Аттестационная ведомость в 1С:Университет — основной инструмент учета успеваемости, отражает итоги текущей, промежуточной и итоговой аттестации по дисциплинам учебного плана. На основании ведомостей можно формировать отчёты по контингенту, эти же оценки идут в приложение к диплому, что значительно ускоряет подготовку к выпуску.
Создание ведомостей в системе 1С:Университет
Если ранее ведомости не создавались, нужно проверить исходные данные, на основании которых формируются ведомости, а именно:
- учебные и рабочие планы;
- виды контроля, группы;
- приказы о распределении.
Подробнее на этом останавливаться не будем и перейдем к созданию ведомостей.
Работа с ведомостями происходит из подсистемы "Управление студенческим составом", раздел "Учебный процесс", "Аттестационная ведомость" (рис. 1).
Рис. 1. Месторасположение документа "Аттестационная ведомость" в 1С:Университет ПРОФ
Функционал системы 1С:Университет позволяет массово создавать ведомости на выбранный контингент. Для этого в дереве группировки слева выбираем, для кого требуется сформировать ведомости, и нажимаем кнопку "Сформировать по учебным планам". В этом случае ведомости будут сформированы на ту учебную группу, которая выделена в области группировки (рис. 2).
Рис. 2. Формирование аттестационной ведомости для учебной группы по учебному плану
Если в дереве группировки выбрать уровень, который включает несколько учебных планов (например, очную форму обучения), система создаст ведомости по всем дисциплинам всех этих планов. В каждую ведомость попадут студенты, которые учатся по соответствующему учебному плану.
Если в дереве группировки выбрать факультет и использовать вариант "По учебным планам и группам", система сформирует отдельную ведомость по каждой дисциплине с контролем для каждой учебной группы этого факультета.
Далее выбираем необходимый тип ведомостей (рис. 3).
Рис. 3. Выбор типов ведомостей
Обратите внимание, что ведомости могут создаваться как в текущем периоде (с текущей датой), так и задним числом. При формировании ведомости система ориентируется на состояние контингента на указанную дату: в подбор попадут только действующие студенты, а отчисленные и находящиеся в академическом отпуске включены не будут.
При создании ведомости за прошлый учебный год система, как правило, предлагает дату до даты переводных приказов (31.08), рис. 4.
Рис. 4. Формирование ведомости за прошлый учебный год
Внимание! В приказах о переводе на следующий курс рекомендуем указывать дату 01.09 соответствующего года: в этом случае ведомости за предыдущий учебный год корректно захватывают нужный состав студентов. Если же в приказах о переводе указана иная дата, при формировании "прошлогодних" ведомостей дату создания документа нужно скорректировать вручную так, чтобы она приходилась до даты перевода (рис. 5).
Рис. 5. Установление корректной даты для формирования приказа о переводе на следующий курс
Аналогичным образом можно создать индивидуальные ведомости для конкретных студентов. Для этого нажимаем кнопку "Сформировать" и выбираем пункт "Индивидуальные ведомости" (рис. 6).
Рис. 6. Создание индивидуальной аттестационной ведомости для студента
В открывшейся форме указываем студента, для которого требуется ведомость, и выбираем тип ведомости (рис. 7).
Рис. 7. Выбор студента для формирования аттестационной ведомости
Табличные части автоматически созданных ведомостей уже заполнены данными в соответствии с учебным планом. Нам остается указать систему оценивания, единицу измерения, дату и время занятия, а также преподавателя (рис. 8).
Рис. 8. Заполнение полей индивидуальной аттестационной ведомости
Предположим, наш студент получил за экзамен оценку "неудовлетворительно". В таком случае необходимо сформировать ведомость пересдачи. Для этого можно воспользоваться массовым созданием ведомостей с типом "пересдача" — тогда в них автоматически попадут обучающиеся, отсутствующие в основной ведомости, без выставленных оценок или с неудовлетворительными результатами.
Также можно воспользоваться функцией копирования предыдущей ведомости (рис. 9).
Рис. 9. Копирование аттестационной ведомости для создания ведомости пересдачи
Обратите внимание, что при копировании также переносится номер ведомости. Рекомендуется очистить его перед записью, чтобы номер был присвоен автоматически, а затем при необходимости дозаполнить или изменить остальные поля (рис. 10).
Рис. 10. Заполнение скопированной аттестационной ведомости
Ведомость можно распечатать для передачи преподавателю на подпись. Через кнопку "Печать" доступны как стандартная аттестационная ведомость, так и индивидуальная ведомость (рис. 11-12).
Рис. 11. Печать аттестационных ведомостей из 1С:Университет ПРОФ
Рис. 12. Печатная форма аттестационной ведомости
Все печатные формы настраиваются достаточно гибко (состав колонок, формулировки, внешний вид), поэтому в данной статье подробно на этом не останавливаемся. При необходимости доработаем или настроим печатные формы ведомостей.
Ошибки при формировании аттестационных ведомостей
Рассмотрим некоторые ошибки, которые могут привести к неверному отображению аттестации в карточках студентов.
-
Если ведомости были созданы, а затем в учебный план внесены изменения (например, вид контроля), данные в уже созданных ведомостях не обновляются автоматически. В этом случае необходимо открыть каждую ведомость и из выпадающего списка через пункт "Показать все" выбрать актуальный вид контроля (рис. 13).
Рис. 13. Настройка вида контроля в ведомости после изменения в учебном плане
-
Рекомендуем внимательно относиться к выбору учебного года и даты формирования ведомости. Если на указанную дату студент уже переведен в другую группу или на другой курс, система не покажет его в подборе, и он не попадет в ведомость.
-
При ручном создании ведомостей важно указывать учебный план, период контроля и группу. Если выбрать не тот рабочий план или группу, ведомость будет сформирована не на тех студентов или не по той дисциплине. Рекомендуем пользоваться подбором параметров (рис. 14).
Рис. 14. Подбор параметров при создании ведомости вручную
В заключение отметим, что корректная работа с аттестационными ведомостями в 1С:Университет напрямую влияет не только на качество учета успеваемости и полноту данных в карточках студентов. На основании этих данных формируются приложения к диплому, а также выполняется выгрузка сведений во внешние информационные системы, включая Единый реестр цифровых документов об образовании (ЕР ЦДО) и иные интеграционные сервисы.
При внимательном выборе учебного плана, группы, периода контроля и даты формирования, а также при аккуратном использовании массового создания и копирования ведомостей удается избежать большинства типичных ошибок и последующих исправлений, что особенно актуально на этапах выпуска и передачи данных во внешние системы.
