Автоматизация приемной кампании с нуля в Московском государственном открытом колледже с помощью 1С:Колледж

Предыстория

В 2020 году МГОК запустил портал для дистанционной подачи документов на поступление. Абитуриенты заходили на портал, заполняли анкеты, прикрепляли документы. Далее приемная комиссия получала на электронную почту эти анкеты и взаимодействовала с поступающими по email. Документооборот происходил в ручном режиме: скачивались анкеты, информация заносилась в регистрационные книги, отчеты готовились в Excel. Практически никакой автоматизации не было. Данные о приемной комиссии, конкурсные группы, даты приема документов также вносились вручную. После трудозатратой приемной кампании 2021 года руководством было принято решение автоматизировать процесс.

Цель проекта

Ускорить темпы внедрения ранее приобретенной программы 1С:Колледж и повысить эффективность ее использования.

Выполненные работы, результаты проекта

Работа по переходу на оцифровку и автоматизацию рабочих процессов началась в том же в 2021 году, когда колледж приобрел и приступил к самостоятельной настройке 1С:Колледж. Начали с заполнения данных о приемной кампании: планов приема, конкурсных группах, дат приема документов, КЦП. Весной 2022 года обратились в "Русские Решения" за помощью по работе с программой 1С:Колледж.

Теперь процесс приема происходит следующим образом: абитуриент подает документы через сайт-портал колледжа, который уже синхронизирован с 1С:Колледж. После отправки заявления и документов они подгружаются в 1С:Колледж, в котором сотрудники обрабатывают анкеты. Результаты обработки тремя кнопками возвращаются абитуриенту на сайт-портал.

Еще один трудоемкий процесс – это отправка данных в ФИС ГИА и Приема. Теперь данный процесс тоже интегрирован с 1С:Колледж. В программе настроены отчеты для отправки в информационную систему. Ежедневная отправка данных происходит двумя нажатиями кнопки мыши.

Настроены все печатные формы, необходимые для поступления: заявление на поступление, согласие на обработку персональных данных. Теперь нет необходимости заполнять их руками. Абитуриенту требуется лишь подписать документы и передать в отсканированном виде.

Очередным этапом автоматизации стала синхронизация 1С:Бухгалтерии с 1С:Колледж. Когда 1С:Бухгалтерия получает подтверждение об оплате обучения, данные передаются в 1С:Колледж. Далее сотрудник зачисляет студента в пару кликов. Также в программе сотрудник распределяет студентов по группам и выпускает приказы о зачислении, проводит данные и отправляет в ФИС ГИА.

В результате приемной кампании 2022 года количество обработанных анкет увеличилось с 1600 до 3000.

Из года в год конкуренция между колледжами растет, поэтому МГОК решил создать конкурентное преимущество – помимо 1С:Колледж внедрить и СРМ систему Битрикс24, которую интегрировали с 1С:Колледж и порталом для поступления. В СРМ видно, на какой стадии поступления находится абитуриент, а значит, есть возможность подтолкнуть его к решению на поступление в МГОК звонком или письмом.

Проблемы, с которыми колледж столкнулся при переходе на 1С

1. Не все коллеги готовы были переходить "на цифру". Когда сотрудники только начинали работу в программе, возникал ступор: "открываешь пустую базу и понимаешь, что теперь придется свести массу информации из разных файлов в одно место. Невольно возникал страх перед новым".

2. В начале внедрения пришлось заполнять большое количество справочников.

3. Потребовалась загрузка и внимательная проверка контингента студентов, контроль корректности всех приказов о движении контингента.

4. Пришлось переносить и выверять информацию об успеваемости.

5. Понадобилось настраивать обмен информации между тремя программами: 1С:Колледж, 1С:Автоматизированное составление расписания и 1С:Бухгалтерия. Для грамотного выполнения этой задачи, главное - это подготовить хорошее техническое задание для программистов.

Также до конца 2022 и в течение 2023 года были внедрены подсистемы "Рабочая часть", "Успеваемость", доработки интеграции 1С:Колледж с LMS и другие работы.

Дополнительную информацию по работе с "1С:Колледж" можно получить в Центре компетенции по образованию "Русские Решения":

Телефон: 8-800-551-00-24

E-mail: 1c@ruresh.ru