Современные вузы сталкиваются с необходимостью эффективно управлять огромным объёмом данных и документов: от учебных
планов и приказов до договоров с партнёрами и заявок студентов. Решить эту задачу помогает интеграция двух ключевых
решений 1С: 1С:Университет ПРОФ (решение для
автоматизации управленческой деятельности вуза) и
1С:Документооборот (система управления документами с широким
набором функциональных возможностей для
регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников).
Зачем нужна интеграция между 1С:Университет и 1С:Документооборот
В отсутствие интеграции данных систем возникают следующие проблемы:
-
Разрозненность данных. Информация о студентах, преподавателях и учебном процессе хранится в
1С:Университет, а документы, связанные с ними, – в 1С:Документооборот. В результате данные
дублируются в разных системах, возникает риск расхождений.
-
Дублирование ввода данных. Часто возникает необходимость вручную переносить информацию из одной системы в
другую (например, при создании приказа о зачислении студента). Это приводит к ошибкам, тратится много времени и
ресурсов.
-
Замедление бизнес-процессов. Отсутствие автоматической передачи данных между системами замедляет процессы
согласования, утверждение документов и выполнение задач.
-
Отсутствие прозрачности в процессах. Сложно отследить статус обработки документа или ход выполнения задачи, требующей
взаимодействия между разными отделами.
Интеграция устраняет эти проблемы, создавая единое информационное пространство вуза.
-
Единая информационная среда. Исключается "человеческий фактор" при ручном вводе данных, что важно для формирования отчетности.
-
Автоматизация передачи данных. Автоматизация рутинных операций (перенос данных, поиск документов)
высвобождает до 30% рабочего времени сотрудников деканатов и канцелярии.
-
Ускорение бизнес-процессов. Процессы обработки документов и выполнения задач становятся более быстрыми и
эффективными.
-
Повышение прозрачности. Руководство вуза в любой момент видит "узкие места" в бизнес-процессах: кто
задерживает согласование или где теряются документы.
Основные сценарии интеграции систем
Работа с приказами
Проект приказа (о зачислении, переводе, отчислении) формируется в 1С:Университет. Благодаря интеграции он
автоматически отправляется на согласование в 1С:Документооборот по заданному маршруту. После подписания
статус приказа в учебной базе обновляется автоматически.
Договоры на обучение
Данные об абитуриенте и параметрах обучения из учебной системы попадают в шаблон договора в системе
документооборота. Это исключает ошибки в реквизитах и суммах. В 1С:Документооборот по заданному процессу
обработки документ подписывается. После подписания статус договора в учебной базе обновляется автоматически.
Личные дела и заявки
Студенты могут подавать заявления (на материальную помощь, академический отпуск) через личный кабинет. Запрос
проходит через 1С:Документооборот и, в случае одобрения, инициирует создание записи в 1С:Университет.
Как настроить интеграцию между системами
Бесшовная интеграция выполняется с помощью веб-сервиса DMService на стороне 1С:Документооборот и
"Библиотеки интеграции с 1С:Документооборотом" на стороне 1С:Университет. Библиотека интеграции может быть
встроена в другие конфигурации на платформе 1С:Предприятие, предоставляя им доступ к данным и возможностям
1С:Документооборота с помощью DMService. Веб-сервис выступает посредником между данными
1С:Документооборота и другими программами (рис. 1).
Рис. 1.
Использование средств интеграции требует предварительной публикации веб-сервисов администратором.
Шаг 1. Выполнение настроек интеграции с 1С:Документооборотом в 1С:Университет ПРОФ
Необходимо зайти в подсистему "Администрирование" и в панели навигации выбрать пункт "Интеграция с
1С:Документооборотом". Это стандартный механизм бесшовной интеграции платформы 1С, где настраиваются подключение к базе документооборота, правила обмена
данными и процессы. Доступна в пользовательском режиме для администраторов с правами (рис. 2).
Рис. 2.
В открывшемся окне в строке URL необходимо указать адрес публикации 1С:Документооборот (рис. 3).
Рис. 3.
При первой настройке необходимо указать данные авторизации пользователя с полными правами из
1С:Документооборот. В окне настройки доступа также можно настроить аутентификацию через JWT-токены (рис. 4).
Рис. 4.
При успешном подключении в окне настройки интеграции откроются параметры для управления самой интеграцией:
активация включения интеграции, запуска и настройка процессов из интегрируемой системы, получение статусов
обработки, настройка правил интеграции для конкретных объектов (рис. 5). Рассмотрим данные параметры подробнее.
Обработка объектов. Позволяет задействовать 1С:Документооборот для работы с объектами
1С:Университет ПРОФ (согласование, утверждение, подписание и т.д.). После активации настройки для всех
интегрируемых объектов появится команда "Документооборот".
Хранение присоединенных файлов. Интегрирует 1С:Документооборот как внешнее файловое хранилище.
Варианты:
- Не использовать 1С:Документооборот (файлы остаются в базе 1С:Университет ПРОФ).
- Прикреплять файлы к документам (файлы из документов и справочников передаются в
1С:Документооборот и присоединяются к автоматически созданным связанным объектам. Требует
настройки правил интеграции для всех объектов).
Максимальный размер файла. Лимит размера передаваемого файла (по умолчанию 10 Мб). При увеличении
учитывайте ограничения IIS (30 Мб) и пропускную способность канала связи.
Обновлять связанные объекты. Включает регламентное задание для обновления реквизитов связанных объектов
при изменениях в 1С:Документооборот. Здесь задается расписание, имя пользователя и пароль для обмена
(рекомендуется служебная учетная запись с полными правами и запретом интерактивного входа).
