Чек-лист работы с договорами о платном обучении в ССПВО и 1С:Университет ПРОФ

Мы подготовили материал для сотрудников приемной комиссии вузов, которые работают с договорами о платном обучении через Сервис приема "Поступление в вуз онлайн" и 1С:Университет ПРОФ.

Работа с договорами в ССПВО («Суперсервис „Поступление в вуз онлайн"») имеет ряд особенностей: недостаточно просто создать договор в 1С или прикрепить к нему файл. Для корректной передачи договора в ЕПГУ (портал "Госуслуги") важно, чтобы договор был связан с заявкой, полученной из ССПВО, находился в нужном состоянии, имел корректные соответствия справочников, а к карточке договора были прикреплены файл договора и файл электронной подписи.

Материал можно использовать как чек-лист для проверки готовности системы и как краткую инструкцию для специалистов, которые обрабатывают заявки на заключение договоров в период приемной кампании.

Общая схема работы с договором

В общем виде процесс работы с договором о платном обучении через ССПВО и 1С:Университет ПРОФ выглядит следующим образом:

1. Поступающий на ЕПГУ подает заявку на заключение договора о платном обучении.
2. Заявка поступает в 1С:Университет ПРОФ через обработку взаимодействия с Сервисом приема.
3. В системе создается документ "Данные для формирования договора ССПВО".
4. Специалист проверяет данные, полученные от поступающего.
5. На основании документа "Данные для формирования договора ССПВО" создается договор в справочнике "Объекты".
6. В 1С формируется проект договора по принятой в вузе печатной форме.
7. Договор подписывается электронной подписью со стороны вуза во внешнем программном обеспечении.
8. В карточку договора в 1С прикрепляются два файла: файл договора, например PDF, и файл открепленной электронной подписи, например SIG.
9. Договор переводится в состояние, соответствующее передаче договора в ССПВО.
10. Файлы договора выгружаются в Сервис приема вручную или автоматически через регламентное задание.
11. Поступающий подписывает договор со своей стороны через ЕПГУ/Госключ либо направляет замечания.
12. Результат обработки возвращается в 1С и отражается в документе "Данные для формирования договора ССПВО" и карточке договора.

Важно! Если договор создан в 1С вручную и не связан с документом "Данные для формирования договора ССПВО", такой договор не будет корректно собираться в пакет для отправки в ССПВО. Для обмена с ЕПГУ договор должен быть создан по заявке, пришедшей из ССПВО.

1. Выполнение предварительных настроек

Перед началом работы с договорами необходимо проверить настройки Сервиса приема, справочников и договорного блока в 1С:Университет ПРОФ. В таблице приводим шесть пунктов для проверки Сервиса приема.

Соответствия справочников для договоров

Для работы с договорами необходимо проверить документы "Установка соответствий справочников информационных систем". Минимально необходимо проверить виды справочников, перечисленные в таблице.

Важно! Если соответствие для состояния договора настроено на значение "Утвержден", то для выгрузки в ССПВО договор должен быть переведен именно в это состояние. Если вуз планирует выгружать договоры в другом состоянии, необходимо заранее проверить и скорректировать соответствие.

2. Настройки договоров в 1С:Университет ПРОФ

Перед массовой работой с договорами рекомендуется проверить настройки договорного блока. В 1С:Университет ПРОФ должны быть настроены виды договоров, которые используются в приемной кампании.

Если вуз использует одинаковый договор для всех поступающих, можно настроить один основной вид договора. Если стоимость, шаблон, порядок оплаты или нумерация отличаются, рекомендуется выделить отдельные виды договоров.

Стоимость обучения

Стоимость обучения задается в одноименном документе.

Нумерация договоров

Номер договора может заполняться вручную или автоматически в соответствии с настройками нумераторов.

3. Получение заявки на договор из ССПВО

Заявка на заключение договора приходит из ССПВО в составе сообщений очереди. После обработки сообщения в 1С создается документ "Данные для формирования договора ССПВО".

Порядок действий специалиста

1. Открыть обработку "Взаимодействие с системой Суперсервис".
2. Выполнить получение сообщений из очереди Сервиса приема.
3. Обработать поступившие сообщения.
4. Найти созданный документ "Данные для формирования договора ССПВО".
5. Открыть документ и проверить сведения: поступающий, заявление, конкурсная группа, источник финансирования, данные плательщика, степень родства, вид договора, стоимость и порядок оплаты.
6. При необходимости заполнить недостающие данные.
7. Сохранить документ.
8. Создать договор на основании документа.

