Кейс: Внедрение программы "1C:Колледж" в Санкт-Петербургском политехническом колледже городского хозяйства

Профиль заказчика

Политехнический колледж городского хозяйства - Санкт-Петербургское государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования.

Колледж образован путем объединения 4 старейших учебных заведений среднего профессионального образования Санкт-Петербурга в январе 2006 года:

• ГОУ СПО «Колледжа радиоэлектронного приборостроения»
• ГОУ СПО «Санкт-Петербургского радиотехнического техникума»
• ГОУ СПО «Санкт-Петербургского механико-приборостроительного техникума»
• ГОУ СПО «Санкт-Петербургского техникума книжного бизнеса»

Учредителем колледжа является Санкт-Петербург в лице Комитета по управлению городским имуществом. Колледж находится в ведении Комитета по науке и высшей школе Санкт-Петербурга.

Рисунок 1. Основные сведения о Заказчике

Проблемы заказчика

На начало нашего сотрудничества большинство проблем Заказчика происходило из-за отсутствия единой информационной системы.

Вместо единой информационной системы в колледже было много разрозненных баз в Access и в таблицах Excel, в которых каждое подразделение вело свой учёт.

Как следствие возникали проблемы с их состыковкой между собой, что значительно затрудняло оперативное управление колледжем. Например, чтобы увидеть картину по всему контингенту, надо было потратить очень много времени на ручной сбор информации по каждому подразделению.

Из разных подразделений к руководству колледжа могли поступать противоречивые сведения. Например, студент мог быть уже отчислен, а в учёте он ещё учится; студента могли зачислить в две группы одновременно и т.п.

Основные проблемы заказчика

Директор	Приёмная комиссия	Учебная часть	Отдел кадров (Деканата)
Сотрудники долго готовят запрашиваемые отчёты.	Учёт данных об абитуриентах ведётся одновременно в трёх местах: в базе Access, в таблицах Excel и в бумажных журналах. Приходится постоянно дублировать ввод информации по абитуриентам, на что уходит много времени.	Вся работа в учебной части ведётся в различных таблицах Excel. Нет связи с другими подразделениями.	Учёт контингента ведётся одновременно в трёх местах: в базе Access, в таблицах Excel и в базе Метрополитена.
Нет оперативных данных по общей ситуации в колледже.	Контроль сдачи необходимых документов абитуриентов производится вручную.	Планирование учебного процесса и распределение нагрузки происходит вручную.	Все справки и ведомости готовятся вручную в Word.
Зависимость от сотрудников - отсутствует техническая возможность самостоятельно посмотреть всю необходимую информацию по студентам, по преподавателю, по группе студентов и т.п.	Нет быстрого контроля возврата документов абитуриентам: оригинала аттестата и фотографии.	Отсутствует автоматический контроль при отражении фактической нагрузки.	Трудоёмкий процесс по подготовке статистической отчётности для директора, для военкоматов и т.д.
	Заполнение расписки о приёме документов от абитуриента производится вручную.	Длительная и трудоёмкая работа по подготовке отчётов для директора.

Ход проекта внедрения

В ходе работ у Заказчика нами были последовательно выполнены следующие этапы проекта:

• Формирование рабочей группы проекта.
• Детальное обследование.
• Моделирование информационных процессов.
• Разработка Технического задания.
• Доработка программы по Техническому заданию.
• Перенос данных об абитуриентах и студентах.
• Обучение пользователей и начало работы с программой.
• Постановка программы на обслуживание.

Рисунок 3. Этапы проекта в виде диаграммы Ганта

ЭТАП №1. Формирование рабочей группы проекта

После того, как группой компаний "Омега" был выигран конкурс и подписан контракт на внедрение «1С:Колледж», было организовано общее совещание ключевых сотрудников Заказчика.

На общем совещании был определён состав рабочей группы проекта, назначен куратор проекта со стороны Заказчика и определен порядок работ.

Также было принято решение проводить совещания рабочей группы еженедельно, чтобы подводить итоги работ за прошедшую неделю.

По результатам общего совещания Заказчиком был издан внутренний приказ о внедрении у себя программы «1С:Колледж».

