В статье описывается состав подсистемы «Образовательные услуги» в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного
учреждения, ред. 2.0». Показаны начальные настройки программы, справочники и документы, определяющие порядок учета и
расчетов по образовательным услугам с учащимися. В заключении представлены отчеты, с помощью которых можно собрать
всю информацию по расчетам с учащимися в разрезе контрагентов, договоров, первичных документов — в сводном или
подробном виде.
Содержание
Настройки программы
Учет расчетов по образовательным услугам
Данная настройка влияет на возможность ведения учета расчетов по образовательным услугам. После установки флажка в
подсистеме «Платное обучение» становятся доступными справочники и документы по учету образовательных услуг.
Рис. 1. Включение функционала
Рис. 2. Подсистема «Платное обучение»
На схеме ниже (рис. 3)
В состав подсистемы «Образовательные услуги входят три раздела - основные справочники, документы и отчеты.
Рис. 3. Состав подсистемы «Образовательные услуги»
Справочники
Учащиеся
Справочник предназначен для ведения списка учащихся образовательного учреждения.
Рис. 4. Карточка учащегося
Группы учащихся
Справочник предназначен для ведения списка групп учащихся на Факультете.
Рис. 5. Карточка группы
Курсы обучения
Справочник используется для ввода информации о курсах обучения — Первый, Второй, Третий и т.д.
Рис. 6. Карточка курса
Контрагенты
Справочник предназначен для хранения информации об организациях (предприятиях, учреждениях, предпринимателях без
образования юридического лица, физических лицах), участвующих в финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Справочник используется при ведении аналитического учета расчетов с учащимися. Каждой карточке Учащегося
соответствует карточка Контрагента. Некоторые реквизиты (личные данные, информация о гражданстве, документ,
удостоверяющий личность, и т.д.) являются общими для карточек Учащегося и Контрагента, и изменение любого из
реквизитов в одной карточке автоматически приводит к изменениям в другой.
Рис. 7. Карточка контрагента
Договоры
Справочник используется для аналитического учета в разрезе оснований расчетов.
Рис. 8. Карточка договора
В результате создания новой карточки Учащегося в программе будут выполнены следующие действия:
- будет записана карточка Учащегося;
- будет создана, записана и доступна карточка Контрагента, соответствующая карточке Учащегося (если Контрагент
не был создан ранее);
- станут доступны для заполнения реквизиты группы Сведения о плательщике за услуги образования.
По умолчанию предполагается, что плательщиком за услуги образования, полученные учащимся, является сам учащийся.
В группе Сведения о плательщике за услуги образования в реквизите Контрагент будет автоматически указан
учащийся. Если плательщиком за услуги образования является иное физическое или юридическое лицо, то его
необходимо указать.
Для создания договора с плательщиком используется ссылка «Создать договор обучения».
Рис. 9. Карточка учащегося
Ставки оплаты
Справочник предназначен для ведения списка ставок для оплаты образовательных услуг, а также услуг других видов,
оказываемых организацией на периодической основе.
Ставка оплаты представляет собой тариф или правило, по которому будет рассчитываться сумма начисления.
Рис. 10. Карточка ставки оплаты
Льготы учащихся и воспитанников
Справочник предназначен для ведения списка льгот, которые устанавливаются для льготных категорий граждан. Льгота
учащегося (скидка по оплате) указывается в процентах.
Рис. 11. Карточка льготы
Виды начислений учащимся за прочие услуги
Справочник предназначен для ведения списка услуг учащимся, предоставляемых учреждением.
Рис. 12. Карточка вид начисления
Специальности (образование)
Справочник предназначен для ведения списка специальностей учреждения.
Направления и специальности
(образование)
Справочник является классификатором направлений и специальностей.
Квалификации направления/специальностей
Справочник предназначен для определения квалификации по направлению или специальности.
Рис. 13. Связь справочника «Специальность» со справочниками «Направления и специальности (образование)» и
«Квалификации направлений/специальностей»
Состояния учащихся
Справочник предназначен для хранения информации о возможных состояниях учащихся, а также для установления связи
между состоянием и необходимостью выполнять начисление оплаты.
Рис. 14. Карточка состояния
Для регистрации событий, например, зачисления учащихся, перевода их на следующий курс или в другую группу, для
назначения льготы по оплате и т.д. образовательное учреждение использует приказы различного вида. Состав
информации в каждом приказе определяется его видом. Каждый вид приказа в программе состоит из определенного
набора полей, отражающих его суть.
Виды приказов (образование)
Справочник предназначен для создания и хранения списка видов приказов, а также добавления и настройки полей для
ввода информации в приказе каждого вида.
Рис. 15. Карточка вида приказа
Документы
Приказ (образование)
Подсистема «Образовательные услуги» содержит шесть видов документов. Далее кратко приводится назначение каждого
документа и особенности их заполнения.
Документ используется для изменения состояния учащихся (зачислен, переведен на другой факультет, в академическом
отпуске и т.д.), а также для назначения и изменения ставки оплаты, льготы и т.д. Действие, выполняемое приказом,
определяется реквизитом Вид приказа.
