Оформление академического отпуска студента в системе 1С:Колледж

Содержание

1. Введение
2. Порядок оформления академического отпуска студента в программе 1С:Колледж
3. Отчеты об академическом отпуске студентов
4. Заключение

Введение

Академический отпуск представляет собой установленный законом период, в течение которого обучающийся освобождается от посещения занятий и выполнения учебных заданий по уважительным причинам, например, по состоянию здоровья, семейным обстоятельствам или другим основанным причинам, при этом за ним сохраняется статус студента и возможность в дальнейшем продолжить свое обучение.

Использование программ 1С:Колледж, 1С:Колледж ПРОФ (далее 1С:Колледж) для документирования и учета академических отпусков существенно упрощает работу сотрудников учебных отделов, снижает риск ошибок при оформлении документов, ускоряет процесс предоставления отпуска и обеспечивает полноту и достоверность хранения информации.

Программа позволяет сохранять хронологию всех изменений в статусе студента, обеспечивать прозрачность и доступность информации для всех заинтересованных сторон; формировать необходимые отчеты и справки. Ведущую роль в данном процессе играет точность и своевременность внесения информации в программу. Корректное оформление академического отпуска подразумевает строгое соблюдение нормативных требований и чёткой организации документооборота.

Порядок оформления академического отпуска студента в программе 1С:Колледж

Программа 1С:Колледж позволяет работать со следующими документами, относящихся к академическим отпускам:

1. "Заявление об академическом отпуске".
2. "Приказ произвольный" с видом "О составе комиссии по предоставлению академических отпусков".
3. "Протокол заседания".
4. "Приказы о движении контингента" (Вид приказа: Академический отпуск).
5. "Предупреждения об окончании академического отпуска".
6. "Приказ о продлении академического отпуска".
7. "Приказы о движении контингента" (Вид приказа: Восстановление из академического отпуска).

Рассмотрим подробнее создание каждого из перечисленных документов.

Заявления об академическом отпуске

Для начала необходимо перейти в раздел "Отделения" - "Академические отпуска" - "Заявления об академическом отпуске" и нажать на кнопку "Создать" (рис. 1).

Рис. 1. Путь к документу "Заявления об академическом отпуске"

В данном документе необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Организация;
• Студент;
• Учебная группа (подтягивается автоматически);
• Документ основания;
• Срок;
• Ответственный (рис. 2).

Рис. 2. Пример заполнения документа "Заявление об академическом отпуске"

Произвольный приказ с видом "О составе комиссии по предоставлению академических отпусков"

Далее переходим к документу "Произвольный приказ". Необходимо перейти в раздел "Канцелярия" - "Приказ произвольный" и нажать на кнопку "Создать" (рис.3).

Рис. 3. Путь к документу "Приказ произвольный"

В данном документе необходимо заполнить реквизиты:

• Вид приказа "О составе комиссии по предоставлению академических отпусков";
• Организация;
• Отделение;
• Список сотрудников;
• Заголовок (вкладка "Оформление");
• Формулировка (вкладка "Оформление");
• Основание (вкладка "Оформление");
• Подписи документа (вкладка "Дополнительно") (рис. 4 и 5).

Рис. 4. Документ "Приказ произвольный"

Рис. 5. Документ "Приказ произвольный", вкладка "Оформление"

Протокол заседания

Переходим к документу "Протокол заседания". Необходимо перейти в раздел "Отделения" - "Академические отпуска" - "Протоколы комиссии по предоставлению академического отпуска" и нажать на кнопку "Создать" (рис.6).

Рис. 6. Путь к документу "Протокол заседания"

В данном документе необходимо заполнить реквизиты:

• Вид "Комиссия по предоставлению академического отпуска";
• Организация;
• Повестка;
• Список сотрудников;
• Заполнить заявления на академический отпуск (вкладка "Решения");
• Создать приказы (вкладка "Решения"), рис. 7 и 8.

Рис. 7. Документ "Протокол заседания"

Рис. 8. Документ "Протокол заседания", вкладка "Решения"

В случае принятия положительного решения необходимо установить флажок в колонке "Предоставить". Затем можно нажать кнопку "Создать приказы". Для строк, в которых установлен флажок "Предоставить", будут созданы приказы "Приказ о движении контингента" или "Приказ на продление академического отпуска" в зависимости от вида обработки.

Приказы о движении контингента (академический отпуск)

"Приказы о движении контингента" можно создать вручную. Для этого необходимо перейти в раздел "Отделения" - "Контингент" - "Приказы о движении контингента" и нажать на кнопку "Создать" (рис. 9).

Рис. 9. Путь к документу "Приказы о движении контингента"

В данном документе необходимо заполнить реквизиты:

• Организация;
• Действует с;
• Вид приказа (Академический отпуск);
• Студент;
• Отделение;
• Отправить в академический отпуск из группы;
• Документ основания;
• Причина;
• Аналитика причины;
• Заголовок;
• Формулировка;
• Вид финансирования;
• Вид бюджета (если бюджетное финансирование);
• Основание (вкладка "Дополнительно");
• Подписи документа (вкладка "Дополнительно"), рис. 10 и 11.

