Полное наименование: Автономная некоммерческая организация профессионального образования "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ"
Краткое наименование: АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ"
Реализован переход с информационной системы "Тандем.Колледж" на 1С:Колледж ПРОФ. Произведена доработка программного продукта 1С:Колледж.
Срок реализации проекта: 8 месяцев (март 2023 – октябрь 2023)
В описании проекта используются вымышленные данные студентов.
Предыстория
Изначально АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ" пользовалась системой учета ИС "Тандем.Колледж", но она не смогла выполнить все задачи учета, которые стояли перед колледжем. В частности, в ИС "Тандем.Колледж" не предусмотрены интеграции с программными продуктами фирмы "1С" и выгрузка в ФИС ГИА и приема.
Поэтому, с весны 2023 года руководство колледжа решило перейти на систему учета 1С:Колледж ПРОФ и обратилось в компанию "Русские Решения" за помощью по работе с программой.
Цель проекта
Ускорение темпов автоматизации и переход на новую систему учета с ИС "Тандем.Колледж" на 1С:Колледж ПРОФ.
Основные задачи проекта
- Выбрать вариант работы с программным продуктом 1С:Колледж ПРОФ (облачный или локальный).
- Перенести данные из ИС "Тандем.Колледж" в 1С:Колледж ПРОФ.
- Разработать учет франчайзи – филиалов АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ".
- Выполнить настройку и доработку печатных форм по требованиям колледжа.
1С:Готовое рабочее место
Для требований АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ" возможны два варианта работы с программой 1С:Колледж ПРОФ:
- Через облачное решение "1С:Готовое рабочее место" (сокращенно 1С:ГРМ).
- Программный продукт 1С:Колледж ПРОФ, который устанавливался на сервер колледжа.
По ряду причин был выбран вариант работы с программным продуктом 1С:Колледж ПРОФ через 1С:ГРМ:
- Руководство колледжа работает с программным продуктом 1С:Бухгалтерия предприятия через 1С:ГРМ, это привычный формат работы.
- Нет необходимости закупать сервер.
- В 1С:ГРМ предусмотрена возможность выбрать и оплатить исключительно используемые программные продукты 1С, причем оплата осуществляется по факту использования. То есть, лицензию покупать не нужно.
Описание процесса
Перенос данных из ИС "Тандем.Колледж" в 1С:Колледж ПРОФ
Перенос данных из ИС "Тандем.Колледж" в 1С:Колледж ПРОФ был разделен на следующие этапы загрузки данных:
- Абитуриенты.
- Студенты.
- Архивные студенты.
- Контактные данные.
- Информация по договорам.
- Внутренние группы.
- Информация по родителям студентов.
- Файлы, которые должны хранится в системе (например, скан-копии договоров).
Специалистами ЦКО "Русские Решения" данные выгружались из отчетов ИС "Тандем.Колледж", некоторая информация была выгружена из базы данных. Затем с помощью разработанных загрузчиков данные грузились в программу 1С:Колледж ПРОФ. Сначала загрузка данных была выполнена для АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ", а затем для филиалов – франчайзи. Для франчайзи в 1С:Колледж ПРОФ были загружены только Абитуриенты и Приказы. Студенты создавались автоматически на базе Приказов.
Перенос данных из ИС "Тандем.Колледж" в 1С:Колледж ПРОФ занял 3 месяца.
Учет франчайзи в единой системе 1С:Колледж ПРОФ
В АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ" есть франчайзи. Это филиалы, которые получают лицензию от ИТ ХАБ и самостоятельно работают со своим контингентом.
В программном продукте 1С:Колледж ПРОФ доработан учет франчайзи в:
- Справочнике "Учебные группы", "Приемные кампании";
- Анкете абитуриента;
- Справках об обучении;
- Приказах о движении контингента;
- Отчетах.
Для работы франчайзи в единой программе 1С:Колледж ПРОФ созданы соответствующие пользователи и роли:
Рис. 1. Учет пользователей-франчайзи в 1С:Колледж ПРОФ
При этом пользователи АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ" могут просматривать весь контингент: главного корпуса и франчайзи, а франчайзи – только свой контингент.
Рис. 2. Учет франчайзи при проведении приемной кампании в 1С:Колледж ПРОФ
Рис. 3. Учет франчайзи в Справках об обучении в 1С:Колледж ПРОФ
Учет Статусов
Специалистами ЦКО "Русские Решения" разработан справочник "Статусы (IT Hub)", в котором можно ввести любое количество статусов студента.
Примеры статусов:
- скидка на обучение и размер скидки;
- формат обучения (онлайн, очный);
- переведен из другого колледжа;
- инвалидность и т.д.
Заполненные статусы у студента помогают ответственному сотруднику в карточке студента оперативно видеть важную информацию по нему, не заходя в разные отчеты.
Рис. 4. Учет Статусов в 1С:Колледж ПРОФ
Также в Анкете абитуриента добавлена вкладка "Статусы" с возможностью проставления любого количества Статусов, которые переносятся в карточку Студента при его создании через кнопку "Создать студентов из анкет абитуриентов" в Приказе с видом "Зачисление".
