Методика начисления стипендий в «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ»

Бухгалтерам-расчетчикам необходимо оперативно получать всю информацию по стипендиатам, корректно рассчитывать полагающиеся суммы, учитывать тех студентов, кто стипендии был лишен, и в срок предоставлять реестры в банк. При этом назначение стипендий происходит в «1С:Колледж ПРОФ», а начисление и выплата в «1С:ЗКГУ».

В статье рассмотрим:

• Возможности «1С:Колледж ПРОФ» в части назначения стипендий
• Возможности «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» в части начисления и выплаты стипендий
  
• Методика начисления стипендий в «1C:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ»

Содержание

• Социальный учет
• Стипендии и материальная помощь:
• 1. Представление стипендиальной комиссии
  2. Протокол заседания стипендиальной комиссии
  3. Приказ по решению стипендиальной комиссии
  4. Приказ о лишении стипендии
• Методика начисления и выплаты стипендий в «1С:ЗКГУ»
• Список нормативных актов

Регламент назначения стипендий

Государственные стипендии определены в Федеральном законе от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (Статья 36. Стипендии и другие денежные выплаты) [1].

Порядок назначения государственной академической и социальной стипендии студентам, обучающимся по очной форме обучения за счет средств бюджетов субъектов РФ, устанавливается Приказом Министерства образовании и науки Российской Федерации от 27.12.2016 г. № 1663, органами государственной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления [2].

Проблематика учета стипендий

Весь процесс учета стипендий можно поделить на несколько этапов:

• Назначение стипендий — подготовка списков студентов, кто может претендовать на стипендию (по социальному статусу, по итогам промежуточной аттестации, за успехи в учебе, спортивные или культурно-массовые достижения, первокурсники и т.д.).

• Начисление стипендий — сведение списков студентов, утвержденных приказом по решению стипендиальной комиссии, расчет сумм к выплате, удержание НДФЛ (при необходимости).

• Выплата стипендий — подготовка реестров для передачи в банк.

Как показывает практика, задачи первого этапа в полной мере решаются в «1С:Колледж ПРОФ» — основной базе по учету движения и успеваемости контингента. На основании хранящихся данных (приказы по движению контингента, ведомости по успеваемости), в специальном разделе «Стипендии и материальная помощь» подготавливаются и оформляются документы:

• Представление стипендиальной комиссии;

• Протокол заседания стипендиальной комиссии;

• Приказы по решению стипендиальной комиссии.

Для задач второго и третьего этапа чаще всего используются сторонние программы:

• узкоспециализированные неперегруженные лишним, не относящимся к расчету стипендий, функционалом;

• установленные отдельно от других программ, с доступом ограниченному списку сотрудников;

• предназначенные для бухгалтеров-расчетчиков.

Сложности при использовании сторонних программ:

• отсутствие данных по движению контингента (хранятся в отдельной базе «1С:Колледж ПРОФ»);

• необходимость отслеживать текущий статус студента, влияющий на начисление стипендии (зачислен, отчислен, в академическом отпуске, восстановлен, выпущен);

• списки студентов, назначенных на стипендию, снятых со стипендии, составляются вручную на основании бумажных приказов;

• расчет стипендий и подготовка реестров для передачи в банк зависит от того, насколько быстро информация по стипендиатам будет передана в бухгалтерию.

Проблема автоматического расчета суммы стипендий — за полный месяц или пропорционально календарным дням, с удержанием НДФЛ или без, с указанием определенного периода начисления — решается стандартными возможностями «1С:ЗКГУ». Обширный функционал программы, изначально предназначенной для расчетов с персоналом, удобен и интуитивно понятен бухгалтерам-расчетчикам и легко адаптируется под расчеты по стипендиям (и материальной помощи) со студентами.

