепленных за другими кафедрами.

Выбор помещения при расстановке занятия.png

Рис. 6 – Выбор помещения при расстановке занятия

При нажатии на занятие на вкладке «Занятость кафедр» отображается актуальная информация по помещениям кафедры на текущую неделю и на весь семестр.

Занятость кафедр.png

Рис. 7 – Занятость кафедр

Результаты, которых удалось достичь по итогам автоматизации расписания занятий

  1. 100% отсутствие накладок в составленном расписании;

  2. На большинстве факультетах убрали четвёртые пары;

  3. Равномерное распределение занятий по всей неделе;

  4. Учет занятости кафедр и помещений;

  5. Расписание на осенний семестр было готово к концу июля;

  6. Автоматическая выгрузка расписания занятий на сайт и на интерактивные табло, расположенные в академии.

Дополнительную информацию по статье можно получить в Центре компетенции по образованию «Русские Решения»:

Телефон: 8-800-551-00-24

E-mail: 1c@ruresh.ru


поделиться статьей

Авторы статьи

Кузьменкова Е.Ю.
Кузьменкова Елена
Специалист по 1С
Телефон:
8 800 551-00-24
Эл.почта:
welcome@ruresh.ru
Специализируется на проектах по внедрению программных продуктов для школ, колледжей, техникумов и ВУЗов:
  • 1С:Университет 
  • 1С:Колледж 
  • 1С:Общеобразовательное учреждение
  • 1С:Автоматизированное составление расписания.Университет
  • 1С:Автоматизированное составление расписания.Колледж
  • 1С:Автоматизированное составление расписания.Школа
Владимиров А.В.
Владимиров А.В.
Директор фирмы "Русские Решения"
Телефон:
8 800 551-00-24
Эл.почта:
welcome@ruresh.ru
Руководит реализацией сложных трансформационных проектов для организаций высшего и среднего профессионального образования и клиентов из различных отраслей бизнеса. Имеет большой опыт в области автоматизации бизнес-процессов на базе управленческих программных продуктов линейки 1С:Предприятие 8.

Последние статьи

25 февраля 2020

Ответственность СПО за несоблюдение требований по вводу данных в систему ФИС ГИА и Приема

Постановление правительства № 755 от 31.08.2013 «О федеральной информационной системе обеспечения проведения государственной итоговой аттестации обучающихся …» обязует СПО вносить данные об абитуриентах в систему ФИС ГИА и Приема.

Читать полностью
9 апреля 2020

Как перевести колледж на дистанционное обучение с помощью программ 1С

«1С:Электронное обучение» позволяет автоматизировать дистанционное обучение в короткий срок, при этом любое количество студентов и преподавателей могут подключаться для работы с веб-кабинетом и прохождения, проверки курсов и тестов.

Читать полностью
17 июня 2019

Подготовка и печать дипломов в «1С:Колледж ПРОФ»

В руководстве рассмотрены подготовка и печать дипломов в «1С:Колледж ПРОФ».

Читать полностью

Внедрение программы "1С:Колледж ПРОФ" в Санкт-Петербургском политехническом колледже городского хозяйства"

В ходе доработки конфигурации «1С:Колледж ПРОФ» нами были разработаны 7 отчётов, 2 обработки, 5 печатных форм. В результате был доработан программный продукт «1С:Колледж ПРОФ» , который полностью стал отвечать требованиям Технического задания и при этом мог оперативно обновляться. Автоматизировано 6 рабочих мест.

Читать полностью

Автоматизация приемной кампании в СПб ГБПОУ «Колледж Кулинарного Мастерства»

Для Санкт-Петербургского государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Колледж Кулинарного Мастерства» разработан и реализован проект внедрения приемной кампании на базе программного продукта «1С:Колледж» для 3 рабочих мест.

Читать полностью

АУ "Ханты-Мансийский технолого-педагогический колледж"

Для автономного учреждения профессионального образования «Ханты-Мансийский технолого-педагогический колледж» разработан и реализован проект внедрения программного продукта «1С:Колледж ПРОФ» на 20 рабочих мест.

Читать полностью

Наши вебинары

27 Марта 2020

Вебинар Работа с ФИС ГИА и приема на примере Санкт-Петербургского Петровского колледжа

29 Мая 2019

Вебинар Порядок заполнения документов об образовании в учреждениях СПО в 2020 году

03 Октября 2017

Вебинар Как перевести колледж на дистанционное обучение с помощью программ 1С


СПб ГБПОУ "Медицинский колледж №1"

Наш колледж работает в программе 1С:Колледж, и все данные необходимо было выгружать из нее. Для выполнения поставленной задачи времени было мало, и мы решили обратиться к компании «Русские Решения», с которой успешно сотрудничаем с 2015 г.

Читать полностью

БУ "Урайский политехнический колледж"

БУ «Урайский политехнический колледж» сотрудничает с Центром компетенции по образованию «Русские Решения» с 2015 года. Изначально был закуплен и внедрен программный продукт «1С:Колледж ПРОФ» подсистемы «Приемная кампания» и «Отделения».

Читать полностью

СПб ГБОУ СПО "Политехнический колледж городского хозяйства"

Сотрудники компании «Русские Решения» оперативно реагировали на наши срочные вопросы. Консультировали нас по телефону или приезжали к нам, когда это было нужно. Также помогали нашему системному администратору разобраться с программой 1С:Колледж.

Читать полностью