Полное наименование: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Смоленский государственный медицинский университет" Министерства здравоохранения Российской Федерации.
Краткое наименование: ФГБОУ ВО СГМУ Минздрава России.
Срок реализации проекта: подготовка базы для "ЕР ЦДО": ноябрь 2025 – март 2026, подготовка базы для "Витрины студентов": май – июль 2026.
С чего начался проект
При переходе на 1С:Университет ПРОФ в базу перенесли сведения о действующем контингенте. Часть исторической информации и реквизитов, которые раньше не использовались в повседневной работе, осталась незаполненной. Это стало заметно при подготовке к работе с Единым реестром документов о профессиональном образовании и о квалификации (ЕР ЦДО) и с системой "Витрина студентов".
Для ЕР ЦДО требовалось привести в порядок данные о целевом обучении и выданных документах об образовании. Для "Витрины студентов" — подготовить сведения о студентах, студенческих билетах и электронных зачётных книжках. В число значимых реквизитов вошли персональные данные обучающихся, документы, удостоверяющие личность, сведения о предыдущем образовании, форма и программа обучения, курс, учебный статус и результаты промежуточной аттестации.
Работу начали заранее и сначала проверили процесс на небольшой группе выпускников направления "Клиническая психология". Такой подход позволил увидеть пробелы в данных и последовательно подготовить базу к массовой выгрузке.
Цель и задачи
Цель проекта — подготовить данные 1С:Университет ПРОФ к передаче в ЕР ЦДО и "Витрину студентов" и сократить объём ручной работы сотрудников учебно-методического управления.
- проверить и очистить справочник контрагентов, используемых в договорах целевого обучения;
- загрузить исторические сведения о целевых договорах;
- дополнить карточки иностранных студентов паспортными данными, местом рождения и сведениями о предыдущем образовании;
- подготовить данные студенческих билетов и электронных зачётных книжек;
- массово заполнить преподавателей в экзаменационных ведомостях;
- настроить файловую выгрузку и дальнейшее сопоставление данных с идентификаторами "Витрины студентов".
Организационное ограничение. Подготовкой и выгрузкой сведений занимаются два сотрудника. При объёме в сотни договоров и тысячи карточек студентов ручное заполнение заняло бы несколько месяцев, поэтому основную часть повторяющихся операций требовалось автоматизировать.
Что было сделано
Контрагенты и данные для целевого обучения
Для передачи сведений по целевому обучению особенно важны корректные наименования организаций и ИНН заказчиков. В справочнике "Контрагенты" находились дубли и записи без ИНН, из-за чего организацию нельзя было однозначно сопоставить с данными из файлов.
В форме списка и форме выбора контрагентов вывели отдельную колонку ИНН. Записи без ИНН дополнительно выделяются цветом, поэтому сотрудник видит проблему сразу, не открывая каждую карточку. В карточке контрагента также можно выполнить поиск и заполнение сведений по ИНН или наименованию. После проверки дубли были объединены, а реквизиты организаций — уточнены.
Загрузка договоров целевого обучения из Excel
Для переноса исторических сведений разработали внешнюю обработку "Загрузка договоров целевого обучения из Excel". Она читает из файла ФИО, пол, дату рождения и СНИЛС обучающегося, номер и дату договора, дату начала его действия, а также наименования и ИНН заказчика и работодателя.
Обучающийся сначала ищется в справочнике "Физические лица" по СНИЛС. Если СНИЛС не указан или совпадение не найдено, используются ФИО и дата рождения, в том числе сведения из истории изменения ФИО. Заказчик и работодатель сопоставляются со справочником "Контрагенты" по ИНН, а при отсутствии ИНН — по наименованию.
Существующий договор определяется по номеру, дате и обучающемуся. Если найдено несколько подходящих договоров или организаций, строка отмечается как неоднозначная и не записывается до проверки пользователем (рис. 1). Сотрудник может вручную исправить соответствия и выбрать режим работы: обновлять найденные договоры либо пропускать их и создавать только новые.
В результате в справочнике "Объекты" создаётся или обновляется договор целевого обучения. В нём сохраняются номер и дата договора, обучающийся, дата начала действия, заказчик, работодатель, текущий учебный план и ответственный. Всего в рамках проекта было загружено около 500 договоров.
Рис. 1. Выявление неоднозначной информации по организации-работодателю для проверки и исправления
Паспортные данные иностранных студентов
Для иностранных обучающихся подготовили отдельную обработку загрузки паспортов из Excel. В файле указываются фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, курс, специальность, вид документа, серия, номер, даты выдачи и окончания действия, а также кем выдан документ (рис. 2).
Рис. 2. Выявление данных по иностранным студентам, требующих проверки
Физическое лицо сопоставляется по полному ФИО и дате рождения. Если текущее ФИО отличается от указанного в файле, обработка проверяет регистр сведений "ФИО физических лиц", где хранится история изменений. Найденный документ сравнивается с регистром сведений "Паспортные данные" по студенту, виду документа и дате выдачи.
