Полное наименование: Санкт-Петербургское государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение "Академия креативных индустрий "ЛОКОН"
Краткое наименование: СПб ГБПОУ "Академия ЛОКОН"
Срок реализации проекта: апрель — июнь 2026 года, сопровождение до конца 2026 года
Предпосылки проекта
До начала проекта процессы в колледже были разрозненными. Сотрудники работали в разных программах, а основная часть данных о контингенте и учебных процессах велась в подсистеме "Параграф" ГИС СПб КАИС КРО. Формирование рейтингов абитуриентов и работа с расписанием выполнялись вручную, что создавало ощутимую нагрузку на сотрудников приемной комиссии в период приема абитуриентов.
Академия обратилась в "Русские Решения" в конце февраля 2026 года по рекомендации разработчика программного продукта 1С:Колледж ПРОФ.
Цели и задачи
Основной целью сотрудничества обозначена полная цифровизация ключевых процессов: автоматизация приемной комиссии, интеграция с ЕПГУ и организация работы с расписанием в режиме единого окна. Еще одной поставленной клиентом целью был переход от разрозненных ручных операций к слаженной работе в единой системе 1С:Колледж ПРОФ для сокращения времени на рутинные процедуры, исключения дублирования данных и обеспечения понятности всех этапов приемной кампании.
Основные задачи проекта включали:
- Обследование процессов: описание текущих процессов (AS-IS) и формирование функциональных требований с учетом творческой специфики организации.
- Внедрение подсистемы "Приемная комиссия": настройка системы, кастомизация печатных форм и адаптация под нестандартные вступительные испытания.
- Интеграция с ЕПГУ: загрузка анкет абитуриентов, устранение дублирования заявлений и настройка обмена данными.
- Автоматизация формирования рейтингов: разработка уникального инструмента для быстрого формирования и выгрузки рейтингов в формате Excel с множеством листов.
- Интеграция с системой "Параграф": загрузка исторических данных и настройка обратной выгрузки для полного перехода на работу в 1С:Колледж ПРОФ.
- Загрузка расписания: реализация импорта расписания из Excel с единой установленной формой.
- Обучение пользователей: поэтапное обучение с ролевым погружением, микрозаданиями и использованием модератора.
- Консультация по ФИС ГИА и Приема: настройка выгрузки данных в федеральную информационную систему.
Формирование проектной команды
Успех проекта во многом был обусловлен синергией экспертных команд с обеих сторон. Со стороны "Русских Решений" был собран состав специалистов:
- Руководитель проекта, для которого данный кейс стал первым полностью самостоятельным внедрением в компании;
- Куратор проекта, помогавший руководителю адаптироваться и ведшая общее сопровождение;
- Консультант-аналитик, сопровождающий приемную комиссию и интеграцию с ЕПГУ;
- Функциональный архитектор и программист, выполняющий роль разработчика и аналитика одновременно;
- Специалист по системе "Параграф", проводивший профильное обучение;
- Специалист по загрузке и стандартизации расписания;
- Разработчик, создавший специальный отчёт для отслеживания дублирования заявлений из ЕПГУ.
Со стороны "ЛОКОНа" была предоставлена полная проектная команда, включающая системных администраторов, представителей приемной комиссии, методистов, заведующих учебной частью и заместителей директора. Всего в работе участвовали шесть руководителей со стороны колледжа, включая заместителей директора по УВР, УМР и организационному развитию. Все ключевые пользователи были известны команде исполнителя, что обеспечило плотную и регулярную коммуникацию. Клиент не просто делегировал задачи, а вел совместную проектную работу, где "левая рука ведала, что творит правая".
Ход проекта и реализация решений
Автоматизация приемной комиссии, творческие испытания, ФИС ГИА и Приема
Обучение по разделу "Приемная комиссия" в 1С:Колледж ПРОФ проходило поэтапно. Сначала команда объяснила первоначальные настройки, после чего сотрудники академии самостоятельно вводили данные и обращались по мере поступления вопросов. Настройка прошла достаточно легко, однако творческая специфика организации потребовала особого внимания к учету вступительных испытаний.
Изначально в системе все испытания были оформлены как "рисунок", что создавало сложности при формировании организационных ведомостей и рейтингов. Ведь для актёрского искусства требуется мастерство, для дизайна – композиция, для кино – написание тизера, а для технологий индустрии красоты – специфические практические задания. В этом году для градации вступительных испытаний решено было обойтись только выводом разных названий программ СПО в экзаменационных ведомостях. В следующем году – разделить вступительные испытания по специальностям для более конкретного отображения в отчётах.
Также была проведена значительная работа по кастомизации печатных форм, которые были переработаны под конкретные потребности образовательной организации.
Отдельным блоком в рамках проекта была проведена консультация по выгрузке данных в ФИС ГИА и Приема. Настройка прошла без серьёзных затруднений, поскольку интеграция достаточно простая и понятная, а многие сотрудники колледжа уже имели опыт ручной работы с данной системой и понимали общий принцип выгрузки. Команда показала, как настраивается обмен и как работать с интеграцией непосредственно из 1С:Колледж ПРОФ, после чего количество вопросов со стороны заказчика свелось к минимуму.
