Содержание:
Для образовательных организаций высшего образования приемная кампания является временем напряженной
работы. В особенности нагрузка увеличилась в последние несколько лет - с началом автоматизации работы приемных
комиссий.
Вузы способны лишь косвенно повлиять на ряд технических и организационных проблем приема. Например, давая обратную
связь во время онлайн-встреч с
представителями разработчика Сервиса приема, Минобрнауки и Минцифры РФ. На решение методических проблем ведения
кампании повлиять еще сложнее. В частности, на некорректный учет
сроков и
контрольных дат приема в суперсервисе, выставление абитуриентами одинаковых приоритетов на разные конкурсные группы
и другое.
В статье приводится план или "дорожная карта", способная помочь в решении части важных организационных задач,
напрямую зависящих от вузов.
Материал подготовлен на основе нашего опыта сопровождения приемных кампаний в системе 1С:Университет и рекомендаций,
которые мы даем нашим клиентам - российским университетам, институтам и академиям.
Рис. Дорожная карта подготовки к приемной кампании в вузе
Шаг 1. Проверка технического оснащения и планирование бюджета
или "Без подготовительного труда не выловишь
и абитуриента для зачисления из пруда"
Цели: 1) обеспечить работоспособность ПО, необходимого в период приемной кампании; 2) избежать нарушения
законодательства в части приема абитуриентов; 3) избежать незапланированного расхода бюджета; 4) заключить
договоры с подрядчиками 1С до повышения цен.
Рекомендуемые сроки: сентябрь-декабрь.
Начинать подготовку к приемной кампании желательно с планирования бюджета на техническое оснащение. Осенью
государственные бюджетные учреждения формируют бюджет хозяйственной деятельности на будущий год. Рекомендуем
включить в статью расходов "Приемная кампания":
- Продление активации возможности обновления конфигурации 1С:Университет ПРОФ (СЛК);
- Продление комплекта поддержки (1С:КП/1С:ИТС) для неограниченного доступа к обновлениям продуктов 1С:Предприятие;
- Продление сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП), необходимой для работы в Сервисе приема;
- Приобретение дополнительных клиентских лицензий на рабочие места 1С:Предприятие (в случае необходимости по
результатам анализа прошедшей приемной кампании);
- Аттестация дополнительных рабочих мест для передачи данных в ресурсы Сервиса приема и ЕПГУ (в случае
необходимости по результатам анализа прошедшей приемной кампании).
Разработчик системы 1С:Университет несколько раз в год выпускает обновления с учетом изменения законодательства в
области образования и правил приема в высшие учебные заведения. Без ИТС и СЛК у вуза или подрядчика по сопровождению
работы в системе 1С:Университет не получится обновить программный продукт до актуальной версии.
Шаг 2. Заполнение сведений о приемной кампании
или "В незаполненных документах по приемной
кампании черти
водятся"
Цели: 1) избежать авралов; 2) предотвратить исправление данных на Госуслугах через служебные записки на имя
учредителей вузов.
Рекомендуемые сроки: декабрь-январь.
С конца года по 20 января вузы самостоятельно утверждают правила приема на обучение. (Сроки могут изменяться со временем. На момент написания статьи действует Приказ Минобранауки России № 1081 "О внесении изменений в Порядок приема на обучение по образовательным программам высшего образования… от 21 августа 2020 г. N 1076"). Правилами приема закрепляется информация о перечне и форме проведения вступительных испытаний, особых правах, индивидуальных достижениях, специальностях, сроках и проходных баллах. Позднее актуализируются места на квотные конкурсы.
Вуз вносит данные из утвержденного документа о правилах приема в информационную систему (в основном, в
1С:Университет ПРОФ). Далее информация передается в ЕПГУ через Сервис приема.
Когда сведения о правилах приема уже размещены на Госуслугах, становится проблематично вносить в них изменения. Для
этого руководству вуза приходится писать служебные записки учредителям организаций – Минобрнауки РФ, Минздраву РФ и
другим.
Заполнение данных о правилах приема в информационную систему вуза и последующая проверка занимает время.
Поэтому
рекомендуем заблаговременно и не торопясь вносить информацию, чтобы не допускать сложно поправимых ошибок. И
если на
ЕПГУ все-таки отравилась информация с ошибкой, останется достаточно времени на исправление.
