Ханты-Мансийская государственная медицинская академия (ХМГМА) использует программу 1С:Университет ПРОФ для учета контингента обучающихся и работы с приказами. Для перевода процесса заселения в общежития в электронный формат академия внедрила 1С:Документооборот государственного учреждения и настроила взаимодействие двух систем.
Полное наименование: Бюджетное учреждение высшего образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югра "Ханты-Мансийская государственная медицинская академия".
Краткое наименование: БУ "Ханты-Мансийская государственная медицинская академия".
Срок реализации проекта: менее 2 месяцев (июнь – август 2026).
В результате проекта академия получила единый электронный маршрут согласования заявлений на проживание,
механизм подбора студентов и абитуриентов из 1С:Университет ПРОФ, а также автоматизированное формирование приказов и протоколов комиссии по заселению.
Предпосылки и цель проекта
Инициатором проекта выступил юридический отдел ХМГМА. Руководитель юридического (правового) подразделения академии, обратилась в "Русские Решения" с задачей автоматизировать согласование заявлений обучающихся на заселение в общежитие.
До начала работ процесс был полностью бумажным: заявитель предоставлял пакет документов, сотрудники последовательно передавали заявление между подразделениями, согласовывали его на бумаге, а затем вручную готовили приказ и протокол комиссии. Такой порядок был трудоемким, зависел от физического перемещения документов и не позволял оперативно контролировать, на каком этапе находится каждое заявление.
Запрос поступил незадолго до периода заселения, поэтому проект требовалось реализовать в сжатые сроки — между июнем–июлем и августовским заселением обучающихся. При ограниченном бюджете команда проекта должна была создать работоспособную основу цифрового процесса, которую в дальнейшем можно развивать и дополнять новыми сценариями автоматизации.
Целью проекта стало создание электронного процесса согласования заявлений на проживание в общежитии с использованием 1С:Документооборот государственного учреждения (1С:Документооборот), а также настройка работы с контингентом, приказами и печатными формами в 1С:Университет.
Ход проекта
Работы начались с уточнения состава задач и согласования будущей схемы работы. После анализа сроков, бюджета и приоритетов было принято решение реализовать минимально необходимый, но полноценный сценарий: электронное согласование заявлений, формирование приказа о заселении и подготовку протокола комиссии.
В проекте использована бесшовная интеграция между 1С:Университет ПРОФ и 1С:Документооборот государственного учреждения. Такой подход позволил не создавать отдельную базу данных по студентам и абитуриентам, а использовать сведения, уже ведущиеся в 1С:Университет.
Со стороны ХМГМА в проекте активно участвовала инициатор проекта-начальник правового подразделения: она помогла организовать процесс заполнения нормативно-справочной информации, внесения данных о сотрудниках, сведений о подразделениях, общежитиях и комнатах. Специалисты "Русских Решений" выполнили настройку документооборота, прав доступа, ролей исполнителей, маршрутов согласования, интеграционного механизма и печатных форм.
Настройка 1С:Документооборот государственного учреждения
Для запуска электронного процесса в 1С:Документооборот государственного учреждения была подготовлена нормативно-справочная информация об академии: реквизиты организации, адреса, руководители, подразделения, сотрудники и структура подчиненности. На основании данных сотрудников были созданы учетные записи пользователей, чтобы участники процесса могли получать задачи и согласовывать заявления в системе.
Ключевым элементом настройки стал новый вид документа – "Заявление на проживание в общежитии". Для него были предусмотрены две тематики, поскольку порядок рассмотрения документов зависит от ситуации заселения:
- Первичное заселение – для поступающих и обучающихся, впервые оформляющих проживание в общежитии.
- Повторное заселение – для переселения, продления проживания или иных изменений, связанных с уже проживающими обучающимися.
Разделение тематик позволило настроить разные маршруты согласования. В частности, повторное заселение требует дополнительного участия декана или руководителя соответствующего учебного подразделения, поэтому его маршрут включает больше участников.
Рис. 1. Правило доработки заявлений о заселении в 1С:Документооборот государственного учреждения
Электронное согласование заявлений
Для первичного и повторного заселения были созданы отдельные процессы обработки документов. Маршруты включают последовательные и параллельные согласования, что позволяет выстроить порядок работы в соответствии с внутренними правилами академии.
Для первичного заселения был настроен более короткий маршрут. Для повторного заселения реализован расширенный процесс из нескольких этапов: заявление рассматривают комендант, руководители подразделений, бухгалтерия, проректор, комиссия по заселению и юридический отдел.
Использование ролей исполнителей сделало настройку гибкой: при смене сотрудника администратору достаточно изменить исполнителя роли, а не перенастраивать каждый маршрут или вид документа. Это снижает риск ошибок при кадровых изменениях и упрощает дальнейшее сопровождение системы.
После прохождения всех согласований в 1С:Документообороте формируется задача на создание приказа в 1С:Университет ПРОФ. Завершающий этап процесса — отметка в документообороте о том, что приказ создан и подписан, то есть заявление получило итоговый статус "Заселен".
