Полное наименование: Санкт-Петербургское государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение "Колледж автоматизации производственных процессов и прикладных информационных систем".
Сокращенное наименование: СПб ГБПОУ "Колледж автоматизации производства", "КАП".
Срок сотрудничества: с 2019 года - по настоящее время. Начало использования "Интеграция 1С:Колледж с ЕПГУ": 2023 год.
Предпосылки проекта
"Колледж автоматизации производства" в Санкт-Петербурге, являясь одной из ведущих образовательных организаций города, столкнулся с необходимостью оптимизировать обработку сотен заявлений, исключить человеческий фактор при вводе данных и обеспечить абитуриентам простой доступ к информации об их статусе и позиции в конкурсных списках. Рассказываем, как внедрение специализированного расширения для 1С:Колледж ПРОФ позволило трансформировать рутинные процессы в автоматизированный и эффективный инструмент.
История взаимодействия компании "Русские Решения" и "Колледжа автоматизации производства" длится более 6 лет, начиная с 2019 года. Изначально сотрудничество строилось вокруг консультаций по работе в 1С:Колледж ПРОФ. Отметим, что характерной чертой "КАП" является высокая степень самостоятельности и технической грамотности: специалисты колледжа успешно внедрили большинство модулей системы (включая сложный блок расписания) преимущественно своими силами, опираясь на предоставленные инструкции и обращаясь за помощью только в нестандартных ситуациях.
В 2023 году, когда перед колледжем встала задача полноценной интеграции с ЕПГУ, организация уже обладала зрелой ИТ-инфраструктурой и была готова стать одним из первопроходцев в использовании программы "Интеграция 1С:Колледж с ЕПГУ".
Технические требования и архитектура решения
Интеграция с ЕПГУ имеет специфическую архитектуру, понимание которой важно для стабильной работы системы. Процесс загрузки данных не является прямым API-запросом в классическом понимании; он реализован через скрипты, которые эмулируют действия реального пользователя: автоматически нажимают кнопки, скачивают файлы и заполняют поля в интерфейсе 1С.
В ходе аудита и настройки рабочего места мы сформулировали и помогли внедрить технические требования к машине колледжа, выделенной для интеграции:
- Операционная система: актуальной версии Windows (предпочтительно Windows 10 и выше). Опыт показывает, что устаревшие системы (например, Windows 7) вызывают сбои в работе скриптов.
- Аппаратные ресурсы: достаточный объем оперативной памяти и наличие резерва свободного места на жестком диске (минимум 5 ГБ) для корректного скачивания и временного хранения сканов документов и анкет.
Также отметим, что во время выполнения процедуры массовой загрузки анкет с портала "Госуслуги" на компьютере нельзя выполнять другие задачи, так как скрипты должны беспрепятственно захватывать фокус ввода.
Соблюдение перечисленных условий гарантирует, что процесс, который ранее занимал до 30 минут ручного труда на одного абитуриента, теперь выполняется автоматически примерно за 30 секунд.
Процесс работы с анкетами абитуриента при использовании продукта "Интеграция 1С:Колледж с ЕПГУ" предоставлен на рисунке 1.
Рис. 1. Процесс автоматизации обработки анкет абитуриентов с помощью "Интеграция 1С:Колледж с ЕПГУ" в СПб ГБПОУ "Колледж автоматизации производства"
Особенности приема заявлений абитуриентов при использовании программы
Несмотря на высокую степень автоматизации создания анкет абитуриентов, процесс требует внимательного контроля со стороны сотрудников приемной комиссии. Отметим некоторые особенности:
1. Загрузка и обработка ошибок портала
В периоды пиковых нагрузок, а именно на старте приемной кампании, серверы ЕПГУ могут работать нестабильно. Расширение четко различает собственные сбои и проблемы на стороне портала. Если сервер Госуслуг недоступен, система выдает понятное сообщение (например, "Связь с порталом потеряна" или код ошибки 502), информируя пользователя о том, что необходимо просто дождаться восстановления работы государственного сервиса.
2. Ручная валидация и проблема ошибочных данных
Загруженные из ЕПГУ анкеты абитуриентов вместе с комплектом документов сотрудники колледжа обязаны проверить на предмет ошибок, допущенных абитуриентами при заполнении профиля на портале. Типичные проблемы включают неверно указанную дату рождения, ошибки в номере паспорта, отсутствие фотографии или загрузку сканов документов в неподдерживаемых форматах.
