Отчисление студента в программном продукте 1С:Колледж ПРОФ

Содержание

1. Введение
2. Основания отчисления студента колледжа, проверка данных
3. Пошаговая инструкция отчисления студента в 1С:Колледж ПРОФ

Введение

Процедура отчисления студента в системе "1С:Колледж ПРОФ" - юридически значимое действие, влияющее на всех участников образовательного процесса и затрагивающее множество сфер жизни образовательной организации. Рассмотрим основные аспекты данной процедуры.

Юридическая ответственность и документооборот

• Отчисление студента - расторжение образовательных отношений, регулируемое Федеральным законом "Об образовании в Российской Федерации" (№ 273-ФЗ). Отчисление происходит на основании приказа об отчислении - основного распорядительного документа, подтверждающего факт и законность прекращения обучения. Его корректность и соответствие законодательству защищают колледж от потенциальных судебных споров со студентами или их законными представителями.

Финансовые последствия

• Стипендии: дата отчисления напрямую влияет на расчет последней стипендии. Ошибка в дате приведет к неправильному начислению или удержанию средств.
• Платное обучение: для студентов, обучающихся по договору, дата отчисления определяет окончание начислений и необходимость перерасчета/возврата оплаты. Некорректная дата или статус в системе приведут к финансовым ошибкам в учете и претензиям.
• Бюджетное финансирование: данные об отчисленных студентах влияют на формирование государственного задания и отчетность по контингенту, что может иметь финансовые последствия для учреждения.

Корректное отчисление исключает студента из списков активных обучающихся, что позволяет:

• формировать точные списки групп для расписания, ведения журналов, аттестации;
• вести аналитику текучести кадров по группам, специальностям, причинам отчисления;
• планировать набор и ресурсы (аудитории, преподаватели) на основе актуальных данных о реальном количестве студентов.

Дальнейший документооборот и архивирование

На основании приказа об отчислении оформляются документы об образовании (если студент отчислен после промежуточной аттестации) – академическая справка. Личное дело студента переводится в архив. Корректная запись об отчислении в электронном личном деле (с датой, основанием, номером приказа) – залог быстрого поиска информации в будущем.

Основания отчисления студента колледжа, проверка данных

Приведем основные причины отчисления обучающегося колледжа согласно Федеральному закону "Об образовании".

• По инициативе обучающегося (собственное желание):
  Документ-основание: Личное заявление студента (или его законного представителя, если несовершеннолетний).
• По инициативе организации:
  
  1. Академическая неуспеваемость: неликвидированная академическая задолженность.
     Документ-основание на отчисление: Решение Педагогического совета (протокол) или Приказ Ректора/Директора о допуске к аттестации/ее результатах с указанием на наличие неуспеваемости. Обязательно наличие акта о неуспеваемости.
  2. Невыполнение учебного плана: систематические прогулы, невыполнение заданий (даже без формальной задолженности по оценкам).
     Документ-основание: Акт(ы) о пропусках, докладные записки, Решение Педагогического совета или Комиссии по соблюдению обязанностей обучающимися, итоговый Приказ.
  3. Дисциплинарные нарушения: грубые нарушения устава, правил внутреннего распорядка.
     Документ-основание: Акт о нарушении, объяснительная (или акт об отказе ее дать), Приказ о применении дисциплинарного взыскания (отчислении). Важно соблюсти процедуру наложения взыскания (сроки, ознакомление).

Обстоятельства, не зависящие от воли сторон:

1. В связи с переводом в другую организацию (документ-основание: Заявление студента о переводе и подтверждение из принимающей организации);
2. Признание обучающегося недееспособным (по решение суда);
3. Смерть обучающегося (на основании свидетельства о смерти);
4. Ликвидация организации (на основании Приказа вышестоящего органа).

Перед формированием приказа об отчислении необходимо провести проверку следующих аспектов:

1. Проверка учебных задолженностей.

В журнале успеваемости проверяется наличие несданных экзаменов, зачетов, курсовых работ, практик, дифференцированных зачетов. Даже если студент отчисляется по собственному желанию, по возможности рекомендуется ликвидировать долги для выдачи полноценной справки.

В случае, если долги есть, необходимо зафиксировать этот факт. Это может повлиять на формулировку в приказе или тип выдаваемой справки. В 1С:Колледж ПРОФ задолженности будут отражены в истории обучения, но их наличие не блокирует отчисление.

2. Проверка финансовой задолженности (для обучающихся по договору).

Проводится проверка на наличие неоплаченных сумм по договору на оказание платных образовательных услуг. Если выявляется задолженность, необходимо рассчитать ее сумму на дату отчисления. Решить вопрос о погашении долга (требование, рассрочка, взыскание) или списании. Финансовая задолженность не препятствует оформлению приказа об отчислении в 1С:Колледж ПРОФ, но должна быть учтена для дальнейших финансовых операций.

