Содержание
- Нормативные основания учета стипендий в вузе.
- Описание процесса и проблематика учета стипендий в высших учебных заведениях.
- Порядок учета и назначения стипендий в 1С:Университет ПРОФ.
- Методика начисления и выплаты стипендий в 1С:ЗКГУ.
- Список документов.
Начисление и расчет стипендий — щепетильный и трудоемкий процесс, в котором основными, но далеко не единственными
участниками выступают деканаты вуза и бухгалтерия. Для бесперебойного начисления стипендий из деканатов в
бухгалтерию приказы о движении контингента и стипендиях должны передаваться вовремя и оперативно.
Автоматизированный обмен информацией позволяет сокращать до минимума оборот документов в бумажном виде и
увеличивать скорость получения актуальных данных.
Нормативные основания учета стипендий в вузе
Государственные стипендии определены в Федеральном законе от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской
Федерации" (Статья 36. Стипендии и другие денежные выплаты).
Правила назначения и выплаты государственной академической и социальной стипендий студентам, ординаторам,
ассистентам-стажерам на очном обучении за счет бюджетных средств субъектов РФ устанавливаются Приказом Министерства
образования и науки Российской Федерации от 27.12.2016 г. № 1663 (ред. от 15.08.2022), органами государственной
власти субъектов РФ и органами местного самоуправления.
В Приказе Минобрнауки Российской Федерации от 27.12.2016 г. № 1663 также приведены требования к студентам для
назначения стипендии.
Правила формирования стипендиального фонда за счет федерального бюджета и нормативы для формирования стипендиального
фонда регламентированы Постановлением Правительства РФ от 17 декабря 2016 г. № 1390 "О формировании стипендиального
фонда".
Описание процесса и проблематика учета стипендий в высших учебных заведениях
Весь процесс учета стипендий можно поделить на три этапа.
1. Назначение стипендий
Администрация вуза, обычно в лице деканатов факультетов, проверяет документы и готовит список студентов, кто имеет
право претендовать на стипендию (первокурсники, студенты с хорошими и отличными итогами промежуточной аттестации, с
определенным социальным статусом, достижениями в учебе, спортивными или культурно-массовыми достижениями и т.д.).
Размеры стипендий утверждаются Ученым советом вуза в пределах средств стипендиального фонда и с учетом мнения Совета
обучающихся.
На основании списка руководитель организации (обычно ректор вуза или директор филиала) издает распоряжение или
приказ о назначении стипендий. Приказ до подписания ректором должны согласовать сразу несколько других
структурных подразделений: учебная часть, студенческие объединения, бухгалтерия.
2. Начисление стипендий
Подписанный приказ необходимо исполнить. Для этого документ направляется в бухгалтерию вуза. Исполнение приказа
означает, что бухгалтерия рассчитала выплаты, удержала НДФЛ (при необходимости), подготовила реестры, состоящие из
ФИО, размера выплаты, номера счётов получателей и отправила их в банк для проведения выплат.
3. Выплата стипендий
Банк получает из бухгалтерии вуза реестры и проводит выплату стипендий.
Рис.1. Схема работы со стипендиями в 1С:Университет ПРОФ и 1С:ЗКГУ
Как показывает практика, задачи первого этапа в полной мере решаются в 1С:Университет ПРОФ – системе учета движения
и успеваемости контингента.
Для задач второго и третьего этапа чаще всего используются сторонние специализированные программы, не
предназначенные для расчета стипендий. В них работают бухгалтеры-расчетчики заработной платы.
Особенности учета стипендий в специализированных бухгалтерских программах:
- отсутствуют данные по движению контингента;
- изменения текущего статуса студента в программе, влияющего на начисление стипендии в вузе (зачислен, отчислен, в
академическом отпуске, выпущен и т.д.) происходит при условии передачи данных в бухгалтерию в бумажном виде;
- списки студентов, назначенных на стипендию, снятых со стипендии также появляются в программе вручную на
основании бумажных приказов;
- расчет стипендий и подготовка реестров для передачи в банк зависит от того, насколько быстро информация по
стипендиатам будет передана в бухгалтерию;
- работа со стипендиями в программе происходит в отдельной базе.
Стандартные возможности программы 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (сокращенно - 1С:ЗКГУ)
позволяют решать задачи автоматического расчета стипендий. Например, такие как расчет за полный месяц или
пропорционально календарным дням, с удержанием НДФЛ или без, с указанием определенного периода начисления. Обширный
функционал программы, изначально предназначенной для расчетов с персоналом, удобен и интуитивно понятен бухгалтерам
и легко адаптируется под расчеты по стипендиям и материальной помощи студентам.
Ключевая проблема, связанная с отсутствием автоматической передачи данных по движению контингента, приказов о
стипендиях и материальной помощи из деканатов в бухгалтерию решается настройкой обмена между базами
1С:Университет ПРОФ и 1С:ЗКГУ (рис.1).