Другая, и ключевая, проблема — оперативное предоставление информации по всем стипендиатам от заведующих отделениями в бухгалтерию: кому, сколько, на какой период, кому назначить, кому приостановить. Вся эта информация уже есть в «1С:Колледж ПРОФ», но не у всех сотрудников, в том числе бухгалтеров-расчетчиков, есть к нему доступ, и предоставлять его нежелательно.

Проблема актуальных данных у бухгалтеров-расчетчиков решается настройкой обмена между базами, где из «1С:Колледж ПРОФ» в «1С:ЗКГУ» передаются данные по студентам, их статусу, начисленным и отмененным стипендиям, а также материальной помощи (рис. 1).

Рисунок 1. Схема работы со стипендиями в «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ»

Порядок учета и назначения стипендий в «1С:Колледж ПРОФ»

В «1С:Колледж ПРОФ» работа со стипендиями ведется в разделах:

• «Социальный учет»;

• «Стипендии и материальная помощь».

Социальный учет

Раздел «Социальный учет» используется для формирования базы по студентам, поставленных на социальный учет с помощью документа «Постановка на социальный учет».

Введенные данные учитываются при назначении на социальную стипендию, в зависимости от социального статуса студента, даты представления подтверждающего документа и срока его действия.

Рисунок 2. «Социальный учет» в «1С:Колледж ПРОФ»

Рисунок 3. Документ «Постановка на социальный учет» в «1С:Колледж ПРОФ»

Стипендии и материальная помощь

«Стипендии и материальная помощь» — является основным разделом, в котором:

• хранятся данные по видам стипендий, их размерах, задаются виды академических стипендий;

• создаются представления стипендиальной комиссии;

• ведутся протоколы стипендиальной комиссии;

• оформляются приказы по решению стипендиальной комиссии.

Рисунок 4. «Стипендия и материальная помощь» в «1С:Колледж ПРОФ»

Рассмотрим документы раздела более подробно:

1. Представление стипендиальной комиссии

Документ предназначен для подготовки и хранения решения стипендиальной комиссии по назначению на стипендию или предоставлению материальной помощи.

Представление может быть подготовлено как на группу, так и на все отделение, студентов можно добавлять автоматически составом группы или по итогам промежуточной аттестации (в том числе отобрать только тех, кто на бюджете).

Рисунок 5. Документ «Представление стипендиальной комиссии» в «1С:Колледж ПРОФ»

Переходите на страницу 1С:Колледж ПРОФ, чтобы узнать подробнее о возможностях программы. 

2. Протокол заседания стипендиальной комиссии

Документ предназначен для учета проводимых заседаний и принимаемых решений.

Рисунок 6. Документ «Протокол заседания стипендиальной комиссии» в «1С:Колледж ПРОФ»

3. Приказ по решению стипендиальной комиссии

Основной документ, предназначен для учета приказов по решениям стипендиальной комиссии на назначение стипендии или материальной помощи. Можно заполнить данными автоматически на основании документа «Представление стипендиальной комиссии».

Рисунок 7. Документ «Приказ по решению стипендиальной комиссии» в «1С:Колледж ПРОФ»

4. Приказ о лишении стипендии

Документ предназначен для приостановки или лишения стипендии студентов по какой-либо причине.

Рисунок 8. Документ «Приказ о лишении стипендии» в «1С:Колледж ПРОФ»

«Приказ по решению стипендиальной комиссии» и «Приказ о лишении стипендии» — ключевые документы «1С:Колледж ПРОФ», содержащие сведения о назначенных и отмененных стипендиях, а также материальной помощи. Их необходимо передавать в «1С:ЗКГУ» для последующего расчета и непосредственной выплаты студентам.

Методика начисления и выплаты стипендий в «1С:ЗКГУ»

Для своевременной передачи в бухгалтерию всех данных по стипендиям между базами «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ» настраивается обмен.

Все приказы, введенные в программу за день (по движению контингента и решениям стипендиальной комиссии), тем же днём выгружаются в «1С:ЗКГУ». Обмен происходит автоматически в удобное время — обычно вечером/ночью, когда рабочий день закончен и все операции уже завершены. Но также он может быть выполнен в ручном режиме в любой момент, если требуется срочно передать данные в другую программу.