Пошаговая инструкция отчисления студента в "1С:Колледж ПРОФ"

Шаг 1. Навигация к документу "Приказ по движению обучающихся"

1. Откройте конфигурацию "1С:Колледж ПРОФ" и войдите под Вашим пользователем (с необходимыми правами на создание приказов по движению).
2. Перейдите в раздел "Отделения".
3. В подразделе "Контингент" выберите пункт "Приказы о движении контингента" (рис. 1).

Рис. 1. Подраздел "Приказы о движении контингента" в 1С:Колледж ПРОФ

4. Перед Вами откроется журнал всех ранее созданных приказов о зачислении, переводе, отчислении, академических отпусках.
5. Нажмите кнопку "Создать" (рис. 2).

Рис. 2. Создание приказа об отчислении в 1С:Колледж ПРОФ

Шаг 2. Заполнение "шапки" документа

1. Вид приказа: в выпадающем списке выберите "Отчисление". Система автоматически настроит форму для этого типа.
2. Дата приказа: укажите дату подписания/издания самого приказа об отчислении.
3. Номер приказа: может заполняться автоматически по правилам нумерации, установленным в колледже, или вводится вручную согласно документообороту, принятому в колледже.
4. Причина: из выпадающего списка выберите причину, точно соответствующую документу-основанию.
5. Аналитика причины: из выпадающего списка конкретизируйте причину отчисления.
6. Дата отчисления: укажите фактическую дату, с которой студент считается отчисленным (рис. 3).

Рис. 3. Заполнение "шапки" документа

Шаг 3. Добавление студента в приказ об отчислении

В нижней части документа (табличная часть) нажмите кнопку "Добавить". Откроется окно "Подбор обучающихся" (рис. 4).

Рис. 4. Добавление студента в приказ

Студент появится в табличной части документа. Для него автоматически подтянутся персональные данные: ФИО, группа, специальность, форма обучения, основа обучения (бюджет/договор), личное дело. После добавления студента система автоматически сгенерирует текст приказа в нижней текстовой области документа (или на отдельной закладке "Текст приказа"). Внимательно проверьте текст и внесите правки при необходимости.

Шаг 4. Проведение документа

После проверки текста нажмите кнопку "Провести" (или "Записать и провести").

Что происходит автоматически при проведении:

• статус студента в базе данных изменяется с "Обучается" на "Отчислен".
• в Личное дело студента добавляется запись о движении: "Тип Отчисление", "Дата", "Основание", "Номер приказа".
• cтудент немедленно исключается из состава своей учебной группы. Исчезнет из списков группы в журналах и расписании.
• для прекращения начислений по договору платного обучения (если студент учился на платном отделении) - создается документ "Изменение состояния договора" (или аналогичный).

Шаг 5: Печать приказа об отчислении

1. После успешного проведения нажмите кнопку "Печать" (Рис. 5) на панели инструментов документа. В открывшемся меню выберите нужную печатную форму:
   
   • Приказ (упрощенная): cтандартный текст приказа на бланке колледжа.
   • Приказ (Т-8): форма приказа, более привычная для кадровиков (может использоваться в СПО).
   • Приказ (по форме колледжа): если в конфигурации настроен Ваш собственный шаблон.

Рис. 5. Печать приказа об отчислении в 1С:Колледж ПРОФ

Примечание: Перед печатью рекомендуется просмотреть форму через кнопку "Показать" или "Предварительный просмотр".

2. Распечатайте приказ на принтере.
3. Подпишите распечатанный приказ у уполномоченных лиц (директор, заместитель директора по УР).
4. Зарегистрируйте подписанный приказ в журнале регистрации приказов (если требуется).

Рекомендуем прикрепить скан подписанного приказа обратно к документу в 1С:Колледж ПРОФ (кнопка "Прикрепить файл").

Шаг 6: Ознакомление студента (законного представителя)

Студент (или его законный представитель) должен быть ознакомлен с приказом об отчислении. Обычно процедура выглядит следующим образом:

1. Если ознакомление в электронном виде (через СДО или портал колледжа), следует убедиться, что система фиксирует факт ознакомления, и эта информация может быть привязана к приказу или личному делу. Если ознакомление на бумаге, распечатайте лист ознакомления (часто есть отдельная печатная форма) или впишите строку ознакомления в сам приказ.
2. Получите подпись студента/представителя и дату.
3. Прикрепите скан листа ознакомления/подписанного приказа к документу в 1С:Колледж ПРОФ.

Мы подробно рассмотрели процесс отчисления студента колледжа. Организованная система регистрации данного вида события в системе 1С:Колледж позволяет последовательно и точно вести учет движения контингента, помогая соблюдать законодательство и избегать спорных ситуаций с бывшими студентами.