Telegram-бот как шаг к цифровой зрелости колледжей и техникумов

Содержание

1. Телеграм - современный канал коммуникации образовательных организаций
2. Взаимодействие Телеграм с 1С:Колледж
3. Возможности Телеграм-бота
4. Резюме

Телеграм - современный канал коммуникации образовательных организаций

Стратегия цифровой трансформации, разработанная Министерством образования и науки России по Указу президента от 21.07. 2020 года № 474, продолжает постепенно внедряется в образовательные организации страны.

Комплексное преобразование деятельности участников отрасли, описанное в Стратегии, подразумевает переход к новым процессам и каналам коммуникации, которые базируются на современных способах управления данными с использованием цифровых технологий. На развитие современных процессов управления административно-хозяйственной деятельности указывает то количество колледжей, техникумов, вузов, которые внедрили за последние годы информационные системы 1С:Колледж, 1С:Университет, 1С:Автоматизированное составление расписания.

К созданию новых каналов коммуникации в организациях СПО смело можно отнести уже начавшийся процесс использования ЕПГУ в качестве способа приема заявлений от поступающих, а также интеграцию информационных систем с мессенджерами через API.

Помимо задач стратегического развития отрасли каждая группа участников образовательного процесса сталкивается с другими вызовами. Для директоров колледжей и техникумов – это обострение конкурентной борьбы между образовательными организациями за контингент вследствие "демографической ямы" и неэффективность работы административного персонала.

Административный аппарат, в свою очередь, перегружен множеством обязанностей по обеспечению бесперебойной работы колледжа. Педагоги организаций среднего профессионального образования в качестве сложностей упоминают большое количество бумажной работы и устаревшие программные продукты. Относительно материально-технического обеспечения с преподавателями солидарны студенты: используя устаревшее оборудование и программы невозможно получить актуальные знания.

В статье мы расскажем, как с помощью чат-бота Telegram решаются многие задачи административного и учебного процессов колледжа. 

Взаимодействие Телеграм с 1С:Колледж

Telegram-бот колледжа - это специальный отдельный аккаунт в мессенджере Telegram. Его основная задача - оптимизировать и ускорить взаимодействие между людьми. Бот подключается к серверу колледжа, где обрабатываются вводимые данные и запросы от пользователей.

Сервер Telegram обрабатывает всё шифрование и обмен данными с помощью Telegram API. Разработчик бота взаимодействуют с этим сервером через простой HTTPS-интерфейс с помощью упрощенной версии Telegram API, известной как Bot API.

Процесс создания чат-бота начинается с определения целей и задач, которые колледж планирует решить с помощью бота. Исходя из них, в специальные модули с системами интеграций, расположенные в расширении конфигурации базы 1С:Колледж, и Telegram задаются нужные правила и инструкции в виде программного кода. Далее создается и настраивается бот, в том числе путь обмена данными между серверами Telegram и 1С:Колледж.

Сохранность данных, передаваемых в 1С:Колледж и обратно, поддерживается ограничениями на доступ к самому чат-боту и технологиями шифрования, которые уже встроены в мессенджер. Авторизоваться в чат-боте могут только студенты и сотрудники с заполненными профилями в системе 1С:Колледж.

Возможности Телеграм-бота

Телеграм-бот для администрации и сотрудников

Директору колледжа со смартфона или с десктопной версии мессенджера в любое время доступна информация из 1С:Колледж о контингенте, академической задолженности студентов, об итогах приемной кампании.

Секретарь учебной части может вести переписку со студентами о той информации, которую они не нашли на сайте колледжа, стендах или в разделе общей информации Телеграм-бота; отправлять заказанные справки для налоговых вычетов и военкомата, счета на оплату обучения. Также можно настроить автоматические уведомления.

Заведующий по учебно-воспитательной работе может делать рассылку старостам и другим студентам колледжа. Методист - рассылать преподавателям документы для подготовки учебных планов.

Отправка счетов на оплату договоров

Автоматическое оповещение об оплате

Автоматическое оповещение о получении оценки

Оповещения от библиотеки

Оповещение студентов, старост групп

Оповещение преподавателей

Телеграм-бот для преподавателей

Для научно-преподавательского состава колледжа или техникума будет актуально получение сведений об учебной нагрузке и ее выполнении, расписание занятий.

Сведения об учебной нагрузке

Расписание занятий

Телеграм-бот для студентов

• правила и документы образовательной организации, нормативно-правовая информация РФ;
• расписание занятий;
• просмотр электронного дневника;
• заказ справок;
• заказ счета на оплату образования;
• сведения о семестрах (сроки сессий, курсовых работ, практик);
• информация о задолженности.

Общая справочная информация

Резюме

Подключение Телеграм к информационной системе колледжей и техникумов в качестве нового канала коммуникации позволяет не только следовать национальной стратегии цифровой трансформации, но и действительно решает насущные ежедневные задачи учебного процесса.

С каждым годом на конференциях для представителей образования появляется все больше докладов об успешной интеграции программных продуктов с Telegram. Бесплатность использования мессенджера, открытый API, популярность среди населения страны и удобство в использовании способствует росту интереса к возможностям мессенджера.

Основываясь на опыте использования Телеграм-бота нашими клиентами и обратной связи, полученной от них, отметим, что студенты, в чью жизнь давно вошли социальные сети и мессенджеры, ценят такой современный подход к организации обучения. Наличие бота позитивно сказывается на имидже колледжа. Преподаватели и обучающиеся получают оперативный доступ к расписанию занятий, больше не ищут сфотографированный скриншот или распечатку расписания в телефоне. Административный персонал оперативно предоставляет студентам справочную информацию в автоматическом или полуавтоматическом режимах. Быстрая отправка платежных документов способствует сокращению задолженности.

Более того, использование Телеграм-бота безопасно и не требует продления лицензий и подписок. Достаточно грамотной интеграции, после которой остается научить сотрудников использовать инструмент в работе и информировать абитуриентов и студентов о возможностях бота.

Центр компетенции по образованию "Русские Решения" имеет успешный опыт создания Telegram-ботов и настройки с программой 1С:Колледж. Для консультации по данному вопросу оставьте запрос
или позвоните 8-800-551-00-24.