Важно! Если по заявке не был создан документ "Данные для формирования договора ССПВО", то даже утвержденный договор с прикрепленными файлами может не попасть в выгрузку.

4. Создание договора в 1С

После проверки заявки специалист создает договор в 1С:Университет ПРОФ. Для этого выполняется следующий алгоритм действий:

1. Открыть документ "Данные для формирования договора ССПВО".
2. Проверить, что все обязательные данные заполнены.
3. Выполнить команду создания/сохранения договора.
4. Открыть созданный объект "Договор".
5. Проверить реквизиты договора: номер, дату, поступающего, заказчика/плательщика, конкурсную группу или образовательную программу, стоимость, тип платежа, график платежей и состояние договора.
6. Сформировать печатную форму договора.
7. Проверить корректность печатной формы.
8. Сохранить договор.

Особенности двухстороннего договора

Двухсторонний договор заключается между вузом и поступающим. В этом случае поступающий одновременно является обучающимся и плательщиком. Проверьте важные нюансы, приведенные в таблице.

Особенности трехстороннего договора

Трехсторонний договор используется, если плательщиком является не сам поступающий, а другое физическое лицо, например родитель. В таблице приведены пункты договора, требующие особого внимания.

Важно! Ошибки в соответствии степеней родства часто проявляются именно при обработке трехсторонних договоров. Если система сообщает, что не установлено соответствие для степени родства, необходимо дозаполнить документ "Установка соответствий справочников информационных систем".

5. Подготовка файлов договора

Для передачи договора в ССПВО недостаточно сформировать печатную форму в 1С. Сервис приема ожидает файл договора и файл электронной подписи (ЭП). В таблице приведены требования к файлам.

Рекомендуемый вариант — использовать открепленную электронную подпись. В этом случае в 1С прикрепляются два файла: основной PDF и отдельный файл SIG.

Как подготовить файлы электронной подписи

1. Сформировать печатную форму договора в 1С.
2. Сохранить договор в PDF.
3. Подписать PDF электронной подписью во внешнем программном обеспечении.
4. Получить файл открепленной подписи SIG.
5. Открыть карточку договора в 1С.
6. Прикрепить PDF-файл договора.
7. Прикрепить SIG-файл электронной подписи.
8. Проверить, что оба файла отображаются в прикрепленных файлах договора.

Важно! 1С:Университет ПРОФ не выполняет полный процесс подписания договора ЭП внутри типового механизма. Подписание договора выполняется во внешнем программном обеспечении или в иной системе, используемой вузом. Передача договора во внешние системы для подписания, например в 1С:Бухгалтерию, должна быть реализована вузом самостоятельно, если такая схема требуется.

Состояние договора для выгрузки

Для успешной выгрузки договора в ССПВО важно, чтобы состояние договора в 1С соответствовало настройке обмена. По умолчанию для передачи договора часто используется состояние "Утвержден". Однако конкретное значение зависит от настроенного соответствия.

Важно! Если договор находится в состоянии "Проект", а в соответствиях для отправки в ССПВО указано состояние «Утвержден», файлы договора не будут корректно собраны для отправки.

6. Отправка договора в ССПВО

Отправка договора может выполняться вручную или автоматически.

Ручная отправка

Подходит для тестирования и точечной обработки договоров. Рекомендуем придерживаться приведенных ниже шагов.

1. Проверить, что создан документ "Данные для формирования договора ССПВО".
2. Проверить, что на основании этого документа создан договор.
3. Проверить состояние договора.
4. Проверить наличие двух прикрепленных файлов: PDF и SIG.
5. Открыть обработку "Взаимодействие с системой Суперсервис".
6. Сформировать пакет с файлами договора.
7. Подписать и отправить пакет в Сервис приема.
8. Проверить результат отправки.
9. При наличии ошибки открыть ответ ССПВО и определить причину.

Автоматическая отправка

Используется при настроенной регламентной выгрузке. В таблице перечислено, что рекомендуется проверить в данном случае.

Важно! Автоматическая отправка договора не отменяет требования к самому договору: он должен быть создан по заявке ССПВО, находиться в корректном состоянии, иметь PDF и SIG в прикрепленных файлах.

7. Что происходит после отправки договора

После отправки договора в ССПВО поступающий видит договор на ЕПГУ и выполняет дальнейшие действия.

Очный, электронный и гибридный сценарии

Вуз может использовать разные организационные схемы работы с договорами. Важно заранее определить, какой сценарий применяется, и не смешивать их без регламента.

