Дорожная карта внедрения 1С:Колледж ПРОФ: от идеи до результата

В статье рассмотрен процесс внедрения программного продукта 1С:Колледж ПРОФ – от предпроектного обследования до встраивания продукта в рабочие будни сотрудников организаций среднего профессионального образования. Елена Еремина, руководитель отдела автоматизации СПО и школ Центра компетенций по образованию (ЦКО) "Русские Решения", выделила типовой сценарий, ключевые риски и факторы успеха внедрения продукта; привела рекомендации, как оценить эффект от автоматизации.

1. Предпроектное обследование и закупка

Отправная точка любого проекта — не установка программы, а качественное предпроектное обследование. На этом этапе команда исполнителя вместе с заказчиком фиксирует:

• текущую модель учета в конкретном колледже (разрозненные программы, Excel, бумажный вид);
• первичный запрос заказчика (чаще всего — это автоматизация работы приемной комиссии);
• бюджет и ограничения по срокам закупки;
• техническую готовность ИТ-инфраструктуры и цифровую грамотность сотрудников.

По итогам обследования формируется дорожная карта внедрения подсистем 1С:Колледж ПРОФ. В "классическом" варианте в первую очередь автоматизируют блоки: "Приемная комиссия", "Отделения", "Учебная часть" (единым блоком), "Расписание", "Электронный журнал", "Выпуск".

К данному этапу отнесем и процесс участия в закупочной процедуре заказчика, подписание комплекта документов в случае победы.

Стандартный срок полного цикла внедрения для колледжа «с нуля» составляет 1,5–2 года. При этом каждая подсистема задействует свой блок сотрудников — приемную комиссию, деканаты, учебную часть, администрацию. Это принципиальный момент, так как проект не может держаться на одном энтузиасте, даже если он очень мотивирован.

Вместе с тем последовательность этапов может меняться. Например, если организация приходит с запросом о внедрении электронного журнала, выполнение проекта начинается с загрузки контингента и расписания, а приемную кампанию по запросу добавляют позже, ориентируясь на календарь и готовность команды.

Елена Еремина, руководитель отдела автоматизации СПО и школ, отмечает, что самое главное для руководства колледжа – понять и обозначить цель внедрения программного продукта в целом и его отдельных подсистем. В этом следует разобраться до обращения в компанию будущего подрядчика. Зная цели проекта, по его завершении станет однозначно понятно, удался ли он или бюджетные, а может, даже личные средства организации потрачены впустую.

Рис. Этапы внедрения программного продукта 1С:Колледж/1С:Колледж ПРОФ

2. Определение команды проекта

Опыт внедрения программных продуктов показывает, что важным фактором успеха является ответственный сотрудник со стороны колледжа, назначенный курировать проект и отвечать за него. В идеале такой сотрудник обладает формальными полномочиями, реальным влиянием на ключевые подразделения и личной мотивацией. Как правило, это руководитель отдела цифровизации или заместитель директора по учебно-методической работе.

Назначение участников рабочей группы должно происходить еще на первом этапе внедрения, однако, считая данный фактор настолько значимым, мы выделяем его в отдельный этап.

Ярким примером успешного внедрения с таким типом ответственного лица может служить частный колледж "МЕДСИ", где руководитель проекта на стороне колледжа организовал единое коммуникационное пространство (рабочие чаты, четко распланированные этапы проекта) и обеспечил высокую вовлеченность всех участников процесса.

Со стороны колледжа, помимо ответственного лица, необходим еще технический специалист, который будет отвечать за инфраструктуру, взаимодействие с внешними системами (ФИС ГИА и Приема, ЭДО) и поддержку пользователей.

Со стороны "Русских Решений" рабочая группа проекта – это:

• руководитель проекта или руководитель сопровождения / старший аналитик (в зависимости от масштаба проекта);
• аналитик и консультанты по предметной области;
• 1-2 программиста;
• тестировщик.

3. Реализация проекта

Общий процесс реализации проекта состоит из набора стандартных повторяющихся шагов:

1. Обсуждение деталей этапа командами колледжа и "Русских Решений". Протоколирование итогов обсуждения.
2. Выполнение этапа проекта командой "Русских Решений".
3. Тестирование результата.
4. Демонстрация результата команде колледжа.
5. Проверка и внесение правок колледжем. Протоколирование договорённостей.
6. Повторная демонстрация результата после внесения правок.
7. Прием этапа колледжем, фиксирование принятия результата.
8. Переход к следующему этапу проекта.

На практике самый быстрый и ощутимый результат дает автоматизация приемной кампании, потому что после запуска работы подсистемы "Приемная комиссия" в 1С:Колледж становятся доступны:

• единая база абитуриентов вместо разных таблиц и списков;
• автоматическая выгрузка данных в ФИС ГИА и Приема;
• контроль ошибок и полноты сведений;
• формирование рейтингов, приказов, уведомлений буквально в пару кликов.

