Реализовано сопровождение работы образовательной организации СПО в период приема абитуриентов с помощью программы 1С:Колледж ПРОФ.
Срок реализации проекта: апрель - сентябрь 2025 года.
Предпосылки и цели проекта
Изначально образовательная организация приобрела программный продукт 1С:Колледж ПРОФ для автоматизации деятельности колледжа в 2023 году. К весне 2025 года руководство и сотрудники приемной комиссии решили попробовать ИТ-сопровождение в период приемной кампании.
Цели обращения
- Профессиональная настройка и внедрение приемной кампании "под ключ".
- Обеспечение бесшовной интеграции с ФИС ГИА и Приема.
- Адаптация печатных форм под внутренние стандарты техникума.
- Повышение стабильности работы системы в период пиковых нагрузок.
Описание проблемы: технические вызовы пикового периода
На старте активного сопровождения специалисты "Русских Решений" провели аудит текущей инфраструктуры и выявили критическую проблему, которая создавала серьезные риски для приемной кампании.
Программная база 1С:Колледж ПРОФ работала в файловом режиме. Поскольку сотрудники вводили в программу анкеты абитуриентов и прикрепляли скан-копии документов непосредственно в базу, она стремительно "раздувалась". Это приводило к ряду последствий.
Система зависала. При одновременной работе нескольких пользователей приемной комиссии программа начинала работать крайне медленно или зависала.
Постоянно возникали ошибки интеграции с ФИС ГИА и Приема. Для успешной выгрузки анкет в ФИС ГИА необходимо использовать Адресный классификатор. Адресный классификатор в 1С:Колледж — это инструмент для стандартизации работы с адресами в базе данных, который обеспечивает единство формата адресов во всех документах и отчётах. Он позволяет корректно вводить адреса образовательных организаций, контрагентов, сотрудников, абитуриентов и студентов. Из-за перегруженной файловой базы загрузка и обновление классификатора проходили с ошибками или занимали недопустимо много времени.
Возникал брак анкет. Любая неточность в адресах из-за сбоев классификатора приводила к тому, что ФИС ГИА отклонял анкеты абитуриентов, что грозило срывом сроков зачисления и дополнительной бумажной волокитой.
"В период приемной кампании цена ошибки и простоя системы крайне высока. Сотрудники техникума испытывали обоснованный стресс из-за нестабильной работы ПО, что требовало от нас не просто технических правок, а быстрого и кардинального решения инфраструктурной проблемы", — отмечает Виктория Хлопина, консультант-аналитик 1С отдела сопровождения СПО компании "Русские Решения".
Сопровождение приемной кампании
Команда "Русских Решений" разработала и реализовала комплекс мер, направленных как на оптимизацию архитектуры, так и на методологическую поддержку сотрудников.
1. Переход на клиент-серверную архитектуру. Для решения проблемы с производительностью мы настоятельно рекомендовали отказаться от файловой базы. Совместно с ИТ-службой техникума был приобретен и настроен полноценный выделенный сервер. Перенос базы на сервер и корректная настройка хранения данных полностью решили проблемы с зависаниями и скоростью работы.
2. Доработка печатных форм и документации. Специалисты компании по запросу техникума адаптировали в программе типовые печатные формы некоторых документов приемной комиссии. Были разработаны и внедрены индивидуальные шаблоны документов: титульный лист личного дела студента (рис. 1) и заявление на обучение (рис. 2).
Рис. 1. Печатная форма личного дела зачисленного абитуриента
Рис. 2. Печатная форма заявления на обучение, доступная из анкеты абитуриента в 1С:Колледж ПРОФ
3. Настройка интеграции ФИС ГИА с Адресным классификатором. После переноса базы на сервер была решена проблема с загрузкой Адресного классификатора. Мы настроили регулярное обновление классификатора и провели консультации по правильному заполнению анкет абитуриентов. Это гарантировало 100% успешную выгрузку данных в ФИС ГИА без ошибок и возвратов.
4. Обучение и методологическая поддержка. В конце периода приема абитуриентов, когда пиковые нагрузки спали, эксперты "Русских Решений" провели обучение для членов приемной комиссии. Сотрудники техникума освоили работу с рейтингами, отделениями и РУП (распределение учебных нагрузок и планирование).
5. Техподдержка. Для техникума по договору были зарезервированы 50 часов технического сопровождения. В рамках этих часов обеспечивались оперативные консультации и выполнялись необходимые доработки конфигурации. Кроме того, было выполнено обновление 1С:Колледж ПРОФ и настройка подсистемы "Приемная комиссия" с учетом актуальных правил приема в организациях СПО.
Результаты сопровождения
Сотрудничество позволило Медицинскому техникуму № 9 полностью автоматизировать ключевые процессы приемной комиссии и снять инфраструктурные ограничения.
Переход на клиент-серверную архитектуру исключил зависания программы. Система стабильно выдерживает одновременную работу 5 сотрудников приемной комиссии.
Благодаря корректной работе адресного классификатора анкеты абитуриентов теперь выгружаются с первого раза, без ошибок и необходимости ручного переформирования.
Автоматизированное формирование печатных форм сэкономило часы рабочего времени сотрудников приемной комиссии.
Перспективы сотрудничества
В 2026 году Медицинский техникум №9 успешно использует систему 1С:Колледж для проведения приемных кампаний и ведения контингента студентов. Позитивная обратная связь от руководства и сотрудников приемной комиссии, а также продление договора на сопровождение подтверждают высокую ценность внедренных решений для Клиента. В планах на будущее — расширение контура автоматизации и более глубокое внедрение модулей управления отделениями и учебной частью.