Срок хранения сообщений обмена. Период в днях, после которого удаляются старые сообщения из регистров
"Очередь сообщений в 1С:Документообороте" и "История отправки сообщений в 1С:Документооборот".
Синхронизировать связи. Синхронизирует связи между объектами 1С:Университет ПРОФ и
1С:Документооборот.
Идентификатор этой базы. Просмотр или изменение уникального ID базы 1С:Университет ПРОФ
(заполняется автоматически при первом подключении).
Правила интеграции. Открывает справочник с правилами соответствия типов объектов 1С:Университет
ПРОФ и загрузки данных в 1С:Документооборот. Описывает создание/обновление реквизитов и ключевые
поля для автоматической синхронизации.
Рис. 5.
При включении интеграции в системе 1С:Университет ПРОФ открываются дополнительные возможности работы.
Например, на рабочем столе у пользователя отображается список задач для выполнения из 1С:Документооборот (рис. 6).
Рис. 6.
Шаг 2. Выполнение настроек интеграции с 1С:Университет ПРОФ в 1С:Документооборот
Все необходимые настройки интеграции собраны в едином окне Настройки бесшовной интеграции (команда "Настройки
интеграции" в разделе "Настройка", рис. 7).
Рис. 7.
В открывшемся окне рядом с полем "Интегрированная система" необходимо нажать кнопку "Добавить интегрируемую
систему" (рис. 8).
Рис. 8.
В открывшемся окне ввести адрес публикации базы 1С:Университет ПРОФ, имя пользователя и пароль для
подключения. Затем нажать кнопку "Добавить" (рис. 9).
Рис. 9.
В случае успешного подключения система автоматически появится в выпадающем списке (рис. 10).
Рис. 10.
Далее необходимо выполнить настройку "Поля для поиска сотрудников" и указать, по каким критериям будут
сопоставляться пользователи 1С:Университет ПРОФ с сотрудниками 1С:Документооборот:
- Если и в 1С:Документообороте, и в 1С:Университет ПРОФ совпадают используемые должности, необходимо
установить флаг "Должность";
- Если и в 1С:Документообороте, и в 1С:Университет ПРОФ совпадает структура предприятия, необходимо
установить флаг "Подразделение".
Если все флаги установлены – поиск сотрудников 1С:Документооборот будет выполняться по комбинации полей
"Физическое лицо" + "Должность" + "Подразделение". Если настройки поиска "Должность" и "Подразделение" отключены
– подбор сотрудника будет выполняться только по наименованию.
В окне "Настройки бесшовной интеграции" также можно включить/отключить регламентное задание, выполняющее обмен данными с 1С:Университет
ПРОФ, настроить его расписание и срок хранения истории отправки сообщений обмена. Значения этих настроек
можно оставить по умолчанию.
Шаг 3. Настройка правил интеграции и правил обработки документа при интеграции систем
Интеграция позволяет создавать документы и справочники 1С:Университет ПРОФ на основании объектов
1С:Документооборот и наоборот. Для запуска бизнес-процессов сначала создаются связанные документы
1С:Документооборот, которые становятся их предметами.
По гиперссылке "Правила загрузки данных" в 1С:Документооборот можно перейти к настройкам, которые указывают
каким образом будут заполняться объекты 1С:Документооборот при их создании или обновлении по данным из
1С:Университет ПРОФ (рис. 11).
Рис. 11.
Для каждого типа объектов 1С:Университет ПРОФ можно задать правило интеграции, указывающее тип объекта
1С:Документооборот, способ заполнения реквизитов, необходимость автоматического обновления реквизитов и
присоединяемые печатные формы.
В каждом правиле интеграции указывается вид документа 1С:Документооборота, соответствующий типу документа
1С:Университет ПРОФ. Если одному типу документа соответствует несколько разных видов документов
1С:Документооборот, то для каждого соответствия создается свое правило интеграции. В этом случае следует
определить ключевой реквизит документа 1С:Университет ПРОФ, значения которого соответствуют видам документов
1С:Документооборот, поставив флажок "Ключевой" в правиле заполнения этого реквизита (рис. 12).
В сложных случаях, когда вид документа 1С:Документооборот нельзя однозначно определить по сочетаниям ключевых
реквизитов объектов 1С:Университет ПРОФ, задаются условия применимости правила выражением на встроенном языке
1С:Предприятия.
Рис. 12.
После создания правила загрузки 1С:Документооборот предлагает создать связное правило интеграции в системе
1С:Университет ПРОФ (рис. 13).
Рис. 13.
При положительном решении связное правило интеграции в системе 1С:Университет ПРОФ появится автоматически (рис. 14).
Рис. 14.
Для работы с объектами 1С:Документооборот необходимо воспользоваться командой "Документооборот" панели
навигации приказа 1С:Университет ПРОФ (рис. 15).
Рис. 15.
При создании документа в 1С:Документооборот из окна приказа откроется окно карточки документа (рис. 16).
Рис. 16.
На стороне 1С:Документооборота создастся документ с перезаполненными реквизитами, заданной настройками вида
документа обработкой и переданной печатной формой приказа (рис. 17-18).
Рис. 17.
Рис. 18.
Теперь с данным приказом можно работать в системе 1С:Документооборот. После завершения каждого этапа
обработки документа, информация о состоянии документа будет отображаться на стороне 1С:Университет ПРОФ, а
данные из 1С:Документооборот (например, рег. номер и рег. дата) автоматически передадутся в карточку приказа.
Рис. 19.
Также можно настроить автоматическое проведение приказа после успешного подписания в системе
1С:Документооборот.
