Использование реестра договоров для эффективной работы с документами в 1С:Университет ПРОФ

Содержание

1. Обзор раздела "Реестр договоров (СКД)"
2. Фильтрация договоров
3. Примеры фильтрации договоров
4. Присоединение и просмотр файлов
5. Удаление файлов

Обзор раздела "Реестр договоров (СКД)"

"Реестр договоров" в 1С:Университет ПРОФ – это система компоновки данных, позволяющая создавать отчёты и обрабатывать сведения договоров на оказание образовательных услуг. В данном материале мы поделимся возможностями данной доработки 1С:Университет ПРОФ, использование которой помогло нашему клиенту сделать работу с договорами удобнее и быстрее для его сотрудников.

"Реестр договоров (СКД)" расположен в разделе "Финансы".

Рис.1. Реестр договоров (СКД - система компоновки данных) в разделе "Отчеты" 1С:Университет ПРОФ

Начальное окно "Реестра договоров"

Рис.2. Параметры отбора в отчете "Реестра договоров"

При нажатии на кнопку "Сформировать" в окне появятся все ранее созданные договоры со списками созданных к ним дополнительных соглашений и приказов.

Рис.3. Сформированный отчет с отображением списка договоров в "Реестре договоров"

Рис.4. Сформированный отчет с отображением списка дополнительных соглашений в "Реестре договоров"

Рис.5. Сформированный отчет с отображением списка приказов о движении контингента в "Реестре договоров"

С помощью двойного клика левой кнопки мышки по соответствующей ячейке из реестра можно просматривать и редактировать следующие формы:

• Договор на оказание образовательных услуг:

Рис.6. Окно с полями договора на оказание образовательных услуг, открытое через "Реестр договоров"

• Дополнительные соглашения:

Рис.7. Окно с полями дополнительного соглашения, открытое через "Реестр договоров"

• Приказы:

Рис.8. Окно с полями приказа, открытое через "Реестр договоров"

• Физические лица:

Рис.9. Окно с данными физического лица, открытое через "Реестр договоров"

Фильтрация договоров

Список договоров можно отсортировать по одиннадцати характеристикам.

Характеристики договора:

• Период;
• Договор;
• Заказчик;
• Обучающийся;
• Учебная группа;
• Стоимость обучения;
• Вид приказа.

Характеристики дополнительных соглашений:

• Стоимость обучения (доп.);
• Виды доп. соглашений;
• Начало периода (доп.);
• Конец периода (доп.).

Каждой характеристике можно поставить один из десяти параметров:

• Равно;
• Не равно;
• В списке;
• В группе из списка;
• В группе;
• Не в списке;
• Не в группе из списка;
• Не в группе;
• Заполнено;
• Не заполнено.

Рис.10. Параметры отбора по характеристикам

Примеры фильтрации

Фильтрация по "Заказчик"/"Обучающийся".

В выпадающем списке следует выбрать вид сравнения.

Рис.11. Фильтрация по характеристике "Заказчик"/"Обучающийся": отбор обучающегося по параметру "В списке"

Далее следует выбрать конкретного студента или студентов, например, с помощью кнопки "Подбор".

Рис.12. Подбор студента из списка (шаг 1)

Рис.13. Подбор студента из списка (шаг 2)

Рис.14. Подбор студента из списка (шаг 3)

Далее следует заново сформировать отчет.

Рис.15. Сформированный отчет по отобранному студенту

Фильтрация по периоду создания договора

Поле "Период" соответствует периоду создания договоров.

Рис.16. Фильтрация по периоду создания договора

Для данного поля есть два варианта заполнения:

• Произвольный период. Даты промежутка времени вводятся вручную:

Рис.17. Отбор по параметру "Период" с вводом дат вручную

• Стандартный период. Стандартный период – это автоматически сформированный промежуток времени в зависимости от выбора периода.

Для перехода с произвольного периода следует нажать на ссылку "Показать стандартные периоды" внизу окна с выбором периода.

Рис.18. Отбор по параметру "Период" с настройкой стандартного периода

В результате окно с выбором периода изменится следующим образом:

• Автоматически будет выбран период текущая дата;
• Наименование ссылки "Показать стандартный период" изменится на "Показать произвольный период", при нажатии на которую будет возврат в состояние выбора произвольного периода;
• Справа появится столбец со следующими кнопками:
  • День;
  • Неделя;
  • Декада;
  • Месяц;
  • Квартал;
  • Полугодие;
  • Год;
  • Прочее.

Рис.19. Отбор по параметру "Период" с перечнем стандартных периодов

В случае необходимости даты можно изменить.

Фильтрация по периоду создания дополнительных соглашений

Для фильтрации по периоду создания дополнительных соглашений предусмотрены отдельные поля.

Дополнительные соглашения, созданные в указанный период, выводятся независимо от даты создания договора.

Рис.20. Фильтрация по периоду создания дополнительных соглашений с подбором необходимых параметров

Фильтрация по периоду для договора и периоду для дополнительных соглашений

Условия отбора могут накладываться друг на друга. При этом чем больше задано условий, тем меньше данных будет выводиться.