Используется, если вуз передает договор в ССПВО и поступающий подписывает его через ЕПГУ/Госключ. В этом случае актуальны следующие шаги:

1. Заявка на договор должна прийти из ССПВО.
2. В 1С должен быть создан документ "Данные для формирования договора ССПВО".
3. Договор создается на основании этого документа.
4. Договор подписывается ЭП со стороны вуза.
5. К договору прикрепляются PDF и SIG.
6. Файлы передаются в ССПВО.
7. Поступающий подписывает договор со своей стороны.

Используется, если вуз заключает договор с поступающим лично, на бумаге. Тогда следует учесть несколько вопросов:

• будет ли договор дополнительно передаваться в ССПВО?
• будет ли использоваться заявка из ЕПГУ только как источник данных?
• где будет фиксироваться итоговый статус договора?
• кто отвечает за синхронизацию данных между бумажным договором, 1С и ССПВО?

Если договор не планируется передавать через API, необходимо понимать, что такой договор может учитываться как внутренний договор вуза, но не как электронный договор, направленный поступающему через ЕПГУ.

Используется, если договор печатается и подписывается очно, затем сканируется, подписывается ЭП со стороны вуза и передается в ССПВО. Приводим алгоритм действий на этой случай.

1. Сформировать договор в 1С.
2. Распечатать договор.
3. Получить подписи сторон на бумаге, если это предусмотрено регламентом вуза.
4. Отсканировать договор.
5. Подписать PDF электронной подписью со стороны вуза.
6. Прикрепить PDF и SIG к карточке договора.
7. Передать договор в ССПВО.
8. Контролировать статус договора в ЕПГУ.

Массовое формирование договоров

В 1С:Университет ПРОФ предусмотрена обработка массового формирования договоров об оказании образовательных услуг. Массовое формирование может быть полезно, если вуз заранее готовит договоры по поступающим на платные места. В данном случае учитывайте параметры из таблицы.

Важно! Массово созданный договор сам по себе не заменяет договор, созданный по заявке ССПВО. Если требуется передача договора в ЕПГУ, необходимо обеспечить связь с документом «Данные для формирования договора ССПВО».

Типовые ошибки при работе с договорами

Проверить:

1. Создан ли документ "Данные для формирования договора ССПВО".
2. Создан ли договор именно на основании этого документа.
3. Находится ли договор в состоянии, соответствующем "Добавлению договора".
4. Прикреплены ли к договору PDF и SIG.
5. Относится ли тип договора к договорам на оказание образовательных услуг.
6. Настроены ли соответствия справочников.

Для ССПВО требуется не только файл договора, но и файл электронной подписи. Проверьте:

• подписан ли PDF электронной подписью;
• сформирован ли отдельный файл SIG;
• прикреплены ли оба файла к карточке договора.

Чаще всего ошибка возникает при трехсторонних договорах. Проверьте:

• заполнена ли степень родства в данных договора;
• загружен ли справочник степеней родства из ССПВО;
• настроено ли соответствие для справочника «Степени родства (RelationShip)».

В этом случае проверяется:

• в каком состоянии находится договор в 1С;
• какое состояние указано в соответствии для добавления договора;
• не был ли договор аннулирован или возвращен в проект;
• нет ли расхождения между статусом договора в 1С и статусом, ожидаемым ССПВО.

Важно! Если все настройки выполнены корректно, но ССПВО возвращает ошибку «Нельзя загружать файлы, неверный статус договора», необходимо передать обращение на линию технической поддержки Сервиса приема.

При возникновении такой ошибки рекомендуем проверить:

• актуальность версии обработки;
• настройки параметров подключения;
• наличие дублей видов справочников информационных систем;
• корректность выбранного сервера взаимодействия;
• загружены ли ответы на ранее отправленные пакеты.

8. Ежедневный контроль в период приемной кампании

В период активного приема рекомендуется ежедневно контролировать не только факт создания договоров, но и весь цикл их обработки.

Заключение

Работа с договорами в ССПВО и 1С:Университет ПРОФ требует не только корректного создания договора, но и соблюдения всей цепочки обмена: получение заявки из ССПВО, создание документа «Данные для формирования договора ССПВО», формирование договора, подписание файла, прикрепление PDF и SIG, перевод договора в нужное состояние и отправка в Сервис приема.

Наиболее частые ошибки возникают из-за отсутствия связи договора с заявкой ССПВО, неполного комплекта файлов, неверного состояния договора или незаполненных соответствий справочников. Поэтому перед началом приемной кампании рекомендуется провести тестовый сценарий от получения заявки до подписания договора поступающим.

Использование данного чек-листа позволит приемной комиссии заранее проверить готовность системы, снизить количество ошибок в пиковый период и выстроить понятный порядок работы с договорами о платном обучении.