Перед записью сотрудник видит сведения из файла рядом с данными, которые уже есть в 1С. Несопоставленные и неоднозначные строки можно исправить вручную. Для существующих паспортов предусмотрен отдельный режим перезаписи; новые документы записываются в справочник "Произвольные документы" и связываются с физическим лицом через регистр паспортных данных. Таким способом были обработаны сведения более чем по 2 000 иностранным студентам (рис. 3).
Рис. 3. Выверенные и исправленные данные по иностранным студентам, приведенные к единому виду
Предыдущее образование и место рождения
Сведения о предыдущем образовании загружались из Excel в документы "Диплом". Для каждой строки обрабатываются студент, вид образования, тип документа, год окончания и образовательная организация. Значения предварительно сопоставляются со справочниками "Физические лица", "Виды образований", "Типы документов" и "Контрагенты". Если соответствие не найдено, обработка сообщает, какие данные нужно исправить.
В создаваемом документе дополнительно указываются ответственный, подразделение и страна выдачи предыдущего документа об образовании. Место рождения массово заполнялось в карточках физических лиц с помощью загрузки из табличного документа. Эти операции позволили дополнить сведения, которых не было в базе после первоначального переноса контингента.
Студенческие билеты
Для "Витрины студентов" потребовались сведения о студенческих билетах: обучающийся, номер билета, вид документа и дата выдачи. Недостающие записи подготовили массово — данные из табличного файла использовали для создания приказов на выдачу студенческих билетов. При проведении приказа информация записывается в учёт студенческих билетов и становится доступной для отчёта "Контингент и движение" и последующей выгрузки.
Электронные зачётные книжки (типовой функционал)
Для передачи успеваемости используются документы "Электронная зачётная книжка". В них собираются общие сведения о зачётной книжке и результаты промежуточной аттестации: дисциплины, оценки, зачётные единицы, часы, данные по практикам, научно-исследовательской работе и выпускной квалификационной работе, темы и преподаватели.
При подготовке выгрузки система проверяет заполненность обязательных данных. Зачётные книжки с ошибками можно вывести в отдельный список и не включать в файл до исправления. Для практики и НИР предусмотрено заполнение количества часов по данным учебного плана, если в книжке это значение отсутствует. Подготовка и обработка электронных зачётных книжек выполняются массово, а регламентные задания формируют пакеты для передачи, подписывают и отправляют их, а также получают статусы обработки.
Заполнение преподавателей в ведомостях
Для корректного формирования данных об успеваемости требовалось заполнить преподавателей в документах "Ведомость". Внешняя обработка позволяет выбрать рабочий учебный план, кафедру и преподавателя. Сначала она находит дисциплины выбранной кафедры в учебном плане, затем подбирает все ведомости по этим дисциплинам и учебному плану. Помеченные на удаление документы в выборку не попадают.
После подтверждения обработка заменяет состав преподавателей во всех подобранных ведомостях: удаляет прежние строки и записывает выбранного преподавателя вместе с его действующей должностью (рис. 4). Проведённые ведомости перепроводятся, чтобы обновился регистр сведений о составе преподавателей. Ошибка в одном документе не останавливает обработку остальных; по завершении пользователь получает итог и перечень ведомостей, которые не удалось изменить.
Рис. 4. Найденные аттестационные ведомости, в которых будет указан выбранный преподаватель
Обмен с "Витриной студентов"
На этапе проекта обмен выполнялся через файлы XLSX. Сначала отчёт "Контингент и движение" формирует список студентов и сведения для студенческих билетов. Файл загружается в "Витрину студентов", где каждой записи присваивается UID. Затем файл с полученными идентификаторами загружается обратно в 1С:Университет ПРОФ.
UID сохраняются в 1С как соответствия между внутренними объектами и записями федеральной системы. Благодаря этому последующая выгрузка электронной зачётной книжки связывается с нужным студентом и ранее переданным студенческим билетом. После загрузки идентификаторов обработка формирует отдельный XLSX-файл с данными зачётных книжек.
В конфигурации также предусмотрен обмен по API: формирование пакетов студенческих билетов и зачётных книжек, подписание электронной подписью, отправка, получение статусов и сохранение идентификаторов. Возможность автоматического обмена зависит от актуальной спецификации сервиса и настроек подключения, поэтому в период выполнения проекта основным рабочим вариантом оставался файловый обмен.
Результаты
По завершении проекта были подготовлены данные для ЕР ЦДО, подготовлен контингент для "Витрины студентов", сокращена ручная работа и получены решения, пригодные для повторного использования. Кроме того, обработки, с помощью которых выполнялась работа, можно использовать для аналогичных задач в других вузах.
Проект показал, что подготовка к государственному обмену начинается не с отправки файла или настройки API, а с качества исходных данных. Для СГМУ основная работа заключалась в восстановлении исторических сведений, устранении дублей и автоматизации массового заполнения. В результате университет получил подготовленную базу, понятные процедуры проверки и инструменты, которые можно использовать при следующих этапах обмена.
Понравился проект? Сделаем такой для Вашей образовательной организации!