ЭТАП №2. Детальное обследование

Далее мы приступили к детальному обследованию существующей информационной системы Заказчика. В ходе детального обследования нами были выполнены следующие работы:

• Сбор сведений о характеристиках компьютеров пользователей, о структуре локальной сети.
• Сбор сведений о программах на компьютерах пользователей: название программ, количество рабочих мест, количество пользователей и их роли, программы лицензионные или пиратские.
• Опрос сотрудников приёмной комиссии, сотрудников учебной части и сотрудников отдела кадров, работа которых должна быть автоматизирована с помощью программы «1С:Колледж».
• Опрос проводился на рабочих местах сотрудников в виде устного интервью. Также нами были собраны образцы всех печатных форм и отчётов, которые пользователи делают вручную в таблицах Excel и базах Access.

ЭТАП №3. Моделирование информационных процессов

Моделирование информационных процессов - это отражение в типовой программе «1С:Колледж» всех возможных операций, которые предполагается использовать в работе Заказчика.

Цели моделирования:

• Понять достоинства и недостатки программы «1С:Колледж» для существующей деятельности Заказчика.
• Максимально снизить объём доработки типовой конфигурации «1С:Колледж» за счёт использования штатных механизмов или изменения информационных процессов Заказчика под схемы работы, предоставляемые программой.
• Сформулировать требования к доработке программы.
• Моделирование информационных процессов было проведено в специально подготовленной программе «1С:Колледж». Совместно с сотрудниками

Заказчика мы смоделировали их существующую работу, используя типовые механизмы программы «1С:Колледж».

Результатом моделирования стал перечень доработок программы «1С:Колледж» под специфику деятельности Заказчика.

ЭТАП №4. Разработка Технического задания

После того, как Заказчик откорректировал и утвердил перечень доработок, мы приступили к разработке Технического задания.

В Техническом задании было очень подробно описано что и как должно быть доработано в конфигурации «1С:Колледж». Например, были зафиксированы требования к разработке следующих отчётов и печатных форм для Учебной части:

• Отчет «Форма 2 по преподавателям».
• Отчет «Форма 2 по учебным группам».
• Отчет «Форма 3».
• Печатная форма «Расписание занятий».
• Печатная форма «Шахматная ведомость по преподавателям».
• Печатная форма «Шахматная ведомость по кабинетам».
• Печатная форма «Нагрузка преподавателя».
• Печатная форма «Формирование нагрузки группы».

Рисунок 4. Бизнес-процесс разработки и согласования Технического задания

ЭТАП №5. Доработка программы по Техническому заданию

После согласования и утверждения Технического задания мы приступили к доработке конфигурации «1С:Колледж».

При внесении изменений в конфигурацию «1С:Колледж» мы старались максимально облегчить установку обновлений в будущем. Для этого был использован модульный подход при разработке, когда изменение типовой конфигурации сводится к минимуму.

Также мы старались создавать только внешние печатные формы, внешние отчёты и обработки, которые не влияют на установку обновления.

В ходе доработки конфигурации «1С:Колледж» нами были разработаны 7 отчётов, 2 обработки, 5 печатных форм.

В результате был доработан программный продукт «1С:Колледж» , который полностью стал отвечать требованиям Технического задания и при этом мог оперативно обновляться.

Выполненные доработки программы «1C:Колледж»

Приёмная комиссия	Учебная часть	Отдел кадров (Деканата)
Документ "Анкета абитуриента" Обработка "Загрузка абитуриента из таблицы Excel" Отчёт "Рейтинг абитуриента" Отчёт "Сведения о результатах подачи документов"	Отчёт "Форма 2 по преподавателям" Отчёт "Форма 2 по учебным группам" Отчёт "Форма 3" Отчёт "Нагрузка преподавателя" Отчёт "Формирование нагрузки группы" Печатная форма "Расписание занятий" Печатная форма "Шахматная ведомость по преподавателям" Печатная форма "Шахматная ведомость по кабинетам"	Обработка "Загрузка студентов их таблицы Excel" Печатная форма "Справка об обучении" Печатная форма "Приказ о зачислении"