Шаг 3. Проверка доступа к официальным каналам связи
или "В тесноте информационного поля ССПВО,
да не в черных
списках"
Цели: 1) избежать простоев приемной кампании в суперсервисе "Поступление в вуз онлайн" и обеспечить бесперебойную
работу данного способа приема в вуз; 2) не фигурировать в закрытом чате в списках вузов, которые ведут прием с
перебоями или нарушают правила приема.
Рекомендуемые сроки: январь-февраль. В этот период Минобранауки РФ уже начинает публиковать информацию о
предстоящей приемной кампании.
Минобрнауки России периодически проводит видеоконференции, в рамках которых готовит вузы к предстоящим приемным
кампаниям через суперсервис, консультирует и получает обратную связь.
На таких заседаниях выступают разработчик Сервиса приема и представители органов власти, которые имеют отношение к
функционированию информационных систем, реализующих суперсервис в России: Минобрнауки, Минцифры, Минтруд, Роструд,
Рособрнадзор.
Периодически в повестку таких заседаний включают выступления представителей вузов, у которых выявляются задержки в
рассмотрении заявлений о приеме на обучение и другие проблемы.
Видеоконференции и техническая поддержка приемной кампании через суперсервис курируется Минобранауки РФ в закрытом
Телеграм-чате "Поступление в вуз онлайн". Поэтому крайне важно, чтобы представители приемных комиссий и технические
специалисты вузов состояли в этом информационном ресурсе, проверяли себя в публикуемых списках и сообщениях,
реагировали на них.
Из-за периодического обновления состава приемных комиссий часть сотрудников выпадают из информационного поля,
созданного Минобранауки РФ. Поэтому важно добавлять новых сотрудников команды в данную среду.
Чтобы добавить сотрудников в чаты, необходимо направить на почту supers@minobrnauki.gov.ru с официальной почты вуза
список лиц с ФИО, должностями, номерами телефонов, названием вуза.
Шаг 4. Актуализация печатных форм документов
или "Нет шаблона — так ищи, а нашел — так береги"
Цель: предотвратить авралы в работе приемной комиссии.
Рекомендуемые сроки: февраль-март.
Образовательные организации пользуются шаблонами документов собственных образцов – печатными формами. Для этого
дорабатываются стандартные печатные формы, встроенные в информационную систему.
Рекомендуем заблаговременно проверить актуальность печатных форм заявления абитуриента, договора о платном
обучении, расписки о приеме на обучение, описи и других документов, задействованных в период приемной
кампании.
Если потребуется доработка печатных форм, лучше заранее включить это в план задач для подрядчика. Данная работа
требует предварительной оценки, разработки и тестирования перед началом использования.
Шаг 5. Планирование обновления ИС и ЛК абитуриента
или "Все в свой срок: придет времечко — будет денек
на обновленечко"
Цели: 1) осуществить прием абитуриентов в полном соответствии с правилами приема; 2) избежать простоев и авралов в
работе; 3) сэкономить бюджет.
Рекомендуемые сроки: обсуждение с партнером 1С обновления: март, обновление ИС 1С:Университет –
апрель-май.
Как упоминалось в первом пункте дорожной карты, без обновления информационной системы прием абитуриентов может
проходить не в полном соответствии с правилами приема, которые ежегодно претерпевают изменения на законодательном
уровне.
Разработчик 1С:Университет/ПРОФ следит за выходом спецификаций ЦИТИС и нормативной документацией, выпуская по 3-5
релизов в год.
Поэтому рекомендуем весной обсудить с подрядчиком, сопровождающего работу в 1С:Университет, сроки и лиц,
ответственных за обновление системы. Это необходимо для четкого обозначения исполнителя задачи и
планирования
нагрузки сотрудников вуза и подрядчика.
Образовательная организация может выполнить обновление системы силами сотрудников внутренней IT-службы. Особенно,
если в программный продукт не вносились серьезные доработки. В обратном случае желательно поручить обновление
партнеру 1С. Консультант, зная о доработках, возможностях и особенностях приема вуза, порекомендует варианты
оптимизации временных и финансовых затрат перед обновлением.
