Методика начисления стипендий в «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ»

20 Апреля 2020

Бухгалтерам-расчетчикам необходимо оперативно получать всю информацию по стипендиатам, корректно рассчитывать полагающиеся суммы, учитывать тех студентов, кто стипендии был лишен, и в срок предоставлять реестры в банк. При этом назначение стипендий происходит в «1С:Колледж ПРОФ», а начисление и выплата в «1С:ЗКГУ».

В статье рассмотрим:

  • Возможности «1С:Колледж ПРОФ» в части назначения стипендий
  • Возможности «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» в части начисления и выплаты стипендий
  • Возможности автоматического обмена между базами


Содержание

Регламент назначения стипендий
Проблематика учета стипендий
Порядок учета и назначения стипендий в «1С:Колледж ПРОФ»


Регламент назначения стипендий

Государственные стипендии определены в Федеральном законе от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (Статья 36. Стипендии и другие денежные выплаты) [1].

Порядок назначения государственной академической и социальной стипендии студентам, обучающимся по очной форме обучения за счет средств бюджетов субъектов РФ, устанавливается Приказом Министерства образовании и науки Российской Федерации от 27.12.2016 г. № 1663, органами государственной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления [2].


Проблематика учета стипендий

Весь процесс учета стипендий можно поделить на несколько этапов:

  • Назначение стипендий — подготовка списков студентов, кто может претендовать на стипендию (по социальному статусу, по итогам промежуточной аттестации, за успехи в учебе, спортивные или культурно-массовые достижения, первокурсники и т.д.).

  • Начисление стипендий — сведение списков студентов, утвержденных приказом по решению стипендиальной комиссии, расчет сумм к выплате, удержание НДФЛ (при необходимости).

  • Выплата стипендий — подготовка реестров для передачи в банк.

Как показывает практика, задачи первого этапа в полной мере решаются в «1С:Колледж ПРОФ» — основной базе по учету движения и успеваемости контингента. На основании хранящихся данных (приказы по движению контингента, ведомости по успеваемости), в специальном разделе «Стипендии и материальная помощь» подготавливаются и оформляются документы:

  • Представление стипендиальной комиссии;

  • Протокол заседания стипендиальной комиссии;

  • Приказы по решению стипендиальной комиссии.

Для задач второго и третьего этапа чаще всего используются сторонние программы:

  • узко специализированные, не перегруженные лишним функционалом (который не относится к расчету стипендий);

  • установленные отдельно от других программ, с доступом ограниченному списку сотрудников;

  • предназначенные для бухгалтеров-расчетчиков.

Сложности при использовании сторонних программ:

  • отсутствие данных по движению контингента (хранятся в отдельной базе «1С:Колледж ПРОФ»);

  • необходимость отслеживать текущий статус студента, влияющий на начисление стипендии (зачислен, отчислен, в академическом отпуске, восстановлен, выпущен);

  • списки студентов, назначенных на стипендию, снятых со стипендии, составляются вручную на основании бумажных приказов;

  • расчет стипендий и подготовка реестров для передачи в банк зависит от того, насколько быстро информация по стипендиатам будет передана в бухгалтерию.

Проблема автоматического расчета суммы стипендий — за полный месяц или пропорционально календарным дням, с удержанием НДФЛ или без, с указанием определенного периода начисления — решается стандартными возможностями «1С:ЗКГУ». Обширный функционал программы, изначально предназначенной для расчетов с персоналом, удобен и интуитивно понятен бухгалтерам-расчетчикам и легко адаптируется под расчеты по стипендиям (и материальной помощи) со студентами.

Другая, и ключевая, проблема — оперативное предоставление информации по всем стипендиатам от заведующих отделениями в бухгалтерию: кому, сколько, на какой период, кому назначить, кому приостановить. Вся эта информация уже есть в «1С:Колледж ПРОФ», но не у всех сотрудников, в том числе бухгалтеров-расчетчиков, есть к нему доступ, и предоставлять его нежелательно.

Проблема актуальных данных у бухгалтеров-расчетчиков решается настройкой обмена между базами, где из «1С:Колледж ПРОФ» в «1С:ЗКГУ» передаются данные по студентам, их статусу, начисленным и отмененным стипендиям, а также материальной помощи (рис. 1).