Таким образом, в «1С:ЗКГУ» всегда актуальные, ежедневно обновляемые сведения:

• по личным данным студентов — ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, лицевой счет;

• по движению контингента — зачисление, отчисление, восстановление, выпуск, перевод из другого учебного заведения, перевод в другую группу, изменение вида финансирования, уход в академический отпуск и восстановление из него.

• по стипендиям — назначение, приостановка, продление, отмена, период назначения, дата прекращения, размер стипендий, списки студентов.

Рисунок 9. Сотрудники в «1С:ЗКГУ»

На каждый приказ по движению контингента создается соответствующий кадровый документ с указанием регистрационного номера, присвоенного в «1С:Колледж ПРОФ»:

• «Прием на работу»

• «Отпуск без сохранения оплаты»

• «Кадровый перевод»

• «Увольнение»

• «Восстановление в должности»

Рисунок 10. Приказы по движению контингента в «1С:ЗКГУ»

На каждый приказ по решению стипендиальной комиссии создается документ «Назначение планового начисления» (для стипендий) или «Разовое начисление» (для материальной помощи).

На приказ о лишении стипендии создается документ «Прекращение планового начисления», с указанием конкретной даты прекращения.

На рисунке 11 представлен пример приказа по решению стипендиальной комиссии, созданного в «1С:Колледж ПРОФ» и выгруженного в «1С:ЗКГУ».

(1) В поле «Комментарий» передается регистрационный номер приказа, присвоенный в «1С:Колледж ПРОФ» — для удобства сверки.

(2) «Подразделение» соответствует отделению.

(3) В поле «Начисление» автоматически подтягивается то начисление, которое соответствует виду приказа, виду помощи и дополнительно виду академической стипендии. Все начисления необходимо предварительно настроить в базе «1С:ЗКГУ», а в базе «1С:Колледж ПРОФ» — установить соответствие между названием начисления в «1С:ЗКГУ» с видом приказа, видом помощи и видом академической стипендии, используемыми в «1С:Колледж ПРОФ».

В (4) и (5) передается период действия приказа.

(6) Список студентов.

Рисунок 11. Передача данных из «1С:Колледж ПРОФ» в «1С:ЗКГУ»

После того, как все исходные данные по стипендиям получены, можно формировать итоговое начисление стипендий по всему учебному заведению и подготавливать реестры в банк.

Рисунок 12. Документ «Начисление зарплаты и взносов» в «1С:ЗКГУ»

Для подготовки реестров используется документ «Ведомость в банк». Он заполняется автоматически списком студентов и суммами к выплате, рассчитанными в документе «Начисление зарплаты и взносов» за определенный месяц. Сформированную ведомость можно сохранить в файл в формате xml для передачи в банк.

Процесс начисления и расчета стипендий — щепетильный и трудоемкий. Программные продукты «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ» выступают помощниками для заведующих отделениями и бухгалтеров по работе со стипендиями. Настроенный автоматический обмен между программами в разы сокращает временные затраты специалистов и избавляет от двойной работы.

Когда у Вас появятся вопросы по работе со стипендиями в «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:ЗКГУ», пишите нам на адрес: welcome@ruresh.ru, с удовольствием ответим!

Список нормативных актов:

1. Федеральный закон от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

2. Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 27.12.2016 г. № 1663 «Об утверждении Порядка назначения государственной академической стипендии и (или) государственной социальной стипендии студентам, обучающимся по очной форме обучения за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, государственной стипендии аспирантам, ординаторам, ассистентам-стажерам, обучающимся по очной форме обучения за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, выплаты стипендий слушателям подготовительных отделений федеральных государственных образовательных организаций высшего образования, обучающимся за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета».

3. Постановление Правительства РФ от 17 декабря 2016 г. № 1390 «О формировании стипендиального фонда».