Рис.21. Фильтрация по периоду для договора и периоду для дополнительных соглашений

Фильтрация по виду сравнения "В группе из списка"

Например, для поля "Учебная группа" выбрать значение "В группе из списка":

Рис.22. Настройка фильтрации по виду сравнения "В группе из списка"(шаг 1)

В появившейся строке выбора нажать кнопку "Выбрать":

Рис.23. Настройка фильтрации по виду сравнения "В группе из списка"(шаг 2)

В открывшемся окне "Список значений" нажать кнопку подбор:

Рис.24. Настройка фильтрации по виду сравнения "В группе из списка"(шаг 3)

Найти в списке нужный элемент и нажать на него. Пусть это будет группа 601/2:

Рис.25. Настройка фильтрации по виду сравнения "В группе из списка"(шаг 4)

Выбранная группа отобразится в окне "Список значений". После этого необходимо закрыть окно "Учебные группы" и нажать "ОК" в "Списке значений".

В результате в "Реестре договоров" выбранные поля будут выглядеть следующим образом:

Рис.26. Настройка фильтрации по виду сравнения "В группе из списка"(шаг 5)

После проверки правильности внесенных значений следует нажать на кнопку "Сформировать".

Рис.27. Сформированный результат с дополнительным соглашением

Примечание

При выборе вида сравнения может изменяться форма отчета. Например, при выборе значения "Равно" к любому из полей возможность выбрать другой вариант сортировки может стать невидимым.

В таком случае для использования других видов сравнения можно воспользоваться кнопкой "Настройки".

Рис.28. Настройка видов сравнения (шаг 1)

В открывшемся окне можно поменять вид сравнения. Далее следует нажать на кнопку "Завершить редактирование".

Рис.29. Настройка видов сравнения (шаг 2)

В результате условия отбора будут изменены. Необходимо будет заново сформировать отчет.

Рис.30. Результат настройки вида сравнения для параметра "Виды доп. соглашений"

Присоединение и просмотр файлов

Для присоединения файла к договору необходимо нажать на плюсик рядом с договором. Далее следует нажать на кнопку с плюсиком в столбце "Скан":

Рис.31. Добавление сканированного файла к договору в "Реестре договоров" (шаг 1)

В открывшемся окне "Присоединенные файлы" нажать кнопку "Добавить".

Рис.32. Добавление сканированного файла к договору в "Реестре договоров" (шаг 2)

Появляется строка для выбора файла.

Рис.33. Добавление сканированного файла к договору в "Реестре договоров" (шаг 3)

Нажать на стрелку в конце ячейки "Файл". Выбрать команду "Показать все".

Рис.34. Добавление сканированного файла к договору в "Реестре договоров" (шаг 4)

В открывшемся окне выбрать нужную папку, например, "Прочие файлы". Выбрать нужный файл.

Рис.35. Добавление сканированного файла к договору в "Реестре договоров" (шаг 5)

Рис.36. Добавление сканированного файла к договору в "Реестре договоров" (шаг 6)

Нажать "Записать и закрыть".

В результате будет осуществлен возврат в окно "Реестр договоров". Однако добавленный файл не отобразится.

Рис.37. Добавление сканированного файла к договору в "Реестре договоров" (шаг 7)

Для его появления необходимо нажать кнопку "Сформировать". В результате над наименованием дополнительного соглашения о смене ФИО появилась строка с названием файла.

Рис.38. Отображение прикрепленного сканированного файла договора

Для просмотра файла необходимо два раза кликнуть по строчке с его названием.

Рис.39. Открытие прикрепленного сканированного файла договора

Примечание

Если нужный файл отсутствует, то для его создания необходимо сделать следующее:

• В окне "Выбор файла" выбрать нужную папку;
• Нажать кнопку "Добавить файл";

• Выбрать пункт "Файл с диска" и нажать "Добавить";

• Откроется окно "Проводник", где необходимо найти нужный файл;

• После выбора файл добавляется в список присоединенных файлов дополнительного соглашения;
• Нажать кнопку "Записать и закрыть".

Удаление файлов

Удалить файл из договора/доп. соглашения можно следующим образом:

• Нажать на плюсик в столбце "Скан" нужного договора;

Рис.40. Выбор файла для удаления из "Реестра договоров"

• В открывшемся окне "Присоединенные файлы" выбрать нужный файл;
• Нажать кнопку "Ещё" над табличной частью со списком файлов;
• Выбрать пункт "Удалить".

Рис.41. Удаление файла договора из реестра

Аналогично происходит добавление файла к дополнительному соглашению. Но для этого необходимо раскрыть необходимое дополнительное соглашение.

Рис.42. Добавление файла дополнительного соглашения

Примечание

Чтобы удалить сам файл, можно открыть карточку файла.

Рис.43. Открытие карточки файла дополнительного соглашения для его удаления

В открывшемся окне нажать на кнопку "Еще" -> "Пометить на удаление".

Рис.44. Удаление файла из "Реестра договоров"