Рисунок 6. Доработанный отчет «Нагрузка преподавателя»

ЭТАП №6. Перенос данных об абитуриентах и студентах

• Так как проект по внедрению программы «1С:Колледж» стартовал в разгар приёмной кампании Заказчика, то перед нами поставили задачу по переносу данных об абитуриентах из Excel в программу «1С:Колледж».
• В результате нами была разработана специальная обработка, с помощью которой можно многократно загружать все необходимые данные об абитуриентах из таблиц Excel в программу «1С:Колледж».
• Одним из условий контракта с Заказчиком был пункт о переносе накопленных данных о текущих студентах в программу «1С:Колледж». Данные о студентах Заказчика хранились и обрабатывались в программе Access.
• Нами была создана обработка по загрузке всей возможной информации о студентах в программу «1С:Колледж». Были перенесены все персональные данные студентов, а также история о движении контингента: дата зачисления, дата ухода в академический отпуск, дата отчисления и т.п.
• На основе загруженных данных о студентах был сформирован приказ на выпуск 2014 года.

ЭТАП №7. Обучение пользователей и начало работы

• После успешной загрузки данных об абитуриентах и студентах было проведено обучению всех будущих пользователей программы.
• Обучение сотрудников приёмной комиссии: ввод персональных данных об абитуриентах, ввод сведений о сданных документах, формирование отчётов «Рейтинг абитуриентов» и «Сведения о результатах подачи документов».
• Обучение сотрудников методического отдела: ввод ФГОСов и учебных планов.
• Обучение сотрудников учебной части: ввод сведений о преподавателях, ввод расписания, формирование нагрузки, работа с отчётами «Форма 2», «Форма 3» и др.
• Обучение сотрудников отдела кадров: зачисления, отчисления студентов, формирование справок о зачислении, работа с отчётами по студентам (статистика по районам, данные в военкоматы и т.п.).
• Всего было обучено 11 человек. Обучение проводилось на рабочих местах сотрудников, индивидуально с каждым.

ЭТАП №8. Постановка программы на обслуживание

После завершения этапа обучения программа «1С:Колледж» была поставлена на регулярное обслуживание.

В рамках ежемесячного сопровождения пользователям Заказчика оказывается вся необходимая поддержка:

• Анализ корректности работы пользователей в программе.
• Консультации сотрудников по электронной почте и телефону.
• Разработка дополнительных печатных форм и отчётов.
• Обучение новых сотрудников Заказчика.
• Регулярное обновление программы «1С:Колледж».

Результаты проекта

ДЛЯ ДИРЕКТОРА
Появилась возможность оперативно контролировать ключевые показатели деятельности колледжа. Повысилась достоверность предоставляемых сотрудниками отчётов. Повысилась управляемость колледжем за счёт прозрачности информации в единой информационной базе "1С:Колледж" Директор может сам быстро получать информацию о конкретных студентах, преподавателях, составах ЦМК и т.п.

ДЛЯ ПРИЁМНОЙ КОМИССИИ
Приёмная комиссия смогла оперативно контролировать ход приёмной компании 2014 года с помощью отчёта "Список абитуриентов на дату" (анализ качества поданных заявлений к плану набора). Реализована выгрузка данных о принятых заявлениях на сайт колледжа. Приёмная компания 2014 года была выполнена успешно - было принято больше абитуриентов, чем в 2013 году.

ДЛЯ УЧЕБНОЙ ЧАСТИ
В программу "1С:Колледж" внесены все ФГОСыи учебные планы. Автоматическое формирование необходимых печатных форм и отчётов по учебной деятельности.

ДЛЯ ОТДЕЛА КАДРОВ
По результатам приёмной компании в программе "1С:Колледж" были автоматически зачислены студенты в соответствии с рейтингом абитуриентов. Реализована автоматическая выгрузка данных о студентах в базу Метрополитена. Появилась возможность быстро получить необходимые отчёты и справки по контингенту.

 

Рисунок 7. Главные результаты проекта

Задать вопросы по статье Вы можете, отправив нам заявку