Начисление стипендий в 1С:Университет ПРОФ: настройки видов стипендий и формул расчетов

Содержание

1. Настройка стипендий в подсистеме "Финансы" 1С:Университет ПРОФ
2. Настройки приказов о назначении стипендии
3. Условия для назначения стипендии в справочнике "Физические лица"

Настройка стипендий в подсистеме "Финансы" 1С:Университет ПРОФ

Федеральный закон "Об образовании в Российской Федерации" (статья 36) предусматривает начисление семи видов стипендий и материальную поддержку студентам организациями высшего образования.

Работа со стипендиями в информационной системе 1С:Университет ПРОФ ведется в подсистемах "Управление студенческим составом" и "Финансы". В данной статье рассмотрим настройки, необходимые для формирования приказов о начислении стипендий в 1С:Университет ПРОФ.

В подсистеме "Финансы" 1С:Университет ПРОФ отдельным блоком выведен раздел "Стипендии" со ссылкой на приказы только в части стипендий. Здесь же собраны те настройки, справочники и документы, которые используются непосредственно в работе с приказами. Обратимся к разделу "Стипендии" (рис.1).

Рис. 1. Раздел "Стипендии" в подсистеме "Финансы" информационной системы 1С:Университет ПРОФ

Справочник "Расчеты" — это объект или место для удобного хранения и работы со всеми видами стипендий и материальной помощи. Информация по видам стипендий и материальной помощи из данного справочника в дальнейшем будет использоваться в приказах вуза о назначении стипендий.

Всего в организации высшего образования может насчитываться свыше 30 видов денежных выплат обучающимся. В справочнике "Расчеты" можно сгруппировать выплаты по отдельным папкам: академические, именные, повышенные и социальные стипендии, а также пособия сиротам. Их, в свою очередь, рассортировать по подпапкам. Например, в папке "Академические стипендии" создать подпапки "Высшее образование, "СПО", "Аспирантура", "Ординатура" (рис.2).

Рис. 2. Группировка академических стипендий в справочнике "Расчеты" (Подсистема "Финансы" 1С:Университет ПРОФ)

Справочник "Виды расчетов" — это объект информационной системы, который содержит предопределенные виды расчетов стипендий или материальной помощи в виде запроса или формулы.

От видов расчета зависит, каким образом будет рассчитываться стипендия. Вид расчета "Вид запроса" подразумевает написание программного кода, который автоматически проверяется системой на соответствие обучающихся заданным критериям. Вид расчета "Вид формулы" предполагает, что пользователь системы может самостоятельно задать формулу расчета стипендий, используя математические формулы, или указав конкретное значение размера стипендий без использования программного кода.

Рис. 3. Справочник "Виды расчетов" (Подсистема "Финансы" 1С:Университет ПРОФ)

Следующий документ — это "Формулы расчетов" (рис. 4). В данном документе задаются правила, как та или иная стипендия или материальная помощь будет рассчитываться в приказах на стипендию и материальную помощь.

Рис. 4. Справочник "Формулы расчетов" (Подсистема "Финансы" 1С:Университет ПРОФ)

К примеру, некоторые стипендии задаются конкретной суммой, заданной вручную. При этом в документе важна заданная дата – с указанной даты действует отдельный расчет денежной выплаты. Если требуется изменить размер выплаты с наступлением определенной даты, необходимо скопировать исходный документ и в нем задать новое значение с новой датой. Таким образом фиксируется история изменения расчетов: в один период действовала и выплачивалась одна сумма стипендии, начиная с другой даты — другая.

Рассмотрим пример применения "Формулы расчетов" для базовой академической и академической повышенной стипендий (см. видео "Создание формулы расчета повышенной академической стипендии в зависимости от базовой академической стипендии").

1. Создаем новый документ. Система предоставит выбор, по какому виду расчета создать документ. Выбираем "В виде формулы", затем указываем дату документа. Из списка предложенных в поле "Расчет" выберем "Академическая_базовая", которая задана в "Расчете" размером в 1000 рублей. Проведем и закроем документ.

2. Установим зависимость значения академической повышенной стипендии от базовой академической стипендии. Допустим, существуют коэффициент повышенной стипендии 1,5. Создадим новый документ, снова выбрав вид расчета "В виде формулы". Далее укажем дату; выберем из списка в поле "Расчет" строку "Академическая_повышенная". Затем в поле "Формула" можем применить кнопку "Подбор расчетов". Выберем из появившегося справочника "Расчеты" стипендию "Академическая_базовая", от которой будет выполняться расчет повышенной стипендии. Умножим "Академическая_базовая" на коэффициент 1,5 (Академическая_базовая * 1.5). Проведем документ.

Теперь в приказах будет использоваться одно и то же соотношение повышенной стипендии к базовой. Если изменится размер базовой стипендии, достаточно будет создать новый документ только для базовой стипендии. Формулу расчета повышенной стипендии менять не придется.

Таким же образом можно задавать размеры других видов стипендий и материальной помощи через создание документа в "Формуле расчета".

