Полное наименование: Общеобразовательная автономная некоммерческая организация "СКОЛКА".
Краткое наименование: ОАНО "Сколка", Сколка.
Произведена доработка программы 1С:Документооборот 8 КОРП.
Срок реализации проекта: октябрь 2023 – июнь 2024
Предыстория
Осенью 2023 года руководство ОАНО "Сколка" обратилось в ЦКО "Русские Решения" для перехода на программу
1С:Документооборот 8 КОРП. ОАНО "Сколка" - новая школа, поэтому все процессы необходимо было
выстраивать с нуля.
Цель проекта
Автоматизировать и оптимизировать внутренние процессы ОАНО "Сколка" с помощью программного продукта
1С:Документооборот 8 КОРП для бесперебойной, контролируемой и эффективной работы с документами организации.
Основные задачи проекта
- Выполнить начальные настройки программы 1С:Документооборот 8 КОРП для начала ведения учета.
- Настроить учет входящих, исходящих и внутренних документов.
- Провести обучение пользователей по работе в программе.
- Выполнить доработки программы с учетом особенностей ОАНО "Сколка", разработать Telegram-бот для подписания
гражданско-правовых договоров.
Начальные настройки программы 1С:Документооборот 8 КОРП
Для работы с программой 1С:Документооборот 8 КОРП специалистами ЦКО "Русские Решения" в программе были настроены:
- параметры учета;
- структуру предприятия;
- список должностей;
- список пользователей и группы пользователей;
- группы и профили доступа;
- почтовую рассылку и уведомления;
- хранение файлов;
- версионирование;
- ЭЦП;
- номенклатуру дел (рис. 1);
- почтовый клиент.
Рис. 1. Настройка номенклатуры дел
Учет входящих, исходящих и внутренних документов
Для ОАНО "Сколка" настроены:
- виды документов (рис. 2);
- шаблоны документов (рис. 2);
- автоматическая нумерация документов (рис. 3);
- шаблоны бизнес-процессов;
- роли исполнителей;
- права доступа к документам.
Рис. 2. Настройка видов документов и шаблонов документов
Рис. 3. Пример настройки автоматической нумерации
Отчеты
В программе 1С:Документооборот 8 КОРП можно формировать различные отчеты, например, отчет "Объем документов" (рис.
4), который показывает количество входящих, исходящих и прочих документов, обработанных за выбранный период.
Рис. 4. Отчет "Объем документов"
В программе возможно получать статистику по видам процессов (рис. 5) с учетом их статуса (в работе, завершено).
Рис. 5. Статистика по видам процессов
Возможно получить Справку об исполнительской дисциплине (рис. 6), в которой отобразится Исполнитель и количество
документов, обработанных им в программе.
Рис. 6. Справка об исполнительской дисциплине
Telegram-бот для подписания гражданско-правовых договоров
Специалистами ЦКО "Русские Решения" для ОАНО "Сколка" разработан Telegram-бот для подписания гражданско-правовых
договоров, авторизация в чат-боте происходит по номеру телефона (рис. 7).
Рис. 7. Пример авторизации в Telegram-боте по номеру телефона
В Telegram-боте возможно:
- Отправить электронную версию договора.
- Подписать договор путем нажатия на кнопку (рис. 8).
- Просмотреть в файле договора информации о подписании контрагентом.
- Отправить контрагенту подписанный экземпляр договора.
Рис. 8. Подписание договора в Telegram-боте
В Telegram-боте разработано автоматическое завершение задач при активации бота и/или подписании договора контрагентом
(рис 9).
Рис. 9. Результат подписания документа в Telegram-боте
Для корректной работы Telegram-бота в программе 1С:Документооборот 8 КОРП настроен отдельный вид документа и процесс
подписания гражданско-правовых договоров с учетом изменения очередности подписания руководителем и контрагентом.
Результаты проекта
В ходе проекта успешно достигнута цель проекта. Сотрудники ОАНО "Сколка" работают в программе 1С:Документооборот 8
КОРП, используют Telegram-бот для подписания гражданско-правовых договоров.
В программе 1С:Документооборот 8 КОРП работают 46 пользователей;
Настроено более 40 видов документов и шаблонов обработки документов;
Разработан Telegram-бот для подписания гражданско-правовых договоров.
Планируются работы по интеграции 1С:Документооборот 8 КОРП с Личным кабинетом для подписания договоров на обучение.
Дополнительную информацию по работе с "1С:Документооборот КОРП" можно получить в Центре компетенции по
образованию "Русские Решения":
Телефон: 8-800-551-00-24
E-mail: 1c@ruresh.ru