Рис. 16. Документ «Приказ (образование)»
Плановые поступления оплаты (образование)
Документ предназначен для ввода данных об ожидаемых в определенном периоде на заданную дату поступлениях сумм
оплаты за образовательные услуги. Источником данных для документа являются документы «Приказ (образование)».
Ввод плановых поступлений позволит в дальнейшем проанализировать соответствие сумм плановых и фактических
поступлений за указанный период времени.
Рис. 17. Документ «Плановые поступления оплаты (образование)»
Табель учета посещаемости учащихся
Документ предназначен для учета непосещений студентов в течение месяца.
Табель необходимо вести, если у учащихся оплата за обучение не фиксирована, а зависит от их фактического
количества посещений за месяц. В табеле отмечаются дни непосещений и оплачиваются они или нет. Если пропущенные
дни учащийся не должен оплачивать, тогда при заполнении документа «Начисление за услуги образования» сумма к
оплате будет скорректирована в соответствии с табелем.
Если у учащихся оплата за обучение фиксирована и не зависит от фактического количества посещений за месяц, тогда
табель вести необязательно.
Рис. 18. Документ «Табель учета посещаемости учащихся»
Начисление за услуги образования
Документ предназначен для начисления плательщикам сумм за образовательные услуги, которые образовательное
учреждение оказывает учащимся, а также для отражения данных сумм в учете.
Рис. 19. Документ «Начисление за услуги образования»
Начисление учащимся за прочие услуги
Документ предназначен для начисления плательщикам сумм за прочие, не касающиеся образования, услуги, которые
образовательное учреждение оказывает учащимся, а также для отражения данных сумм в учете. Список услуг задается
в справочнике «Виды начислений учащимся за прочие услуги».
Рис. 20. Документ «Начисление учащимся за прочие услуги»
Распределение оплаты (образование)
По одному договору одной суммой могут быть оплачены образовательные услуги, оказанные нескольким учащимся. В
этом случае поступившую оплату необходимо разделить на части и соотнести с конкретными учащимися.
Документ «Распределение оплаты (образование)» предназначен для равномерного распределения по учащимся оплаты за
образовательные услуги, поступившей от контрагентов.
Рис. 21. Документ «Распределение оплаты (образование)»
Отчеты
Подсистема «Образовательные услуги» в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» содержит семь
видов отчета. Расстроим каждый из них подробнее.
Сведения о плательщиках по услугам образования
Отчет предназначен для вывода актуальной информации по плательщикам за услуги образования на текущую или на
указанную дату.
В программе предусмотрены два варианта отчета:
Плательщик по учащемуся;
Учащиеся по плательщику.
Рис. 22. Отчет «Плательщик по учащемуся»
Рис. 23. Быстрый переход между вариантами отчета
Отчет по кадровым данным учащихся
Отчет предназначен для вывода сведений о кадровых данных учащихся на дату.
Рис. 24. Отчет по кадровым данным учащихся
Табель учета посещаемости учащихся
Отчет формируется на основании документа «Табель учета посещаемости учащихся».
Рис. 25. Отчет «Табель учета посещаемости учащихся»
Анализ начислений (образование)
Отчет предназначен для анализа и проверки правильности начислений за образовательные услуги. Отчет формируется
на основании данных о Плановых и Фактических начислениях.
Под Плановыми начислениями в данном случае понимаются суммы, которые необходимо начислить плательщикам согласно
документам вида Приказ (образование), предусматривающим оплату за услуги. Под Фактическими начислениями
понимаются суммы начисления, которые уже начислены документами вида Начисление за услуги образования.
Данные в отчете разбиты по периодам начислений – по месяцам.
Рис. 26. Отчет «Анализ начислений (образование)»
Ведомость по расчетам (образование)
Отчет предназначен для получения информации по расчетам с учащимися — о выполненных начислениях и полученной
оплате.
В программе предусмотрены два варианта отчета — Сводный и Подробный.
В составе Сводного отчета список учащихся с данными о начислениях, полученной оплате, а также о суммах
начального и конечного остатка.
Рис. 27. Отчет «Ведомость по расчетам за образование (сводная)»
В подробном отчете в список учащихся с данными о начислениях и оплате дополнительно выводится информация
о договорах на получение образовательных услуг и валюте взаиморасчетов по каждому договору. При установленном
флаге «Выводить первичные документы» предоставляется информация о первичных документах.
Рис. 28. Отчет «Ведомость по расчетам за образование (подробная)»
Ведомость по плательщикам за услуги образования
Отчет предназначен для вывода сведений о плательщиках за услуги образования с указанием периода действия данных
сведений.
Рис. 29. Отчет «Ведомость по плательщикам за услуги образования»
Задолженность по плановой оплате
Последний отчет подсистемы «Образовательные услуги» - «Задолженность по плановой оплате». Он предназначен для
контроля поступления оплаты по графику, заданному документом «Плановые поступления оплаты (образование)». Анализ
данного отчета позволяет проконтролировать сумму поступивших денежных средств, ожидаемую дату оплаты, а также
оплачиваемый период и т.д.
Рис. 30. Отчет «Задолженность по плановой оплате»