3. Массовая и выборочная отправка запросов на исправление
Для работы с обратной связью в расширении создан отдельный функционал. Сотрудник, нашедший ошибку в анкете, готовит сообщение для абитуриента. Это можно сделать двумя способами: использовать готовые шаблоны текста (например, "Не прикреплен аттестат") или написать комментарий в свободной форме для уникальных случаев, к примеру, "Неверно указан номер паспорта и отсутствует фотография".
После обработки пакета документов с анкетами в расширении все созданные сообщения попадают в специальную вкладку "Выгрузка статусов анкет". Сотрудник может отправить запросы на исправление одновременно 100 абитуриентам одной кнопкой или выборочно, отметив галочками только те заявки, которые готовы к отправке прямо сейчас.
4. Отсутствие части данных на ЕПГУ
Важно понимать, что расширение загружает ровно те данные, которые физически присутствуют в профиле абитуриента на портале Госуслуг. Например, результаты ОГЭ на текущий момент не выгружаются в профили абитуриентов на ЕПГУ. Следовательно, эта информация не может быть импортирована автоматически. Сотрудники колледжа должны быть обучены тому, что такие поля необходимо заполнять вручную в базе 1С:Колледж ПРОФ на основании оригиналов или сканированных документов. Мы заранее информируем об этом ограничении портала и указываем на данную особенность в инструкции.
5. Управление дублями и синхронизация очного приема
Одна из самых частых проблем приемных кампаний – дублирование подач заявлений. Некоторые абитуриенты подают одни и те же документы онлайн несколько раз либо дополнительно приходят в колледж и лично дублируют подачу.
Расширение решает эту проблему. При загрузке новой анкеты система идентифицирует абитуриента и не создает новую карточку физического лица в 1С:Колледж ПРОФ. Вместо этого новое заявление добавляется в уже существующий профиль. Это позволяет:
- избежать дублирования записей в базе данных;
- сохранить полную сквозную историю всех взаимодействий абитуриента с колледжем в одном месте;
- корректно отрабатывать статусы: по дополнительным заявлениям система автоматически формирует ответ о том, что заявление уже принято в работу.
Особую актуальность такая возможность приобретает для Санкт-Петербурга, где действует требование о синхронизации всех заявлений (включая поданные лично) с городским порталом "Петербургское образование" и ЕПГУ. Если абитуриент пришел лично, данные вносятся в 1С, и с помощью функции "Выгрузить на портал" информация синхронизируется, обеспечивая единое информационное пространство и соблюдение нормативных требований.
6. Работа с конкурсными рейтингами и приказами о зачислении
Автоматизация не заканчивается на сборе, проверке и приеме заявлений. Еще один этап – формирование и выгрузка рейтинга поступающих.
После того как в базе 1С:Колледж ПРОФ сформированы и проведены документы конкурсных рейтингов (согласно внутренним правилам колледжа), ответственный сотрудник может перейти на вкладку расширения и выгрузить эти данные в ЕПГУ. Абитуриенты получают возможность в режиме реального времени видеть свою позицию в списке, что значительно снижает нагрузку на телефонные линии приемной комиссии.
Начиная с 15 августа, когда стартует процесс издания приказов о зачислении, расширение предоставляет возможность для их автоматической выгрузки в ЕПГУ, завершая весь цикл взаимодействия с абитуриентом.
Результаты
Внедрение и методологическое сопровождение расширения "Интеграция 1С:Колледж с ЕПГУ" (Госуслуги) позволило "Колледжу автоматизации производства" достичь измеримых операционных улучшений, а именно:
- Сократить трудозатраты в 60 раз: время обработки одной анкеты уменьшилось с 30 минут ручного ввода до 30 секунд автоматической загрузки.
- Наладить прозрачный учет данных: механизм объединения дублей обеспечил чистоту базы и наличие единой истории по каждому абитуриенту, пожелавшему учиться в колледже.
- Масштабировать взаимодействие: организация получила возможность массовой и выборочной отправки запросов на исправление ошибок через вкладку "Выгрузка статусов анкет", чем сократила количество бракованных заявок.
- Повысить лояльность абитуриентов: своевременная выгрузка рейтингов и статусов обеспечила прозрачность процесса поступления (рис.2).
Рис. 2. Эффект от использования программы в СПб ГБПОУ "Колледж автоматизации производства"
Благодаря командному взаимодействию компетентной администрации, ИТ-отдела колледжа и консультантов "Русских Решений", интеграция с ЕПГУ в организации работает стабильно и предсказуемо. В текущем учебном году сотрудничество продолжается в формате регулярного сопровождения. В ближайших планах полное использование функционала выгрузки приказов о зачислении, дальнейшая тонкая настройка интеграционных процессов и расширение автоматизации смежных участков работы приемной комиссии, что закладывает прочный фундамент для цифрового лидерства колледжа в сфере СПО.