Реквизит "Регистрационный номер" позволяет формировать одну печатную форму на несколько приказов, если они имеют одинаковый регистрационный номер.

Обращаем Ваше внимание на то, что для выбора реквизита "Документа основание" первоначально необходимо указать реквизит "Студент". Документы "Заявление об академическом отпуске" будут автоматически отображаться для выбранного студента.

Рис. 10. Документ "Приказы о движении контингента"

Рис. 11. Документ "Приказы о движении контингента", вкладка "Дополнительно"

Предупреждения об окончании академического отпуска

Обратимся к документу "Предупреждения об окончании академического отпуска". Необходимо перейти в раздел "Отделения" - "Академические отпуска" - "Предупреждения об окончании академического отпуска" и нажать на кнопку "Создать" (рис. 12).

Рис. 12. Документ "Предупреждения об окончании академического отпуска"

Здесь заполняем реквизиты:

• Организация;
• Отделение;
• Период выборки, в котором заканчивается срок академического отпуска;
• Студент (рис.13).

Для автоматического добавления студентов необходимо нажать на кнопку "Заполнить".

Рис. 13. Пример заполнения документа "Предупреждения об окончании академического отпуска"

Приказ о продлении академического отпуска

Для его создания необходимо перейти в раздел "Отделения" - "Академические отпуска" - "Приказ о продлении академического отпуска" и нажать на кнопку "Создать" (рис. 14).

Рис. 14. Путь к документу "Приказ о продлении академического отпуска"

В данном документе можно воспользоваться кнопкой "Выбрать шаблон заполнения" и создать шаблон для этого вида приказов. Необходимо будет заполнить реквизиты: "Наименование", "Вид документа", "Текст формулировки", "Текст заголовка" (рис. 15).

Рис. 15. Создание элемента справочника "Шаблоны формулировок приказов"

В документе "Приказ о продлении академического отпуска" необходимо заполнить реквизиты:

• Организация;
• Студент;
• Отделение;
• Приказ (подтягивается автоматически после указания реквизита "Студент");
• Заголовок;
• Формулировка;
• Продлить академический отпуск до;
• Причина;
• Аналитика причины;
• Основание;
• Подписи документа (вкладка "Дополнительно"), рис. 16 и 17.

Рис. 16. Документ "Приказ о продлении академического отпуска"

Рис. 17. Документ "Приказ о продлении академического отпуска", вкладка "Дополнительно"

Приказ о движении контингента (восстановление из академического отпуска)

Рассмотрим документ "Приказы о движении контингента". Перейдем в раздел "Отделения" - "Контингент" - "Приказы о движении контингента" и создадим документ.

В данном документе необходимо заполнить реквизиты:

• Организация;
• Действует с;
• Вид приказа (Восстановление из академического отпуска);
• Студент/Студенты;
• Отделение;
• Восстановить в группу;
• Причина;
• Аналитика причины;
• Заголовок;
• Формулировка;
• Вид финансирования;
• Вид бюджета (если бюджетное финансирование);
• Основание (вкладка "Дополнительно");
• Подписи документа (вкладка "Дополнительно"), рис. 18 и 19.

Рис. 18. Документ "Приказы о движении контингента"

Рис. 19. Документ "Приказы о движении контингента"

Отчеты об академическом отпуске студентов

Для работы с отчетами об академическом отпуске студентов необходимо перейти в раздел "Отделения" - "Отчеты раздела "Отделения" - "Состав студентов об академическом отпуске" (рис. 20).

Рис. 20. Путь к отчетам об академическом отпуске студентов

В отчете "Состав студентов в академическом отпуске" формируется информация о студентах, которые находятся в академическом отпуске на определенный период (рис. 21). Информацию можно отобрать по реквизитам: "Организация", "Отделения", "Курс", "Специальность", "Форма обучения".

Рис. 21. Отчет "Состав студентов в академическом отпуске"

В отчете "Список студентов с истекшим сроком академического отпуска" формируется информация о студентах, у которых истек/ приближается срок окончания академического отпуска. Необходимо установить определенный период. (рис. 22). Информацию можно отобрать по реквизитам: "Организация", "Отделения", "Курс", "Специальность", "Форма обучения".

Рис. 22. Отчет "Список студентов с истекшим сроком академического отпуска"

Заключение

Автоматизация процедуры работы с академическими отпусками обеспечивает быстрое и точное формирование заявлений, их согласование и своевременное внесение изменений в статус обучающегося. Это позволяет минимизировать вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, а также ускоряет работу сотрудников учебных отделов и оптимизирует документооборот.

Особое значение имеет возможность централизованного хранения информации в программе 1С:Колледж и отслеживания всей истории обращений студентов.