Интеграция с ЕПГУ (Госуслуги) и устранение дублирования
Запуск подсистемы "Приемная комиссия" в 1С:Колледж ПРОФ и интеграция с ЕПГУ стал одним из наиболее трудоёмких этапов, который требовал выполнения всех настроек с нуля. Сначала была создана и заполнена приемная кампания, далее настроена интеграция системы с ЕПГУ, затем мы показали и научили сотрудников, как работать с выстроенной системой. Благодаря ответственному за приемную кампанию сотруднику, который быстро освоил процесс и стал внутренним наставником для коллег, процесс ведения приема в программе и ЕПГУ пошел быстро и методично.
Периодически возникали ошибки на самом портале ЕПГУ, из-за которых заявления абитуриентов массово дублировались внутри анкет. Для решения этой нетиповой задачи наш программист создал специальный отчет, который позволил приемной комиссии отслеживать и устранять дублирование заявлений, сохраняя чистоту базы данных.
Формирование рейтингов абитуриентов
Особенностью проекта стала автоматизация формирования рейтингов. Ранее, до запуска проекта, при контингенте в тысячи студентов и ежедневной обработке от 1150 до 1680 анкет, рейтинги формировались полностью вручную. К сожалению, типовой функционал 1С:Колледж ПРОФ не позволяет выгружать данные в удобном для сайта образовательной организации виде, а печатные формы выглядят не совсем информативно, требуя сложной ручной настройки под запрос каждого колледжа.
Программист разработал уникальный инструмент, который позволяет в приемной кампании отрегулировать параметры (текущие или окончательные списки с отметками о прохождении) и сформировать рейтинг по одной или сразу всем программам. Главное новшество — прямая выгрузка готового отчета в файл Excel с множеством листов (отдельный лист для каждой программы и итоговый отчет по количеству заявлений), рис.
В процессе разработки сложных алгоритмов программист активно использовала нейросети для тестирования кода, что существенно сократило время работы и повысило уровень качества готовых решений.
Рис. Сформированный в 1С:Колледж ПРОФ файл с рейтинговыми списками абитуриентов в разных вкладках. Источник: сайт академии
Ручной труд был исключен полностью: файл скачивается одним нажатием и сразу готов к размещению на сайте.
Интеграция с региональной системой "Параграф"
Поскольку исторически академия работала в системе "Параграф", потребовалось настроить бесшовный обмен данными. Команда реализовала загрузку исторических данных о контингенте из "Параграфа" в 1С:Колледж ПРОФ и настроила обратную выгрузку актуальных данных. Это позволило организации полностью перейти на работу в 1С, используя "Параграф" лишь как конечную точку для отчетности.
Загрузка расписания и стандартизация форм
Загрузка расписания из Excel была реализована нашим специалистом по расписанию. Ранее файл с расписанием занятий выгружался из сторонней программы, где пользователи могли произвольно менять количество столбцов и структуру документа. В ходе работы мы пришли к строгой стандартизации процесса: была установлена единая форма файла выгрузки расписания в одноименную подсистему 1С:Колледж ПРОФ.
Обучение сотрудников
Обучение пользователей продукта строилось на принципах клиентоцентричности и интерактивности. Встречи велись с участием модератора-руководителя проектов, который следил за таймингом, регламентом и не давал встречам превращаться в утомительные монологи лектора. Использовались ролевые погружения (например, "Вы сотрудник приемной комиссии, выполните свой сценарий в программе") и микрозадания прямо во время вебинаров. Команды разделялись по функциям: приемная комиссия, отделения, преподаватели.
Подключение 1С:Линк
Для удобства пользователей была внедрена облачная система 1С:Линк, обеспечивающая удаленный доступ к 1С:Колледж ПРОФ. Это позволило сотрудникам работать в программе с личных ноутбуков или из дома без необходимости сложной локальной настройки. Возникающие технические проблемы с подключением к 1С:Линк оперативно решались силами специализированной службы поддержки облачного сервиса.
Результаты проекта
Проактивный подход и слаженная работа проектных команд позволили достичь обеих целей проекта в сжатые сроки (основной объем работ выполнен с апреля по июнь 2026 года):
- Полная автоматизация рейтингов. Ручной труд при формировании списков на 1680 абитуриентов исключен. Уникальная выгрузка в многостраничный Excel-файл экономит сотни часов работы и позволяет мгновенно публиковать актуальные данные на сайте академии.
- Бесшовная работа с ЕПГУ и ФИС ГИА и Приема. Настроен стабильный обмен анкетами, а специализированный отчет полностью решил проблему дублирования заявлений со стороны Госуслуг.
- Переход из "Параграфа" в 1С. Загружены исторические данные, налажен автоматический экспорт. Организация теперь работает "в едином окне" 1С:Колледж ПРОФ, закрывая 100% текущих сезонных потребностей.
- Стандартизация расписания. Внедрена жесткая, но удобная форма загрузки из "Экспресс-расписания" в 1С:Колледж ПРОФ, исключающая ошибки парсинга.
Заключение
Опыт СПб ГБПОУ "Академия ЛОКОН" наглядно демонстрирует, что даже самые нестандартные творческие процессы могут быть успешно оцифрованы и автоматизированы. Благодаря глубокому погружению в специфику вступительных испытаний, использованию нейросетей для тестирования алгоритмов и внедрению инновационных форматов обучения с модератором, компания "Русские Решения" не просто настроила программный продукт, но и полностью трансформировала операционную деятельность приемной комиссии.
Теперь академия обладает мощной IT-инфраструктурой на базе 1С:Колледж ПРОФ, которая позволяет сосредоточиться на главном — поиске и воспитании новых талантов, доверив рутину надежным алгоритмам.
Заинтересовал проект? Сделаем такой для Вашего колледжа!