К примеру, после изучения содержания нового релиза и обсуждения с клиентом, консультант из компании подрядчика может
рекомендовать пропустить этот релиз и обновить систему при выходе следующего обновления. Так по необходимости
экономятся часы работы специалистов подрядчика.
Если прием абитуриентов происходит, в том числе через личный кабинет на сайте вуза, его тоже стоит обновить перед
началом приемной кампании. Релиз на обновление идет в паре с релизом 1С:Университет. Лучше заранее обсудить детали
и запланировать время подрядчика на обновление и доработки личного кабинета.
Шаг 6. Настройка шаблона конкурсных списков поступающих
или "Семь раз проверь, один раз выгрузи"
Цель: предотвратить авралы в работе приемной комиссии.
Рекомендуемый срок: апрель.
На основании Постановления Правительства РФ от 26 января 2023 № 89 "О функционировании суперсервиса "Поступление в
вуз онлайн"…" вузы обеспечивают публикацию конкурсных списков поступающих на портале ЕПГУ и официальном сайте
образовательной организации."
Список публикуют в конце июля в табличной форме, которая содержит столбцы с информацией по абитуриентам, участвующим
в конкурсе.
Основная информация конкурсного списка содержит:
- номера СНИЛС абитуриентов;
- данные об участии в олимпиадах;
- индивидуальные достижения;
- сумма конкурсных баллов;
- сумма баллов по предметам;
- баллы по предметам;
- информация о преимущественном праве;
- наличию оригиналов документов;
- информация о приоритетности к зачислению.
У вузов шаблон конкурсного списка и способ размещения могут различаться. Например, в таблицу добавляют столбцы.
Список публикуется в виде pdf-файлов или же в виде встроенной на сайте таблицы с фильтром.
Настроить таблицу с привлечением подрядчика по сопровождению приемной кампании или силами сотрудников вуза,
согласовать и утвердить шаблон лучше до регламентных дат публикации конкурсных списков.
Шаг 7. Обновление ИС 1С:Университет и ЛК абитуриента
или "Рано пташечка-разработчик с новым релизом запела —
как бы
кошечка доработанных конфигураций не съела"
Цель: осуществить прием абитуриентов в соответствии с актуальным законодательством.
Рекомендуемые сроки: апрель-май.
Перед началом приемной кампании желательно работать в свежей версии программного продукта информационной системы, в
которой учтены все изменения законодательных актов об образовании. В этот период рекомендуем выполнить обновление,
подробности которого обсуждались на четвёртом шаге.
Шаг 8. Обучение сотрудников
или "Человек без друзей, что университет без приемной кампании"
Цели: 1) снизить текучесть кадров; 2) снизить вероятность непредвиденных ошибок в период приемной кампании.
Рекомендуемые сроки: апрель-начало июня после обновления 1С:Университет/ПРОФ, Личного кабинета
абитуриента и шаблонов печатных форм.
Ежегодное обновление или даже смена состава членов приемной комиссии – распространенная ситуация. Новые сотрудники не
успевают научиться работе в подсистеме "Приемная кампания" 1С:Университета, Сервисе Приема, ФИС ГИА и приема. Это
приводит к переработкам, выгоранию и дальнейшему уходу сотрудников.
В качестве способа минимизации подобных последствий и формирования сильной сплоченной приемной комиссии рекомендуем предварительно обучать новых сотрудников и освежать
знания постоянных членов команды. Для этого готовится тестовая база информационной системы, где обучаются и отрабатывают навыки. Занятия проводят как силами опытных сотрудников вуза, так и подрядчиком.
Рекомендуемый период начала обучения обусловлен тем, что в апреле в системе выполняется ряд настроек, поэтому целесообразно параллельно научить им новых сотрудников.
Заключение
Дорожная карта подготовки к приемной кампании – инструмент, применение которого, по нашему опыту, помогает вузам
снизить до минимума вероятность форс-мажорных ситуаций и негативных последствий в виде выгорания сотрудников,
последующего увольнения, а также непредвиденных расходов организации. Лейтмотив рекомендаций – планомерно
выполнять небольшие и неочевидные на первый взгляд шаги, ускользающие в основном потоке задач подготовки к приемной
кампании.
Для запроса коммерческого предложения на сопровождение Вашего вуза во время приемной кампании в системе
1С:Университет свяжитесь с нами по номеру 8-800-551-00-24 или
заполните
форму.