Схема работы со стипендиями в «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ»

Рисунок 1. Схема работы со стипендиями в «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ»


Порядок учета и назначения стипендий в «1С:Колледж ПРОФ»

В «1С:Колледж ПРОФ» работа со стипендиями ведется в разделах:

  • «Социальный учет»;

  • «Стипендии и материальная помощь».

Социальный учет

Раздел «Социальный учет» используется для формирования базы по студентам, поставленных на социальный учет с помощью документа «Постановка на социальный учет».

Введенные данные учитываются при назначении на социальную стипендию, в зависимости от социального статуса студента, даты представления подтверждающего документа и срока его действия.

«Социальный учет» в «1С:Колледж ПРОФ»

Рисунок 2. «Социальный учет» в «1С:Колледж ПРОФ»

Документ «Постановка на социальный учет» в «1С:Колледж ПРОФ»

Рисунок 3. Документ «Постановка на социальный учет» в «1С:Колледж ПРОФ»

Стипендии и материальная помощь

«Стипендии и материальная помощь» — является основным разделом, в котором:

  • хранятся данные по видам стипендий, их размерах, задаются виды академических стипендий;

  • создаются представления стипендиальной комиссии;

  • ведутся протоколы стипендиальной комиссии;

  • оформляются приказы по решению стипендиальной комиссии.

«Стипендия и материальная помощь» в «1С:Колледж ПРОФ»

Рисунок 4. «Стипендия и материальная помощь» в «1С:Колледж ПРОФ»

Рассмотрим документы раздела более подробно:

1. Представление стипендиальной комиссии

Документ предназначен для подготовки и хранения решения стипендиальной комиссии по назначению на стипендию или предоставлению материальной помощи.

Представление может быть подготовлено как на группу, так и на все отделение, студентов можно добавлять автоматически составом группы или по итогам промежуточной аттестации (в том числе отобрать только тех, кто на бюджете).

Документ «Представление стипендиальной комиссии» в «1С:Колледж ПРОФ»

Рисунок 5. Документ «Представление стипендиальной комиссии» в «1С:Колледж ПРОФ»

2. Протокол заседания стипендиальной комиссии

Документ предназначен для учета проводимых заседаний и принимаемых решений.

Документ «Протокол заседания стипендиальной комиссии» в «1С:Колледж ПРОФ»

Рисунок 6. Документ «Протокол заседания стипендиальной комиссии» в «1С:Колледж ПРОФ»

3. Приказ по решению стипендиальной комиссии

Основной документ, предназначен для учета приказов по решениям стипендиальной комиссии на назначение стипендии или материальной помощи. Можно заполнить данными автоматически на основании документа «Представление стипендиальной комиссии».

Документ «Приказ по решению стипендиальной комиссии» в «1С:Колледж ПРОФ»

Рисунок 7. Документ «Приказ по решению стипендиальной комиссии» в «1С:Колледж ПРОФ»

4. Приказ о лишении стипендии

Документ предназначен для приостановки или лишения стипендии студентов по какой-либо причине.

Документ «Приказ о лишении стипендии» в «1С:Колледж ПРОФ»

Рисунок 8. Документ «Приказ о лишении стипендии» в «1С:Колледж ПРОФ»

«Приказ по решению стипендиальной комиссии» и «Приказ о лишении стипендии» — ключевые документы «1С:Колледж ПРОФ», содержащие сведения о назначенных и отмененных стипендиях, а также материальной помощи. Их необходимо передавать в «1С:ЗКГУ» для последующего расчета и непосредственной выплаты студентам.


Начисление и выплата стипендий в «1С:ЗКГУ»

Для своевременной передачи в бухгалтерию всех данных по стипендиям между базами «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ» настраивается обмен.

Все приказы, введенные в программу за день (по движению контингента и решениям стипендиальной комиссии), тем же днём выгружаются в «1С:ЗКГУ». Обмен происходит автоматически в удобное время — обычно вечером/ночью, когда рабочий день закончен и все операции уже завершены. Но также он может быть выполнен в ручном режиме в любой момент, если требуется срочно передать данные в другую программу.

