Полное наименование:Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Санкт-Петербургский государственный аграрный университет".
Краткое наименование: ФГБОУ ВО СПбГАУ.
Срок реализации проекта: апрель - июль 2024.
Предыстория
СПбГАУ, с которым "Русские Решения" сотрудничают по автоматизации деятельности с 2019 года, в конце 2023 года обратился за добавлением в IT-систему вуза программы 1С:Документооборот государственного учреждения 8.
Цели проекта
Целью проекта были автоматизация и оптимизация учета и управления потоком документов и событий университета.
Задачи проекта
Реализацию поставленной цели должно было обеспечить выполнение следующих задач:
1. Начальная настройка программного продукта 1С:Документооборот государственного учреждения 8, а именно:
- параметров учета;
- структуры предприятия;
- списка должностей;
- списка пользователей и групп пользователей;
- групп и профилей доступа;
- доступов по объектам;
- почтовой рассылки и уведомлений;
- хранения файлов;
- версионирования;
- электронной цифровой подписи;
- номенклатуры дел;
- почтового клиента.
2. Настройка учета входящих и исходящих документов:
- видов документов;
- шаблонов документов;
- автоматической нумерации документов;
- шаблонов бизнес-процессов;
- ролей исполнителей.
3. Доработка функционала 1С:Документооборот государственного учреждения 8 под запросы вуза.
4. Обучение и консультирование сотрудников по работе с программой.
Внедрение проекта
Реализация проекта началась с проведения углубленного интервью руководителя проектов и делопроизводителя. После уточнения нюансов по настройке системы (которые ранее не требовались на этапе переговоров и заключения договора) специалисты компании приступили к начальной настройке программы.
После передачи клиентом утвержденных шаблонов документов наши специалисты выполнили настройку учета входящей и исходящей документации в 1С:Документооборот государственного учреждения 8.
На следующем этапе мы протестировали работу настроек программы, провели обучение руководителя проекта.
После тестирования системы клиентом, у пользователей программы возникли запросы по доработке некоторых функциональных возможностей. Например, таких, как отображение обеих кнопок "Отправить автору" и "Направить помощнику" в задачах или корреспонденции, в случае, когда у пользователя, к примеру, ректора, есть помощник для контроля исполнения задач. В этом случае ректор может направить ответ по задаче или письму напрямую автору или поручить контроль исполнения помощнику, нажав на соответствующую кнопку.
Рис. Процесс выполнения задачи в 1С:Документооборот государственного учреждения 8
Результаты проекта
Спустя 3 месяца после запуска проекта у Санкт-Петербургского государственного аграрного университета появился удобный инструмент учета и управления потоком документов, который легко интегрируется с другими программными продуктами 1С, применяемыми в вузе.
Небольшие, но важные для данного вуза доработки системы позволили выстроить работу в системе с учетом привычных для сотрудников образовательной организации процессов.