Рис. 2. Приказ о заселении в общежитие в 1С:Университет ПРОФ
Интеграция с 1С:Университет ПРОФ
Одной из важных задач проекта стала возможность подбирать для заявления не только студентов, но и абитуриентов. Это особенно важно перед началом учебного года: в августе человек может быть уже зачислен, но еще не отображаться в системе как действующий студент, поскольку движение контингента вступает в силу позднее.
В 1С:Документооборот государственного учреждения была добавлена команда "Добавить из Университета". При ее использовании система получает список обучающихся из 1С:Университет ПРОФ, а при включении специального признака – также список абитуриентов.
После выбора человека в системе по документообороту автоматически создается карточка контрагента. В нее передаются основные сведения: ФИО, дата рождения, факультет, специальность, курс и учебная группа. Таким образом, сотрудникам не требуется повторно вводить персональные данные при создании заявления и согласовании заселения.
Настройка учета общежитий
Для формирования приказов в 1С:Университет ПРОФ была подготовлена структура общежитий. Сотрудники академии внесли сведения об общежитиях и комнатах, в том числе разделили помещения, предоставляемые целиком, и места для проживания.
Для каждой комнаты были заданы характеристики: количество мест и признак жилого помещения. Эти данные необходимы, чтобы система распознавала комнату как объект общежития и позволяла использовать ее в приказе о заселении.
Настройка опиралась на типовой функционал 1С:Университет ПРОФ и не потребовала изменения базовой логики учета общежитий. Благодаря этому академия получила решение, которое соответствует возможностям программы и может поддерживаться в дальнейшем без избыточной кастомизации.
Рис. 3. Заполнение данных об общежитиях в 1С:Университет ПРОФ
Рис. 4. Заполнение данных о комнатах в 1С:Университет ПРОФ
Приказы и протоколы комиссии
После завершения согласования в 1С:Документооборот государственного учреждения сотрудники формируют в 1С:Университет ПРОФ документ "Приказ на заселение в общежитие". В приказ включаются студенты или абитуриенты, дата заселения, общежитие и комната; само общежитие определяется автоматически по указанной комнате.
По требованиям ХМГМА были разработаны дополнительные печатные формы в четырех вариантах:
- "Индивидуальный приказ о заселении в общежитие".
- "Групповой приказ о заселении в общежитие".
- "Индивидуальный протокол комиссии по заселению".
- "Групповой протокол комиссии по заселению".
Если в приказе указано несколько человек, система формирует групповые формы. При оформлении одного проживающего создаются индивидуальные документы. В печатных формах автоматически отражаются сведения о человеке, факультете и комнате; реквизиты приказа обновляются после присвоения канцелярского номера и даты.
Часть данных в протоколе – например, сведения о составе комиссии, оставлена для ручного заполнения, поскольку она может меняться от заседания к заседанию. При этом табличная часть с перечнем заявителей формируется автоматически,
что сокращает объем ручной подготовки документов.
Рис. 5. Форма приказа о заселении в 1С:Университет ПРОФ
Рис. 6. Приложение к форме приказа о заселении в 1С:Университет ПРОФ
Рис. 7. Форма протокола о предоставлении общежития в 1С:Университет ПРОФ
Результаты проекта
За срок менее двух месяцев ХМГМА получила работающий электронный процесс заселения в общежитие на базе 1С:Документооборота государственного учреждения и 1С:Университет ПРОФ. Решение было подготовлено до начала активного периода заселения и позволило отказаться от исключительно бумажного согласования заявлений
В результате проекта академия получила
- Электронное согласование заявлений на проживание в общежитии по настроенным маршрутам.
- Раздельные процессы для первичного и повторного заселения.
- Последовательные и параллельные этапы согласования с участием коменданта, руководителей подразделений, бухгалтерии, проректора, комиссии и юридического отдела.
- Возможность подбирать в заявлениях студентов и абитуриентов из базы системы учета контингента.
- Настроенную структуру общежитий, комнат и мест проживания для формирования приказов.
- Автоматическое формирование индивидуальных и групповых приказов, а также протоколов комиссии.
- Более 30 подготовленных учетных записей в документобороте и около 10 участников основного процесса согласования.
Проект создал основу для дальнейшего развития электронного документооборота в академии. Уже на первом этапе удалось оцифровать наиболее значимый участок работы с заявлениями на проживание, сократить количество ручных операций и обеспечить контролируемое прохождение каждого документа по маршруту согласования.
Перспективы развития
На текущем этапе процесс остается частично ручным: после согласования заявления сотрудники самостоятельно создают приказ в 1С:Университет ПРОФ и фиксируют факт его подписания в 1С:Документообороте. Такая схема была выбрана с учетом сроков и бюджета проекта, но ее архитектура допускает дальнейшее развитие.
В перспективе можно автоматизировать создание приказа на основании согласованного заявления, заполнение табличных частей, передачу статусов между системами и автоматическую отметку в системе документооборота после проведения приказа в 1С:Университет ПРОФ.
Заинтересовал проект? Сделаем такой для Вашего вуза!
