Дистанционная подача заявлений абитуриентами через Личный кабинет ГБПОУ ДЗМ «Медицинский колледж №2»

В связи с эпидемиологической обстановкой образовательные учреждения столкнулись с необходимостью проведения приемной кампании 2020 года в дистанционном формате. Одним из эффективных решений для ГБПОУ ДЗМ «Медицинский колледж № 2» стал вариант приема заявлений через Личный кабинет абитуриента, который будет подробно рассмотрен в данной статье.

Содержание

• Требования нормативных актов при дистанционной подаче заявлений через Личный кабинет Абитуриента

• Опыт ГБПОУ ДЗМ «Медицинский колледж № 2» по работе с ЛК Абитуриента

• Функциональные возможности ЛК Абитуриента ГБПОУ ДЗМ «Медицинский колледж № 2»

Требования нормативных актов при дистанционной подаче заявлений через Личный кабинет Абитуриента

Разработка Личного кабинета Абитуриента проводилась нами с учётом требований следующих нормативных актов:

1. Приказ Минобрнауки России от 23.01.2014 N 36 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования»;

2. Приказ Минпросвещения России от 26.05.2020 N 264 «Об особенностях приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования на 2020/21 учебный год» (далее – Приказ).

Реализация требований Приказа при подаче заявлений в дистанционном формате через Личный кабинет Абитуриента (далее – ЛК Абитуриента) на сайте ГБПОУ ДЗМ «Медицинский колледж № 2» (далее – колледж) представлены в таблице:

Таблица

Нормативные требования приема документов с применением дистанционных технологий	Функциональные возможности ЛК Абитуриента
Подача заявления и документов в дистанционном формате с использованием электронной информационной системы образовательной организации, в том числе с использованием функционала официального сайта организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».	Подача заявлений осуществляется на официальном сайте колледжа в разделе «Поступление в колледж – 2020/2021 учебный год» (интерактивная вкладка «web кабинет абитуриента»).
Онлайн подача заявления в приемную комиссию.	На сайте колледжа в Личном кабинете Абитуриента путем заполнения интерактивной формы анкеты абитуриента. Каждой анкете поступающих автоматически присваивается индивидуальный номер.
Заявление подается в электронной форме (документ на бумажном носителе, преобразованный в электронную форму путем сканирования или фотографирования с обеспечением машиночитаемого распознавания его реквизитов, далее – электронный образ).	Шаблон заявления скачивается на компьютер поступающего из ЛК Абитуриента в формате Word. Абитуриент заполняет и подписывает заявление, делает скан-копию подписанного заявления, загружает в ЛК Абитуриента.
Регистрация заявления поступающего в приемной комиссии.	После модерации и регистрации сотрудником приемной комиссии заявления ему автоматически присваивается регистрационный номер, данные анкеты абитуриента автоматически загружаются в «1С:Колледж ПРОФ» организации.
Онлайн подача электронных образов документов, необходимых для поступления.	Скан-копии необходимых документов для поступления абитуриентом добавляются в ЛК Абитуриента. Скан-копии абитуриента хранятся в «1С:Колледж ПРОФ». Перечень необходимых для поступления документов настраивается в «1С:Колледж ПРОФ» и отображается в ЛК Абитуриента. При этом сохранение анкеты возможно только при условии загрузки всех обязательных к предоставлению документов.
Соблюдение нормативных сроков приема заявлений.	В «1С:Колледж ПРОФ» настраиваются сроки приема заявлений, которые автоматически проверяются в ЛК Абитуриента.
Дистанционное взаимодействие приемной комиссии с поступающим
1. Оповещение поступающего о приеме заявления или об отказе в приеме заявления (с указанием причины отказа).	Сотрудник приемной комиссии (далее – модератор) проверяет корректность заполнения абитуриентом анкеты, и соответствие ее данных сведениям, содержащимся в скан-копиях приложенных поступающим документов. Возможные действия модератора: 1. Прием и регистрация заявления и отправка данных в 1С; 2. Отклонение заявления; 3. Модерация данных анкеты абитуриента (в случае некорректного заполнения) 4. Запрос у поступающего недостающих обязательных к предоставлению документов. Все свои действия модератор может прокомментировать в виде письменных сообщений, которые фиксируются в ЛК Абитуриента и доступны для поступающего. Информация об изменениях статуса заявления (принято, отклонено) фиксируются в ЛК Абитуриента и автоматически направляется в виде сообщения на адрес электронной почты абитуриента.
2. Оповещение поступающего о дате и форме проведения вступительного испытания.	После назначения экзаменационной группы приемной комиссией, на электронную почту абитуриента направляется сообщение с указанием даты и времени проведения вступительного испытания, а также инструкция о порядке проведения его в дистанционном формате. Проведение вступительных испытаний психологической направленности дистанционно проводится колледжем с помощью программы «1С:Психодиагностика образовательного учреждения» (программное обеспечение устанавливается дополнительно).
3. Оповещение поступающего о результатах пройденного им вступительного испытания.	Сообщение о результате пройденного им вступительного испытания направляется на электронную почту абитуриента.
4. Подача и рассмотрение апелляций с использованием дистанционных технологий.	Шаблон апелляционного заявления (в формате Word) доступен для скачивания в ЛК Абитуриента. Скан-копия заявления загружается поступающим в Личном кабинете. Скан-копия решения апелляционной комиссии колледжа направляется на адрес электронной почты абитуриента.
5. Оповещение поступающего о принятии приемной комиссией решения рекомендовать его к зачислению и необходимости представить уведомление о намерении обучаться (с указанием сроков его представления).	После проведения конкурсного отбора приемной комиссией рекомендованным к зачислению поступающим будет направляться на электронную почту соответствующее сообщение. Шаблон уведомления о намерении обучаться (в формате Word) будет доступно для скачивания в ЛК Абитуриента. Скан-копия подписанного поступающим уведомления о намерении обучаться загружается в ЛК Абитуриента.
6. Формирование журнала регистрации заявлений.	Отчеты по количеству поданных заявлений формируются в «1С:Колледж ПРОФ» с возможностью дальнейшей выгрузки в формате Word и брошюровки. В отчете указываются все необходимые данные: регистрационного номера заявлений, дата, специальность, форма обучения, тип финансирования, ФИО поступающих. Данный вариант формирования отчетности оптимизирует работу приемной комиссии.

