Автоматизация учета общежитий в 1С:Колледж ПРОФ

Содержание

1. Введение
2. Учет жилого фонда
3. Управление проживанием
4. Учет расчетов за проживание
5. Заключение

Введение

Помимо организации учета учебного процесса в колледже немаловажно поддерживать порядок в работе общежития. Для этого в программном продукте 1С:Колледж ПРОФ существует отдельная подсистема (модуль) "Общежитие", в которой реализованы следующие возможности:

• учет жилого фонда (корпусов и комнат, ввод и вывод помещений из эксплуатации);
• управление проживанием (карточки жильцов, приказы о заселении и выселении из общежития);
• учет расчетов за проживание (договоры с проживающими, установка цен на услуги, начисление за услуги общежития);
• резервирование комнат.

Данный функционал доступен именно в версии 1С:Колледж ПРОФ. В поставке 1С:Колледж данного раздела нет.

Учет жилого фонда

Учет жилого фонда в программе начинается с ввода сведений о корпусах и комнатах. Для этого доступны одноименные справочники. У корпуса указывается название, сведения о его местоположении, контактный телефон. Ввод адреса доступен по адресному классификатору и через ввод индекса (рис. 1).

Рис. 1. Заполнение карточки общежития (корпуса) в подсистеме "Общежитие" программы 1С:Колледж ПРОФ

Комнаты в 1С:Колледж ПРОФ привязываются к общежитиям (корпусам). В карточке комнаты можно указать:

• название;
• разновидность комнаты;
• количество мест;
• площадь;
• разделение по полу проживающих (мужские/женские), рис. 2.

Рис. 2. Карточка комнаты в подсистеме "Общежитие" 1С:Колледж ПРОФ

Примечание! Программа позволяет вести произвольный классификатор разновидностей комнат, например, указывать в классификаторе количество мест, стоимость комнат или другие отличительные признаки, которые потом можно анализировать в отчетах.

В общежитиях постоянно происходят изменения. Комнаты вводятся в эксплуатацию, закрываются на ремонт. Движение жилого фонда можно отражать в программе с помощью документов "Ввод в эксплуатацию" (рис. 3) и "Вывод из эксплуатации".

Рис. 3. Ввод в эксплуатацию комнаты общежития в 1С:Колледж ПРОФ

В этих документах указывается общежитие, причина ввода/вывода из эксплуатации, а также перечень комнат, по которым идет движение. Документ "Ввод в эксплуатацию" позволяет указать количество мест, которое мы вводим в эксплуатацию. Например, в комнате номинально может быть три места, однако из-за ремонта или других обстоятельств доступно одно. Указав данную информацию при вводе в эксплуатацию, мы даем понять программе, сколько фактически мест в наличии. Данные будут учтены при подборе комнат во время заселения.

В подсистеме доступна возможность анализировать состояние жилищного фонда через встроенную отчетность, которая доступна в разделе "Общежития" - "Отчеты по общежитию". Отчеты позволяют формировать сводные таблицы, в которых отображается количество введенных в эксплуатацию мест и комнаты, которые по тем или иным причинам выведены из эксплуатации.

Управление проживанием

В рамках рассматриваемого модуля программа 1С:Колледж ПРОФ предоставляет возможность:

• ведения каталога категорий жильцов;
• заполнения карточек жильцов;
• фиксации информации о заселении и выселении из общежития.

Примечание! Каталог категорий жильцов можно вести в свободной форме, например, вводить отдельную категорию для иностранных студентов (рис. 4).

Рис. 4. Карточка категорий жильцов

В карточке жильца указывается информация о физическом лице, категория жильца, его контактные данные (рис. 5). Программа позволяет указывать в списке жильцов не только студентов, но и сотрудников, и, например, слушателей курсов дополнительного образования.

Рис. 5. Карточка жильца комнаты

Если необходимо учитывать оплату за услуги общежития, с жильцами заключаются договоры. Для этого в программе используется одноименный справочник (рис. 6).

Рис. 6. Карточка договора

В договоре указываются реквизиты жильца, срок действия договора, сведения о жильце и Заказчике (для несовершеннолетних студентов). Кроме того, из справочника можно распечатывать документы "Договор на оказание дополнительных услуг", "Договор найма" и другие (рис. 7).