Таким образом, в «1С:ЗКГУ» всегда актуальные, ежедневно обновляемые сведения:

  • по личным данным студентов — ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, лицевой счет;

  • по движению контингента — зачисление, отчисление, восстановление, выпуск, перевод из другого учебного заведения, перевод в другую группу, изменение вида финансирования, уход в академический отпуск и восстановление из него.

  • по стипендиям — назначение, приостановка, продление, отмена, период назначения, дата прекращения, размер стипендий, списки студентов.

На каждого студента в «1С:ЗКГУ» создается карточка сотрудника, в которой хранятся все личные данные и можно просмотреть изменения его состояния: текущий статус, курс, учебная группа, даты зачисления и отчисления и др. 

Сотрудники в «1С:ЗКГУ»

Рисунок 9. Сотрудники в «1С:ЗКГУ»

На каждый приказ по движению контингента создается соответствующий кадровый документ с указанием регистрационного номера, присвоенного в «1С:Колледж ПРОФ»:

  • «Прием на работу»

  • «Отпуск без сохранения оплаты»

  • «Кадровый перевод»

  • «Увольнение»

  • «Восстановление в должности»

Приказы по движению контингента в «1С:ЗКГУ»

Рисунок 10. Приказы по движению контингента в «1С:ЗКГУ»

На каждый приказ по решению стипендиальной комиссии создается документ «Назначение планового начисления» (для стипендий) или «Разовое начисление» (для материальной помощи).

На приказ о лишении стипендии создается документ «Прекращение планового начисления», с указанием конкретной даты прекращения.

На рисунке 11 представлен пример приказа по решению стипендиальной комиссии, созданного в «1С:Колледж ПРОФ» и выгруженного в «1С:ЗКГУ».

(1)   В поле «Комментарий» передается регистрационный номер приказа, присвоенный в «1С:Колледж ПРОФ» — для удобства сверки.

(2)   «Подразделение» соответствует отделению.

(3)   В поле «Начисление» автоматически подтягивается то начисление, которое соответствует виду приказа, виду помощи и дополнительно виду академической стипендии. Все начисления необходимо предварительно настроить в базе «1С:ЗКГУ», а в базе «1С:Колледж ПРОФ» — установить соответствие между названием начисления в «1С:ЗКГУ» с видом приказа, видом помощи и видом академической стипендии, используемыми в «1С:Колледж ПРОФ».

В (4) и (5) передается период действия приказа.

(6) Список студентов.

Передача данных из «1С:Колледж ПРОФ» в «1С:ЗКГУ»

Рисунок 11. Передача данных из «1С:Колледж ПРОФ» в «1С:ЗКГУ»

После того, как все исходные данные по стипендиям получены, можно формировать итоговое начисление стипендий по всему учебному заведению и подготавливать реестры в банк.

Для расчета стипендий за месяц достаточно создать документ «Начисление зарплаты и взносов». Он автоматически заполнится списком студентов, кому в текущем месяце полагается стипендия, на основании данных из документов «Назначение планового начисления» и «Прекращение планового начисления».

Документ «Начисление зарплаты и взносов» в «1С:ЗКГУ»

Рисунок 12. Документ «Начисление зарплаты и взносов» в «1С:ЗКГУ»

Для подготовки реестров используется документ «Ведомость в банк». Он заполняется автоматически списком студентов и суммами к выплате, рассчитанными в документе «Начисление зарплаты и взносов» за определенный месяц. Сформированную ведомость можно сохранить в файл в формате xml для передачи в банк.

Процесс начисления и расчета стипендий — щепетильный и трудоемкий. Программные продукты «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ» выступают помощниками для заведующих отделений и бухгалтеров по работе со стипендиями. Настроенный автоматический обмен между программами в разы сокращает временные затраты специалистов и избавляет от двойной работы.

Когда у Вас появятся вопросы по работе со стипендиями в «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ», пишите нам на адрес: welcome@ruresh.ru, с удовольствием ответим!


Список нормативных актов:

1.      Федеральный закон от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

2.      Приказ Министерства образовании и науки Российской Федерации от 27.12.2016 г. № 1663 «Об утверждении Порядка назначения государственной академической стипендии и (или) государственной социальной стипендии студентам, обучающимся по очной форме обучения за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, государственной стипендии аспирантам, ординаторам, ассистентам-стажерам, обучающимся по очной форме обучения за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, выплаты стипендий слушателям подготовительных отделений федеральных государственных образовательных организаций высшего образования, обучающимся за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета».

