Как сформировать списки выпускников в 1С:Колледж

Содержание

1. Введение.
2. Формирование списков выпускников в программе 1С:Колледж.
   1. Отчет "Список выпущенных студентов".
   2. Отчет "Книга выдачи дипломов (СПО)".
   3. Отчет "Информация о выпуске и трудоустройстве выпускников".
3. Заключение.

Введение

Формирование списков выпускников в программах 1С:Колледж, 1С:Колледж ПРОФ (далее в статье 1С:Колледж) – это этап управления образовательным процессом, необходимый для систематизации информации о студентах, завершивших обучение.

Списки выпускников помогают обеспечить точность и актуальность данных, что важно для внутреннего учёта и отчетности перед государственными органами. Использование специализированной программы позволяет автоматизировать процесс, минимизировать ошибки и сократить затраты времени на подготовку документов. От того, насколько корректно и своевременно будут подготовлены списки, зависит целый ряд ключевых процедур:

• передача данных в вышестоящие инстанции;
• статистическая отчётность;
• ведение архива;
• последующее сопровождение выпускников (например, при запросах о подтверждении образования).

Кроме того, сформированные списки служат основой для анализа результатов образовательной деятельности, планирования мероприятий по трудоустройству выпускников и поддержания связи с бывшими студентами.

Формирование списка выпускников возможно через отчеты:

1. "Список выпущенных студентов".
2. "Книга выдачи дипломов (СПО)".
3. "Информация о выпуске и трудоустройстве выпускников".

Рассмотрим подробнее каждый из трех способов.

Формирование списков выпускников в программе 1С:Колледж

Отчет "Список выпущенных студентов"

Необходимо перейти в раздел "Отделения" - "Отчеты по отделениям" - Отчет "Список выпущенных студентов" (рис. 1).

Рис. 1. Путь к отчету "Список выпущенных студентов"

Можно сформировать отбор по реквизитам: "Отделение", "Организация", "Специальность", "Форма обучения", "Вид финансирования", "Курс". Информация формируется по полям: "Студент", "Организация", "Отделение", "Курс", "Вид финансирования", "Дата приказа".

В данный отчет можно дополнительно добавить поля, нажав на "Настройки" (рис. 2).

Рис. 2. Отчет "Список выпущенных студентов"

В открывшейся форме необходимо перейти на вкладку "Поля и сортировки", нажать на "Добавить" и выбрать необходимые поля (например, год поступления). После этого выбрать "Закрыть и сформировать" (рис. 3, 4).

Рис. 3. Настройка отчета "Список выпущенных студентов"

Рис. 4. Сформированный отчет со списком выпущенных студентов

Отчет "Книга выдачи дипломов (СПО)"

Для создания данного отчета требуется перейти в раздел "Выпуск" - "Отчеты раздела "Выпуск" - "Книга выдачи дипломов (СПО)" (рис. 5).

Рис. 5. Путь к отчету "Книга выдачи дипломов (СПО)"

Выбираем реквизит "Книга выдачи дипломов", тогда в отчет попадут студенты, по которым проведён документ "Диплом" с указанной книгой выдачи (рис. 6).

Рис. 6. Отчет "Книга выдачи дипломов (СПО)"

Для создания элемента справочника "Книги выдачи дипломов" необходимо перейти в раздел "Выпуск" - "Книга выдачи дипломов", нажать на "Создать" (рис. 7).

Рис. 7. Путь к справочнику "Книги выдачи дипломов"

Заполняются реквизиты:

• "Дата выдачи";
• "Дата окончания";
• "За годы" (рис. 8).

Рис. 8. Создание элемента справочника "Книги выдачи дипломов"

Теперь рассмотрим расположение реквизита "Книга выдачи дипломов" в документе "Диплом". Перейдем в раздел "Выпуск" - "Дипломы" (рис. 9, 10).

Рис. 9. Путь к документу "Диплом"

Рис. 10. Расположение реквизита "Книга выдачи дипломов" в документе "Диплом"

Отчет "Информация о выпуске и трудоустройстве выпускников"

Отчет "Информация о выпуске и трудоустройстве выпускников" предназначен для просмотра данных о занятости выпускников. Для его просмотра перейдем в раздел "Трудоустройство" - "Отчеты" - "Информация о выпуске и трудоустройстве выпускников" (рис. 11, 12). Данные формируются по выбранному году и конкретной организации. Количество выпускников определяется на основе документа "Приказы о движении контингента" с видом приказа "Выпуск", введённых за этот год. Остальная информация для отчета берется из регистра сведений "Трудоустройство выпускников", который содержит данные о трудоустройстве выпускников.

Рис. 11. Путь к отчету "Информация о выпуске и трудоустройстве выпускников"

Рис. 12. Сформированный отчет по трудоустройству выпускников

Далее рассмотрим, как правильно заполнить документы, чтобы информация правильно отображалась в отчете. Обратимся к разделу "Трудоустройство" - регистр сведений "Трудоустройство выпускников" и нажмем на "Создать" (рис. 13).

Рис. 13. Путь к регистру сведений "Трудоустройство выпускников"

В данном элементе заполним реквизиты:

• "Период";
• "Выпускник";
• "Специальность";
• "Информация по трудоустройству";
• "Место работы";
• "Должность" (рис. 14).

Рис. 14. Пример заполнения элемента регистра сведений "Трудоустройство выпускников"

Рассмотрим как выглядит документ "Приказы о движении контингента" с видом приказа "Выпуск". Перейдем в раздел "Отделения" - "Контингент" - "Приказы о движении контингента" (рис. 15, 16).

Рис. 15. Путь к документу "Приказы о движении контингента"

Рис. 16. Пример документа "Приказы о движении контингента" с видом "Выпуск"

После внесения необходимой информации в документ "Приказы о движении контингента" с видом "Выпуск" и регистр сведений "Трудоустройство выпускников" в отчете "Информация о выпуске и трудоустройстве выпускников" сформируются данные о количестве выпускников и их трудоустройстве (рис. 17).

Рис. 17. Отчет "Информация о выпуске и трудоустройстве выпускников"

Заключение

Формирование списков выпускников в системе 1С:Колледж требует точного учета данных об итогах учебного процесса и сведений о движении контингента. При корректной настройке фильтров по году выпуска и обработке приказов о выпуске, а также интеграции информации из регистров трудоустройства получаются полные актуальные списки. Это позволяет не только систематизировать данные для отчетности, но и эффективно отслеживать дальнейший карьерный трек выпускников, что важно для анализа качества образования и повышения его эффективности.

Умение грамотно создавать списки выпускников в программах 1С:Колледж и 1С:Колледж ПРОФ обеспечивает эффективность управления учебным процессом, качество документооборота и поддержку стратегических задач образовательного учреждения.