Рис. 7. Перечень документов для печати

Работа с заселением ведется в документах "Заселение в комнаты" и "Выселение из комнат". Они отражают факт движения жильцов в общежитии. В документе "Заселение в комнату" указывается общежитие, номер комнаты и жилец, которому оформляется заселение (рис. 8).

Рис. 8. Проведение документа "Заселение в комнату"

Если жилец является студентом колледжа, система отображает информацию о группе, в которой он учится, а также ФИО куратора группы. Помимо этого, при наличии в документе указывается договор на проживание в общежитии (в программе он называется "Договор найма").

Программа позволяет указывать срок проживания в комнате двумя способами: по сроку действия договора, либо произвольный период.

На вкладке «Доп. услуги» есть возможность указать состав и стоимость дополнительных услуг (рис. 9).

Рис. 9. Вкладка дополнительных услуг для жильца общежития

В таблице указывается номенклатура услуги, количество услуг, стоимость за единицу и итоговая стоимость, которую рассчитывает программа. В последствии данная информация используется при формировании начислений за услуги общежития.

Документ "Заселение в комнату" позволяет выводить на печать большое количество форм, таких как "Договор найма", "Договор на оказание дополнительных услуг", "Заявление", "Форма 1-ПРИБ" и т.д (рис. 10).

Документ "Выселение из комнаты" предназначен для отображения факта выселения жильца из комнаты. В документе указывается комната, жилец и договор при наличии (рис. 11).

Рис. 11. Карточка документа "Выселение из комнаты"

В подсистеме "Общежитие" программы 1С:Колледж ПРОФ реализован учет приказов общежития, а именно "Приказ о заселении" и "Приказ о выселении" (рис. 12). Данные документы предназначены для работы со студентами и имеют ряд удобных функций, например, автоматическое заполнение договора на основе сведений о зачисленных студентах, у которых в анкете абитуриента указана потребность в общежитии.

Рис. 12. Карточка приказа на заселение студентов в общежитие

У приказов есть встроенные автоматизированные печатные формы. Можно вывести готовый приказ, распоряжение на заселение, заявление на подпись (рис. 13).

Рис. 13. Печатная форма приказа на заселение

Подсистема "Общежитие" также содержит отчеты, которые позволяют анализировать движения проживающих, занятость комнат и прочее. На рисунке 14, к примеру, представлен отчет, позволяющий отслеживать занятость комнат в динамике.

Рис. 14. Отчет о занятости комнат в общежитии

Учет расчетов за проживание

Данный раздел содержит функционал управления ценами за услуги общежития и позволяет вести учет взаиморасчетов с жильцами.

Ввести каталог услуг можно с помощью справочника "Номенклатура" (рис. 15). Услугам присваивается название и при необходимости вид номенклатуры. Например, "Дополнительные услуги".

Рис. 15. Ввод данных номенклатуры услуг

Стоимость услуг добавляется в документе "Установка цен". В нем указывают цены как за проживание, так и за произвольные дополнительные услуги. В документе обязательно фиксируется дата, начиная с которой новые цены вступают в силу (рис. 16). Это позволяет системе хранить и в дальнейшем анализировать динамику цен на услуги.

Рис. 16. Установка цен на проживание в подсистеме "Общежитие" 1С:Колледж ПРОФ

Учет взаиморасчетов с проживающими в общежитиях ведется с помощью документов "Начисление за услуги" и "Поступление оплаты". Документ "Начисление за услуги" может быть автоматически заполняться списком жильцов, которые на дату документа пользуются услугами общежития (рис. 17).

В документе автоматически суммируются услуги по всем договорам жильца. Также сразу отсюда можно распечатать квитанции на оплату.

Рис. 17. Документ начисления стоимости проживания для жильцов

Заключение

Подсистема "Общежитие" в 1С:Колледж ПРОФ позволяет вести учет жилого фонда, управлять процессом проживания студентов и гостей колледжа, вести расчеты за проживание, формировать отчеты для анализа и принятия решений. Кроме того, программа позволяет работать с печатными версиями документов общежития колледжа.