Порядок учета и назначения стипендий в 1С:Университет ПРОФ
В 1С:Университет ПРОФ работа со стипендиями ведется в подсистеме "Финансы". На основании хранящихся данных в
справочниках "Расчеты", "Виды расчетов", "Решение стипендиальной комиссии", "Причины решения стипендиальной
комиссии" подготавливаются и оформляются документы:
- "Приказ о назначении стипендий" - позволяет создавать приказы о назначении стипендий студентам вуза.
- "Приказ о выплате стипендий" - позволяет создавать приказы о выплате стипендий студентам вуза.
Рис.2. Работа со стипендиями в подсистеме "Финансы" системы 1С:Университет ПРОФ
Методика начисления и выплаты стипендий в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения
Для своевременной передачи всех данных в бухгалтерию по стипендиям между базами 1С:Университет ПРОФ и 1С:ЗКГУ
настраивается обмен.
Все приказы, введенные по движению контингента и решениям стипендиальной комиссии в программу, тем же днём
выгружаются в 1С:ЗКГУ. Обмен происходит автоматически в удобное время — обычно вечером или ночью, когда рабочий день
закончен и все операции завершены. Однако в любой момент может быть выполнен и в ручном режиме, если требуется
срочно передать данные в другую программу.
Рис.3. Формирование приказа о назначении академической стипендии в 1С:Университет ПРОФ
Таким образом, в 1С:ЗКГУ всегда актуальные, ежедневно обновляемые сведения:
- о личных данных студентов — ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные;
- по движению контингента — зачисление, переводы, смена основания обучения, отчисление, восстановление,
уход в академический отпуск, восстановление из академического отпуска, перевод из другого вуза, перевод в другой
вуз, выпуск;
- по стипендиям — назначение, вид стипендии, период назначения, размер стипендии, списки студентов.
На каждого студента в 1С:ЗКГУ создается карточка сотрудника, в которой хранятся все личные данные и можно
просмотреть изменения его состояния: текущий статус, курс, учебная группа, даты зачисления и отчисления и другое.
На каждый приказ по движению контингента в 1С:Университет ПРОФ создается соответствующий кадровый документ в 1С:ЗКГУ
с указанием регистрационного номера, присвоенного в 1С:Университет ПРОФ:
- "Прием на работу" - соответствует приказам "Зачисление в вуз", "Перевод из другого вуза";
- "Отпуск без сохранения оплаты" - приказу "Уход в академический отпуск";
- "Кадровый перевод" - приказам "Перевод", "Смена основания обучения", "Выход из академического отпуска";
- "Увольнение" - приказу "Выпуск", "Отчисление";
- "Восстановление в должности" - приказу "Восстановление" (рис.1).
Для каждого вида расчета, которые назначаются в 1С:Университет ПРОФ, можно настроить, какой документ должен
создаваться в 1С:ЗКГУ: "Назначение планового начисления" - для стипендий, "Материальная помощь" - для материальной
помощи, "Разовое начисление" - для иных выплат.
На приказ о лишении стипендии создается документ "Прекращение планового начисления" с указанием конкретной даты
прекращения начисления.
После того как все исходные данные по стипендиям появились в 1С:ЗКГУ, можно формировать итоговое начисление
стипендий по всему вузу и подготавливать реестры в банк.
Для расчета стипендий за месяц создается документ "Начисление зарплаты и взносов". Он автоматически
заполнится списком студентов, кому в текущем месяце полагается стипендия, на основании данных из документов
"Назначение планового начисления" и "Прекращение планового начисления".
Для подготовки реестров используется документ "Ведомость в банк". Он заполняется автоматически списком студентов и
суммами к выплате, рассчитанными в документе "Начисление зарплаты и взносов" за определенный месяц. Сформированную
ведомость можно сохранить в файл в формате xml для передачи в банк.
После выплаты стипендий информация из 1С:ЗКГУ передается в 1С:Университет ПРОФ из документа "Ведомость в
банк" в приказ "О выплате стипендии".
Начисление и расчет стипендий - трудоемкий процесс, который при этом требует внимательности и аккуратности.
Программные продукты 1С:Университет ПРОФ и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения выступают
помощниками для администрации факультетов и бухгалтеров в работе со стипендиями.
Грамотно настроенный автоматический обмен между программами в разы сокращает временные затраты специалистов,
избавляет от двойной работы и ошибок.
Список документов
1. Федеральный закон от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации".
2. Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 27.12.2016 г. № 1663 "Об утверждении Порядка
назначения государственной академической стипендии и (или) государственной социальной стипендии студентам,
обучающимся по очной форме обучения за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, государственной стипендии
аспирантам, ординаторам, ассистентам-стажерам, обучающимся по очной форме обучения за счет бюджетных ассигнований
федерального бюджета, выплаты стипендий слушателям подготовительных отделений федеральных государственных
образовательных организаций высшего образования, обучающимся за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета".
3. Постановление Правительства РФ от 17 декабря 2016 г. № 1390 "О формировании стипендиального фонда".