Ниже приведем более сложный пример формулы, заданный в документе "Формулы расчета" для повышенной стипендии за достижения в культурной деятельности (рис. 5).

Рис. 5. Пример текста запроса в документе формулы расчета стипендии за достижения в культурной деятельности в зависимости от курса

В подсистеме "Финансы" в разделе "Стипендии" может быть настроена отдельная ссылка с такой же надписью - "Формула расчета". Только отображение содержимого данной ссылки отличается от содержимого справочника "Формулы расчета". Открыв выделенную "жирным" ссылку "Формула расчета", увидим список документов из справочника "Формулы расчета" с отображением даты создания документов, названия, расчетом и размерами стипендий. Данный вид позволяет легко найти нужный документ, увидеть назначенный размер стипендий без открытия каждого документа в справочнике "Формула расчета" (рис. 6).

Рис. 6. Отображение документов "Формулы расчетов" в удобном для поиска виде

Следующие справочники, связанные со стипендиями — это "Причины решения стипендиальной комиссии" и "Решение стипендиальной комиссии". "Причина решения стипендиальной комиссии" — пополняемый справочник, в котором указываются решения о назначении стипендии, материальной помощи или отказе в ней.

Наименование причины задается в произвольной форме, решения стипендиальной комиссии обычно выбирается из двух вариантов — "Назначить" или "Отказать". Однако в данном справочнике есть возможность задать дополнительный вариант решения, например, "Отложить".

Настройки приказов о назначении стипендии

"Виды приказов" — это справочник, задействованный в создании приказов о назначении стипендий в 1С:Университет ПРОФ.

В контексте рассматриваемой темы нас интересует содержимое папки с типом приказа "Назначение стипендий и иных мер поддержки". В папке для удобства настройки параметров и сортировки тип приказа разделен на несколько видов:

• Назначение академической стипендии;
• Назначение именных стипендий;
• Назначение повышенной стипендии;
• Назначение пособий сиротам;
• Назначение социальной стипендии;
• Назначение стипендии (аспирантура);
• Назначение стипендии (ординатура);
• Прекращение выплаты стипендии.

Разделение по видам приказов обусловлено еще и различными печатными формами документов. Как правило, для разных стипендий в организациях высшего образования устанавливается отличный друг от друга внешний вид документов.

Перейдем в один из видов приказа и остановимся только на двух вкладках (см. видео "Некоторые настройки документа "Вид приказа").

Вкладка "Ограничения" — "Ограничение выбора расчета". В данном окне автоматически отображаются все созданные документы по расчету стипендий из справочника "Формулы расчетов". Для удобства рекомендуем отметить "галочкой" расчеты, относящиеся к рассматриваемой стипендии. Имеется в виду, что для вида приказа "Назначение академической стипендии" следует отметить в окне "Ограничения выбора расчета" только формулы расчетов по академическим стипендиям. Иначе далее в самом приказе о назначении стипендии придется работать со слишком большим перечнем документов.

Следующая настройка вида приказа – вкладка "Табличная часть". В верхней части вкладки в подзаголовке "Поля табличной части" обязательно должны быть отмечены видимыми "Дата начала выплаты", "Дата окончания выплаты", "Размер выплаты", "Расчет", "Решение стипендиальной комиссии".

В нижней части вкладки в подзаголовке "Поля формы" рекомендуем отметить видимыми поля "ДатаНачалаВыплаты", "ДатаОкончанияВыплаты", "Расчет". Благодаря такой настройке при создании приказа заданные поля будут отображаться перед табличной частью документа, что позволит массово заполнить дату начала, дату окончания выплаты и расчет всем студентам, которые будут в приказе.

Условия для назначения стипендии в справочнике "Физические лица"

Напоследок перечислим условия, анализируемые системой 1С:Университет, при расчете стипендий в справочнике "Физические лица".

1. Актуальное на текущий момент состояние студента.

   Стипендия не назначается, если:

   • состояние студента отличается от "Является студентом";
   • указано основание поступления — "Полное возмещение затрат";
   • студент был восстановлен после отчисления и еще не проходил аттестацию после восстановления (если после восстановления у студента нет аттестационных ведомостей с типом, отличным от "Перезачет").
2. Данные последней на текущий момент аттестации.

   1. Стипендия не назначается, если есть отметки, отличные от "хорошо", "отлично", "зачтено".

   2. Стипендия назначается, если студент был зачислен на первый курс и еще не проходил аттестацию (у студента нет аттестационных ведомостей).

3. Была ли начислена стипендия студенту до ухода в академический отпуск.

   Стипендия назначается, если до ухода в академический отпуск студент: 1) получал стипендию с выбранным расчетом и 2) после восстановления студент не проходил аттестацию (если после восстановления у студента нет аттестационных ведомостей с типом, отличным от "Перезачет").

Настроим 1С:Университет ПРОФ для Вашего вуза в части стипендий. Подробнее на странице услуги. 