Данный блок запускается за 1–2 месяца, а полученный эффект хорошо виден как администрации образовательной организации, так и сотрудникам приемной комиссии. Далее быстрый успешный старт снижает сопротивление и мотивирует на дальнейшую автоматизацию работы с учебными планами, движения контингента, интеграции с электронным документооборотом, сторонними системами.

Наиболее трудозатратная по внедрению подсистема в 1С:Колледж, по нашему мнению, — "Расписание". Настройка корректного работающего расписания, которое учитывает нагрузки, аудитории, пересечения и особенности учебных планов, может занимать от полугода до года. В случае, если начать внедрение именно с него, высок риск разочарования заказчика: результат заметен не сразу, а нагрузка на команду будет высокой. Поэтому не рекомендуем начинать автоматизацию именно с расписания, если в колледже нет отдельной мотивированной команды, готовой к интенсивной вовлеченной работе.

Когда основные подсистемы уже работают и приняты руководством образовательной организации, имеет смысл переходить к дальнейшему внедрению следующих подсистем программного продукта. Среди них:

• Интеграции с другими системами";
• "Трудоустройство";
• "Воинский учет";
• "Расчет за платное обучение";
• "Стипендия и материальная помощь";
• "Общежитие";
• Другие.

Такой последовательный подход снизит нагрузку на пользователей, позволит использовать накопленный опыт внедрения и сделает цифровую трансформацию колледжа действительно управляемой, а не революционной.

Риски, мешающие внедрению системы

В разделе, посвященном реализации проекта, также уместно упомянуть распространенные риски, с которыми мы сталкиваемся с клиентами в ходе внедрения проектов. Рекомендуем учитывать их и по возможности избегать или сглаживать последствия.

• Неподготовленная ИТ-инфраструктура для внедрения продукта: если в колледже нет сервера, недостаточно мощностей, отсутствуют лицензии, не настроены резервные копии и каналы связи – всё это решаемые задачи, однако процесс их решения займет дополнительное время. Это стоит учитывать при составлении технического задания и сроков проекта.
• Сжатые сроки закупки, из-за которых предпроектное обследование проводится формально, "по верхам": по данной причине важные особенности процессов остаются вне повестки и всплывают уже в ходе исполнения проекта. Это также влияет на срок внедрения системы.
• Затянутое финансирование и сложные закупочные процедуры, которые неминуемо смещают старт и приводят к авралам на разных стадиях проекта.
• Сопротивление будущих пользователей программы: в переходный период сотрудники заказчика вынуждены вести двойной учет (в бумажном виде и в 1С:Колледж или в 1С:Колледж и в другой системе), а значит, тратить больше времени на выполнение одних и тех же действий. Повышение прозрачности учета за счет автоматизации иногда вызывает опасения у сотрудников.
• Изменение технического задания после заключения договора. Например, вместо внедрения подсистемы заказчик решает в приоритетном порядке настроить электронную подпись, внешнюю интеграцию или другую подсистему продукта.

С точки зрения управления проектом, любые существенные изменения технического задания должны оформляться юридически грамотно — через дополнительное соглашение к договору или, в отдельных случаях, через расторжение и новую закупку. Таким образом защищены будут обе стороны, а проект не превратится в набор неформальных договоренностей, которые сложно исполнить и еще сложнее проконтролировать.

4. Обучение сотрудников и работа в подсистемах продукта

Обучение сотрудников и переход к работе в подсистемах продукта — заключительный этап дорожной карты внедрения системы 1С:Колледж. В этой точке проекта команда проекта "Русские Решения" организует обучающие сессии для разных категорий пользователей: приемной комиссии, учебной части, кураторов групп, бухгалтерии, специалистов по общежитиям и воинскому учету, опираясь на реальные сценарии их повседневной работы.

После онлайн или иногда очного обучения сотрудники продолжают осваивать систему на практике, используя пошаговые инструкции, видеоуроки и методические материалы. Консультанты проекта помогают им пройти через период двойного учета и адаптации к новым процессам. В результате именно этот этап превращает внедрённые подсистемы 1С:Колледж ПРОФ из "настроенной программы" в рабочий инструмент, которым пользователи уверенно пользуются каждый день.

Заключение

Дорожная карта внедрения 1С:Колледж ПРОФ — это поэтапное описание процесса, который начинается с предпроектного обследования и закупки, продолжается формированием команды и реализацией основных подсистем, а завершается обучением сотрудников и постепенным расширением функциональности системы. Такой подход позволяет колледжу не просто автоматизировать отдельные участки работы, а выстроить единую управляемую цифровую среду, переводя таким образом управление организацией на качественно новый уровень.