Рис. 5. Учет Статусов в Анкете абитуриента в 1С:Колледж ПРОФ
Подсистема "Приемная комиссия"
Специалистами ЦКО "Русские Решения" в подсистеме "Приемная комиссия" были выполнены работы:
- Обучение по работе с подсистемой.
- Настройка выгрузки данных в ФИС ГИА и приема.
- Разработка печатных форм приемной комиссии с автоматической выгрузкой в MS Word: Заявление абитуриента, Заявление-перезачёт, Опись документов, Расписка.
Рис. 6. Печатные формы приемной комиссии в 1С:Колледж ПРОФ
Подсистема "Отделение"
Для АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ" разработаны:
- печатные формы справок об обучении: Справка об обучении, Справка о стипендии, Справка для ЕГЭ, Справка субсидия, Справка рекомендация к зачислению, Справка в военкомат, Справка для налогового вычета;
- печатные формы приказов: Зачисление, Перевод из другого учебного заведения, Академический отпуск, Восстановление из академического отпуска, Перевод на другой курс, Перевод в другую группу, Отчисление.
- печатные формы приказов в зависимости от заполнения поля "Причина" (Неуспеваемость, Дисциплинарное взыскание, Перевод в другую образовательную организацию, Просрочка оплаты обучения и др.);
- печатные формы выписок и приказов, объединенных по регистрационному номеру;
- создание договора и дополнительного соглашения из Анкеты абитуриента и карточки Студента.
Рис. 7. Создание договора и дополнительного соглашения в 1С:Колледж ПРОФ
Расчеты со студентами
Для АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ" разработаны:
- выделение анкет и доработка приказов по оплате;
- автоматическая нумерация Договоров на обучение;
- печатные формы договоров на обучение (двухсторонний, трехсторонний) (9 видов);
- документ "Дополнительное соглашение";
- 33 печатных формы Дополнительного соглашения, например, скидка многодетным до конца обучения, на период обучения, оплата помесячно, смена заказчика, переход на онлайн или офлайн с выбранного периода и т.д.
Учет Дополнительных соглашений
В карточке Студента добавлена вкладка "Контракты на обучение", в которой хранится весь список Договоров и Дополнительных соглашений со студентом. Если в колонке "Допник" галочка стоит (1), то это Дополнительное соглашение, если не стоит, то это Договор. Так же с данной вкладки добавлена возможность сразу создать Дополнительное соглашение со студентом (2).
Рис. 8. Дополнительные соглашения в 1С:Колледж ПРОФ
Отчеты
Для АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ" разработаны отчеты "Журнал регистрации абитуриентов" и "Сводный отчет по контингенту".
Отчет "Журнал регистрации абитуриентов" формируется по данным, полученным из Анкет абитуриентов: информация об абитуриенте (ФИО, паспортные данные, адрес проживания и т.д.), полученное образование, дата принятия документов, направление или специальность на которое/ые поданы документы, статусы ИТ ХАБ. Также в отчете отображается информация оплачено или нет обучение, приняты ли все документы, готово дело.
Рис. 9. Отчет "Журнал регистрации абитуриентов" в 1С:Колледж ПРОФ
В Сводном отчете по контингенту выводится вся информация по контингенту:
- ФИО;
- Пол;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Адрес проживания;
- Полученное образование;
- Информация о документе о полученном образовании;
- Средний балл аттестата;
- Статус студента;
- Группа;
- Направление подготовки;
- Программа СПО;
- Присваиваемая квалификация;
- Информация по договору;
- Статусы ИТХАБ.
Рис. 10. Сводный отчет по контингенту в 1С:Колледж ПРОФ
Сопровождение
На протяжении всего проекта специалистами ЦКО "Русские Решения" проводится консультирование по работе с программой 1С:Колледж ПРОФ.
Результаты проекта
Все задачи проекта успешно выполнены: выбран и настроен облачный вариант 1С:Колледж ПРОФ; перенесены данные из другой ИС в 1С:Колледж ПРОФ; разработан учет франчайзи-филиалов колледжа; выполнена настройка и доработка печатных форм по требованиям колледжа.
В настоящее время АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ" активно использует программу "1С:Колледж ПРОФ" для решения задач по управлению деятельностью колледжа. А именно по направлениям: приемная комиссия, отделение и учет контингента.
Так как у академии уже был опыт автоматизации на базе ИС "Тандем.Колледж", для администрации АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ" важно перейти на единую систему учета 1С, которая помимо автоматизации образовательной деятельности включит в себя интеграцию с "1С:Бухгалтерия Предприятия".
В 2024 году сотрудниками ЦКО "Русские Решения" для АНО ПО "Международная Академия Информационных Технологий "ИТ ХАБ" планируется доработка работы в подсистеме "Расчеты со студентами" и разработка интеграции 1С:Колледж ПРОФ с 1С:Бухгалтерия Предприятия.
Переходите на страницу
"1С:Колледж ПРОФ", чтобы подробнее узнать о возможностях программы.