3.      Постановление Правительства РФ от 17 декабря 2016 г. № 1390 «О формировании стипендиального фонда».

поделиться статьей

Авторы статьи

Головлева Е.И.
Головлева Екатерина
Консультант фирмы "Русские Решения"
Телефон:
8 800 551-00-24
Эл.почта:
welcome@ruresh.ru
Специализируется на проектах по внедрению программных продуктов 1С:Колледж, 1С:Университет, 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата в вузах и колледжах, а также для клиентов из различных отраслей бизнеса.

Последние статьи

9 апреля 2020

Как перевести колледж на дистанционное обучение с помощью программ 1С

«1С:Электронное обучение» позволяет автоматизировать дистанционное обучение в короткий срок, при этом любое количество студентов и преподавателей могут подключаться для работы с веб-кабинетом и прохождения, проверки курсов и тестов.

Читать полностью
3 августа 2020

Дистанционная подача заявлений абитуриентами через Личный кабинет ГБПОУ ДЗМ «Медицинский колледж № 2»

В связи с эпидемиологической обстановкой образовательные учреждения столкнулись с необходимостью проведения приемной кампании 2020 года в дистанционном формате. Одним из эффективных решений для ГПОУ ДЗМ «Медицинский колледж № 2» стал прием заявлений через Личный кабинет Абитуриента. Это и будет подробно рассмотрено в данной статье.

Читать полностью
24 апреля 2019

Опыт перехода на электронные журналы в БУ «Урайский политехнический колледж»

В статье рассматривается технология перехода на электронные журналы на базе «1С:Колледж ПРОФ» в Урайском политехническом колледже.

Читать полностью

Внедрение программы «1С:Колледж ПРОФ» в Санкт-Петербургском политехническом колледже городского хозяйства

В ходе доработки конфигурации «1С:Колледж ПРОФ» нами были разработаны 7 отчётов, 2 обработки, 5 печатных форм. В результате был доработан программный продукт «1С:Колледж ПРОФ», который полностью стал отвечать требованиям Технического задания и при этом мог оперативно обновляться. Автоматизировано 6 рабочих мест.

Читать полностью

Автоматизация приемной кампании в СПб ГБПОУ «Колледж Кулинарного Мастерства»

Для Санкт-Петербургского государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Колледж Кулинарного Мастерства» разработан и реализован проект внедрения приемной кампании на базе программного продукта «1С:Колледж» для 3 рабочих мест.

Читать полностью

Внедрение электронных журналов в БУ «Урайский политехнический колледж»

Для бюджетного учреждения профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Урайский политехнический колледж» разработан и реализован проект внедрения электронных журналов на базе программного продукта «1С:Колледж ПРОФ» для 20 рабочих мест.

Читать полностью

Наши вебинары

27 Мая 2020

Вебинар "Как перевести колледж на дистанционное обучение с помощью программ 1С"

22 Мая 2020

Вебинар "Опыт перехода на дистанционное обучение в Урайском политехническом колледже"

26 Мая 2020

Вебинар "Мониторинг Рособнадзора: автоматизация внесения сведений о приеме в ФИС ГИА и Приема"


ГБПОУ ДЗМ «Медицинский колледж № 2»

Администрация и сотрудники ГБПОУ ДЗМ «МК № 2» отмечают профессиональный подход специалистов ЦКО «Русские Решения» в вопросах консультирования сотрудников колледжа на протяжении всего проекта, выполнения необходимых доработок и настроек программного обеспечения.

Читать полностью

БУ «Урайский политехнический колледж»

Специалисты кампании «Русские Решения» проявили профессионализм и доказали свою компетентность при внедрении программных продуктов «1С:Электронное обучение». Программы полностью удовлетворили нашим требованиям и позволили создать единую систему дистанционного обучения для нашего колледжа.

Читать полностью

СПб ГБПОУ «Медицинский колледж №1»

Наш колледж работает в программе 1С Колледж, и все данные необходимо было выгружать из нее. Для выполнения поставленной задачи времени было мало, и мы решили обратиться к компании «Русские Решения», с которой успешно сотрудничаем с 2015 г.

Читать полностью