Приемная кампания - горячая пора для всех учебных заведений высшего образования.
В последние 2 года борьба с коронавирусной инфекцией существенно повлияла на процессы приема абитуриентов. Из-за
чего перед вузами встали новые задачи и сложности, касающиеся организации и отчетности.
О том, как автоматизировать приемную кампанию и какие доработки для этого потребуются, рассказываем на примере ФГБОУ
ВО «Омский государственный технический университет».
Содержание
Коротко о вузе
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Омский государственный
технический университет» (ОмГТУ) — высшее учебное заведение в Омске, история которого начинается в 1942 году. В 2016
году вуз получил статус регионального опорного университета.
В составе университета 8 институтов и 8 факультетов, 17 научно-образовательных центров, более 30 НИЛ, 49 предприятий
и 19 конструкторских бюро, университетский колледж. Ежегодно в ОмГТУ обучается более 15000 студентов разной формы
обучения.
Для работы такого крупного учебного заведения требуется автоматизация процессов, связанных с работой приемной
комиссии.
Почему необходима автоматизация приемной кампании
Автоматизация деятельности приемной комиссии в любом высшем учебном заведении в последнее время является не только
актуальной задачей, но и необходимостью, так как влияет на оперативность обработки информации и позитивный имидж
вуза в общегосударственном рейтинге. Это особенно важно в эпоху жесткой конкуренции и борьбы за каждого абитуриента.
Согласно
письму
Минобрнауки России
от 05.07.2021 № МН-5/2865, от администрации вуза требуется оперативность в публикации конкурсных
списков абитуриентов и обновление информации не менее 5 раз в день в период с 9 до 18 часов по местному времени.
Также письмом Минобрнауки России установлено, что прием документов лично у поступающих, проведение вступительных
испытаний, рассмотрение апелляций путем взаимодействия абитуриента с работниками организации возможны, если это не
противоречит актам высших должностных лиц субъектов Российской Федерации, издаваемых исходя из
санитарно-эпидемиологической обстановки и особенностей распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19). А
так как у поступающих остается право подавать документы и заявления электронно, то и вузам необходимо подстраиваться
под ситуацию в регионе и права абитуриентов.
При подаче заявления о приеме через суперсервис «Поступление в вуз онлайн» поступающие в некоторых случаях указывают
ошибочную информацию о наибольшем балле ЕГЭ. Поэтому в письме Министерства образования и науки рекомендовано
образовательным организациям оперативно информировать абитуриентов о допущенных ошибках. Также даются полномочия
вузам самостоятельно исправить ошибки, если связь с поступающим отсутствует, чтобы реализовать права абитуриентов на
выбор предмета с максимальным баллом ЕГЭ и позволить организации зачислить тех, кто имеет наиболее высокие
результаты по выпускным экзаменам.
Согласно
приказу Министерства науки и высшего образования
Российской Федерации от 01.04.2021 № 226 «Об особенностях приема на обучение по образовательным
программам высшего образования-программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры, программам
подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре на 2021/22 учебный год», поступающие могут направлять
документы, необходимые для поступления в организации высшего образования, следующими способами:
-
в электронной форме с помощью информационной системы вуза или суперсервиса;
-
через операторов почтовой связи общего пользования;
-
лично, если позволяет санитарно-эпидемиологическая обстановка.
При проведении вузом вступительных испытаний с использованием дистанционных технологий организация
самостоятельно выбирает способ идентификации личности поступающего.
С учетом последних требований нормативных актов от Министерства науки и высшего образования и тенденции в области
образовательных и информационных технологий приходим к выводу, что автоматизация приемной кампании вуза необходима и
обязательна.
Какие проектные доработки были произведены для ОмГТУ
Для приема абитуриентов в Омский государственный технический университет в 2021 году было принято решение о переходе
с собственной разработки на программный продукт «1С:Университет ПРОФ». Было взято «коробочное» решение с
намерением минимальных доработок «для себя».
В части работы приемной комиссии «1С:Университет ПРОФ» достаточно гибко настраивается с помощью широкого набора
справочников и множества опциональных возможностей, что позволяет учитывать различные нюансы организации приема
конкретного вуза. Однако было понятно, что некоторые экранные и/или печатные формы необходимо будет изменять для
удобства работы собственных конечных пользователей.
ОмГТУ сотрудничает с Центром компетенции по образованию «Русские Решения» с апреля 2021 года. Специалисты ЦКО
«Русские Решения» помогали проводить анализ возникавших на портале и в «1С:Университет ПРОФ» ошибок при приеме
заявлений и организации приемной кампании, находить пути их решения, исправления, проводить проверку. Особенно
актуально стало такое взаимодействие в разгар приема, когда увеличился поток абитуриентов и заявлений от них, и
нужно было оперативно исправлять ошибки ввода пользователей и неточности в работе портала.
Таким образом, был доработан Мастер приемной кампании. Для удобства работы со списками абитуриентов была добавлена
подсветка для выделения уже зачисленных абитуриентов, выделение жирным тех, кто по бюджетному направлению, курсивом
— тех, кто поступает по целевому направлению. Был сделан удобный ввод оценок для расчета среднего балла
абитуриентов.
В личном кабинете абитуриента доработана функция добавления более одного коммерческого направления. Ошибка портала
была исправлена раньше, чем разработчики выпустили патч.
Устранена ошибка отправки почты. Исправлены ошибки при установке новой версии и при обновлении справочников портала.
Исправлены ошибки при заполнении справочников в «1С:Университет ПРОФ» и по выгрузке в федеральную
информационную систему (ФИС) ЕГЭ и приема.
Специалистами управления информатизации ОмГТУ самостоятельно были сделаны изменения типовых экранных форм (в том
числе на портале), печатных форм (личные карточки, заявления абитуриентов, приказы и т.п.) и автоматизированы
некоторые групповые и массовые операции (создание договоров, рассылки электронных писем абитуриентам и др.) для
удобства работы коллег из приемной комиссии.
Каких результатов удалось достичь
Квалификация сотрудников управления информатизации ОмГТУ позволила провести с помощью нового программного продукта
все этапы приемной кампании в режиме полноценного функционирования, с соблюдением необходимых сроков и
ограничений:
-
Прием заявлений поступающих;
-
Проведение вступительных испытаний;
-
Публикация различных конкурсных списков;
-
Взаимодействие с федеральными системами;
-
Зачисление;
-
Издания приказов.