Опыт ГБПОУ ДЗМ «Медицинский колледж № 2» по работе с ЛК Абитуриента

Вход в ЛК Абитуриента осуществляется на официальном сайте ГБПОУ ДЗМ «Медицинский колледж № 2» https://мк2.рф/поступающим/приемная-комиссия/:

Рисунок 1. Вход в Личный кабинет Абитуриента на сайте ГБПОУ ДЗМ «МК №2»

Рисунок 2. Личный кабинет Абитуриента на сайте ГБПОУ ДЗМ «МК №2»

В начале приемной кампании из «1С:Колледж ПРОФ» на сайт образовательной организации передаются необходимые данные для приема абитуриентов:

1. Контрольные цифры приема;
2. Специальности, на обучение по которым проводится прием в колледж, и требования к уровню образования;
3. Формы обучения;
4. Типы финансирования;
5. Перечень документов, необходимых для поступления;
6. Справочники для заполнения анкеты абитуриента.

При этом красным подсвечиваются поля обязательные для заполнения, зеленым – не обязательные.

Обязательность заполнения полей анкеты настраивается через программу «1С:Колледж ПРОФ» и автоматически фиксируется в настройках ЛК Абитуриента. Например, контактные данные родителей/законных представителей несовершеннолетнего поступающего является обязательным для заполнения, а номер полиса обязательного медицинского страхования – не обязательно к заполнению.

Рисунок 4. Анкета абитуриента в ЛК Абитуриента

После заполнения анкетных данных абитуриенту необходимо прикрепить скан-копии документов. Список документов для поступления и обязательность их предоставления (в виде скан-копий) также настраивается в «1С:Колледж ПРОФ».

Рисунок 5. Скан-копии документов в ЛК Абитуриента

Далее поступающему необходимо выбрать специальность, форму обучения и тип финансирования, на которое подается заявление.

Рисунок 6. Выбор направлений подготовки для подачи заявления

Шаблон печатной формы заявления доступен для скачивания. Скан-копия заполненного и подписанного поступающим заявления загружается в ЛК Абитуриента.

Далее поступающему необходимо сохранить анкету. Нажатием кнопки «Отправить» анкета передается на проверку модератору.

Ответственный специалист приемной комиссии (модератор) проверяет заполненные анкеты и скан-копии документов. В случае корректного заполнения анкеты, заявления, а также наличия полного пакета необходимых документов модератор передает данные в «1С:Колледж ПРОФ». Если в данных допущена ошибка или скан-копии не верны, то модератор может отклонить заявление указанием причины.

Рисунок 7. Модерация заявлений

В «1С:Колледж ПРОФ» на каждого абитуриента автоматически создается анкета, прикрепляются его заявления и скан-копии документов. Дублирование анкет проверяется на этапе передачи данных.

Функциональные возможности ЛК Абитуриента ГБПОУ ДЗМ «Медицинский колледж № 2»

1. ЛК Абитуриента работает на 1С-Битрикс

Особенностью ЛК Абитуриента, разработанного для ГБПОУ ДЗМ «Медицинский колледж № 2», является то, что он работает на базе 1С-Битрикс. Что позволяет одновременно работать с ЛК Абитуриента любому количество абитуриентов и сотрудников приемной комиссии. При этом кабинет легко встраивается на сайт образовательной организации.

2. Интеграция с «1С:Колледж»

В программном продукте «1С:Колледж» настраивается проведение приемной кампании и заполняются основные справочники, которые выгружаются в ЛК Абитуриента. Анкетные данные абитуриентов, скан-копии документов доступны для модерации и автоматически загружаются в «1С:Колледж».

Рисунок 8. Схема взаимодействия ЛК Абитуриента и «1С:Колледж»

3) Возможность модерации заявлений

Специалист приемной комиссии редактирует анкетные данные и заявления (в соответствии с предоставленными скан-копиями документов) в случае их некорректного заполнения поступающим, отклоняет заявление с уведомлением о причинам, отправляет анкету абитуриента в «1С:Колледж».

4. Учет уведомления о намерении обучаться

Поступающий в ЛК Абитуриента добавляет уведомление о намерении обучаться после успешного прохождения конкурсного отбора.

5. Функционал «обратной связи»

В случае некорректного заполнения анкеты поступающим, модератор отклоняет (отправляет на исправление) анкету и заявление с уведомлением о причинах.

6. Гибкая настройка ЛКА

Реализована возможность исключать необязательные и добавлять необходимые данные в соответствии с требованиями колледжа. Например: добавить наличие личной медицинской книжки или индивидуальной программы реабилитации и исключить необходимость в предоставлении общежития.

Рисунок 9. Административный раздел ЛК Абитуриента

Нормативные документы

1. Приказ Минобрнауки России от 23.01.2014 № 36 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования»;

2. Приказ Минпросвещения России от 26.05.2020 № 264 «Об особенностях приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования на 2020/21 учебный год».

Переходите на страницу «Личный кабинет абитуриента учреждения СПО», чтобы узнать подробнее об услуге.